Trong môi trường làm việc phức tạp của ngày nay, người quản lý dự án không chỉ là người chỉ đạo các hoạt động, mà còn là người biết cách sử dụng các loại quyền lực khác nhau để điều hành dự án một cách hiệu quả. Dưới đây là cách mà họ có thể sử dụng các loại quyền lực này cùng với ví dụ cụ thể để làm rõ hơn:
1. Quyền Lực Hợp Pháp (Legitimate Power): Quyền lực hợp pháp là quyền lực xuất phát từ vị trí chức vụ của người quản lý dự án trong tổ chức. Ví dụ, khi một dự án được giao cho một người quản lý dự án cấp cao, họ có thẩm quyền ra lệnh và quyết định về việc phân phối tài nguyên và quản lý nhóm dự án.
Ví dụ cụ thể:
Hãy tưởng tượng bạn đang làm việc trong một nhóm dự án do Sarah, một người quản lý dự án, dẫn dắt và cô được bổ nhiệm vào vị trí này bởi hội đồng điều hành của công ty. Quyền lực hợp pháp của Sarah đến từ vị trí chính thức của cô trong cấu trúc tổ chức.
Trong một cuộc họp gần đây của nhóm, Sarah thông báo về việc thay đổi thời gian của dự án để phản ánh yêu cầu mới từ khách hàng. Mặc dù có một số phản đối ban đầu từ các thành viên trong nhóm về việc tăng công việc, nhưng quyền lực hợp pháp của Sarah cho phép cô đưa ra quyết định cuối cùng mà không gặp phản đối đáng kể.
Ở đây, quyền lực hợp pháp của Sarah như là người quản lý dự án được bổ nhiệm cho cô quyền ra quyết định, đặt thời hạn và phân phối tài nguyên theo nhu cầu của dự án. Các thành viên trong nhóm nhận ra và tôn trọng quyền lực của Sarah dựa trên vị trí chính thức của cô trong công ty, cho phép cô dẫn dắt nhóm một cách hiệu quả và thúc đẩy dự án tiến triển.
2. Quyền Lực Chuyên Môn (Expert Power): Quyền lực này phát sinh từ sự hiểu biết và kinh nghiệm chuyên môn của người quản lý dự án trong lĩnh vực cụ thể. Ví dụ, một người quản lý dự án có kinh nghiệm lâu năm trong việc triển khai các dự án công nghệ thông tin có thể dựa vào kiến thức chuyên môn của mình để đưa ra các quyết định chiến lược và giải pháp kỹ thuật.
Ví dụ cụ thể:
Trong một dự án phát triển phần mềm, John được chọn làm người quản lý dự án do anh có kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng về các công nghệ và phương pháp phát triển phần mềm hiện đại. John đã làm việc trong ngành công nghiệp này suốt 10 năm và có một lý lịch thành công trong việc triển khai các dự án phức tạp.
Trong một cuộc họp với nhóm dự án, khi đối diện với một vấn đề kỹ thuật phức tạp, các thành viên nhóm không biết làm thế nào để tiếp cận và giải quyết. Trong tình huống này, John sử dụng quyền lực chuyên môn của mình để hướng dẫn và định hình giải pháp. Anh không chỉ giải thích một cách rõ ràng về vấn đề mà còn đề xuất một phương án giải quyết có hiệu quả dựa trên kinh nghiệm của mình.
Nhờ vào quyền lực chuyên môn của mình, John đã giúp nhóm hiểu rõ hơn về vấn đề và cách tiếp cận nó một cách khoa học. Sự tự tin và kiến thức chuyên môn của anh đã tạo niềm tin từ phía nhóm, và họ tin tưởng rằng giải pháp mà John đề xuất sẽ dẫn đến kết quả thành công. Điều này làm cho quyền lực chuyên môn của John trở thành một yếu tố quan trọng trong việc dẫn dắt nhóm và đạt được mục tiêu của dự án.
3. Quyền Lực Mẫu Mực (Referent Power): Người quản lý dự án có khả năng xây dựng mối quan hệ tích cực với các thành viên trong nhóm dự án và tạo ra sự ảnh hưởng tích cực từ sự lãnh đạo của mình. Ví dụ, một người quản lý dự án tự tin, đồng cảm và truyền cảm hứng có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sản xuất.
Ví dụ cụ thể:
Trong một dự án xây dựng một ứng dụng di động mới, Emily được chọn làm người quản lý dự án. Emily không chỉ là một người quản lý dự án giỏi, mà còn là một người đồng nghiệp đáng tin cậy và được mọi người trong công ty tôn trọng.
Trong một buổi họp với nhóm dự án, khi một vấn đề phức tạp phát sinh, các thành viên trong nhóm bắt đầu cảm thấy lo lắng và không chắc chắn về cách tiếp cận. Emily sử dụng quyền lực mẫu mực của mình để tạo ra một không khí tích cực và động viên nhóm.
Thay vì chỉ đưa ra lời khuyên kỹ thuật, Emily chia sẻ câu chuyện về các dự án khác mà cô đã tham gia và vượt qua các thách thức tương tự. Cô cũng khuyến khích các thành viên trong nhóm bằng cách thể hiện sự tự tin vào khả năng của họ và sự quan trọng của sự đoàn kết trong việc vượt qua khó khăn.
Nhờ vào quyền lực mẫu mực của Emily, không chỉ các thành viên trong nhóm mà còn toàn bộ dự án đã cảm thấy động viên và hỗ trợ lẫn nhau. Tinh thần tích cực và lòng cam kết của nhóm đã được kích thích, và họ làm việc cùng nhau với tinh thần hợp tác để giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu của dự án. Điều này làm cho quyền lực mẫu mực của Emily trở thành một yếu tố quan trọng trong việc thúc đẩy sự hợp tác và thành công của dự án.
4. Quyền Lực Thưởng (Reward Power): Người quản lý dự án có thể tạo động lực cho nhóm dự án bằng cách cung cấp các phần thưởng hoặc động viên. Ví dụ, một người quản lý dự án có thể tặng một phần thưởng đặc biệt cho các thành viên nhóm đã hoàn thành dự án đúng hạn và vượt quá kỳ vọng.
Ví dụ cụ thể:
Trong một dự án phát triển sản phẩm mới, Sarah là người quản lý dự án và cô có thẩm quyền quyết định về việc thưởng cho các thành viên nhóm dự án.
Trong quá trình triển khai dự án, Sarah nhận ra sự cống hiến đặc biệt của Mike, một nhân viên trong nhóm, người đã dành nhiều giờ làm việc ngoài giờ để hoàn thành một phần công việc khó khăn và quan trọng. Để ghi nhận nỗ lực của Mike và khuyến khích các thành viên khác, Sarah quyết định trao cho Mike một phần thưởng đặc biệt, bao gồm một khoản tiền thưởng và một lời khen ngợi công khai trong cuộc họp của dự án.
Bằng việc sử dụng quyền lực thưởng của mình, Sarah đã tạo động lực mạnh mẽ cho Mike và các thành viên khác trong nhóm. Mike cảm thấy được đánh giá và công nhận về nỗ lực của mình, và các thành viên khác cũng cảm thấy khích lệ và động viên để làm việc hơn trong tương lai. Điều này đã góp phần tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ sự hợp tác trong nhóm, ảnh hưởng đến hiệu suất và thành công của dự án.
5. Quyền Lực Ép Buộc (Coercive Power): Trong một số trường hợp, người quản lý dự án có thể phải sử dụng quyền lực ép buộc để đảm bảo tuân thủ quy trình và luật lệ của dự án. Ví dụ, việc áp dụng các biện pháp kỷ luật cho các thành viên nhóm không tuân thủ các quy tắc an toàn là một dạng của quyền lực này.
Ví dụ cụ thể:
Trong một dự án xây dựng, Mark là người quản lý dự án và anh ấy đã thiết lập một lịch trình rất chặt chẽ để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn. Trong quá trình triển khai dự án, một số thành viên trong nhóm bắt đầu không tuân thủ các quy tắc an toàn làm việc, đe dọa đến sự an toàn và tiến độ của dự án.
Mark sử dụng quyền lực ép buộc của mình để đối phó với tình trạng này. Anh ấy tổ chức một cuộc họp đặc biệt và công khai thông báo rằng việc không tuân thủ các quy tắc an toàn là không chấp nhận được và sẽ gặp phải hậu quả nghiêm trọng. Mark cũng thông báo rằng các biện pháp kỷ luật sẽ được áp dụng cho bất kỳ ai vi phạm các quy tắc này, bao gồm cả việc loại bỏ khỏi dự án.
Bằng cách sử dụng quyền lực ép buộc, Mark tạo ra một môi trường làm việc mà các thành viên trong nhóm không thể bỏ qua. Sự đe dọa về các hậu quả nghiêm trọng đã khiến cho mọi người nhận ra tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy tắc an toàn và làm việc một cách có trách nhiệm. Điều này giúp cải thiện tính toàn vẹn của dự án và đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách an toàn và hiệu quả.
6. Quyền Lực Thông Tin (Informational Power): Quyền lực thông tin đến từ khả năng truy cập và kiểm soát thông tin quan trọng về dự án. Ví dụ, việc chia sẻ thông tin chi tiết và kịp thời về tiến độ của dự án giúp tạo ra sự tin cậy và sự hỗ trợ từ các thành viên nhóm.
Ví dụ cụ thể:
Trong một dự án nghiên cứu thị trường, Emma là người quản lý dự án và cô ấy có kiến thức sâu rộng về thị trường và ngành công nghiệp tương ứng. Trong quá trình triển khai dự án, một số quyết định chiến lược quan trọng cần phải được đưa ra để định hình hướng đi của dự án.
Emma sử dụng quyền lực thông tin của mình để đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu và thông tin chính xác. Cô ấy thu thập, phân tích và trình bày các dữ liệu thị trường mới nhất, xu hướng tiêu thụ và phản hồi từ khách hàng. Emma cũng chia sẻ kiến thức chuyên môn của mình về ngành công nghiệp và đề xuất các chiến lược dựa trên thông tin này.
Nhờ vào quyền lực thông tin của mình, Emma đã trở thành một nguồn thông tin đáng tin cậy cho nhóm dự án. Các quyết định chiến lược được đưa ra dựa trên thông tin rõ ràng và hiểu biết sâu rộng về thị trường, giúp tạo ra một chiến lược dự án mạnh mẽ và có tính chiến thắng. Sự tin cậy vào thông tin và kiến thức của Emma đã giúp cô ấy định hình hướng đi của dự án và đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra là có ý nghĩa và đáng tin cậy.
Những ví dụ trên cho thấy cách mà người quản lý dự án có thể sử dụng các loại quyền lực khác nhau để đạt được mục tiêu của dự án và tạo ra một môi trường làm việc tích cực cho nhóm. Bằng cách linh hoạt và hiệu quả sử dụng các loại quyền lực này, họ có thể trở thành những lãnh đạo xuất sắc và đạt được kết quả tốt nhất cho dự án của mình.