Một cuộc họp hiệu quả không chỉ giúp dự án vận hành trơn tru mà còn tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và cải thiện sự hợp tác giữa các bên liên quan. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để đảm bảo mỗi cuộc họp đều mang lại kết quả thiết thực.
1. Xác định mục đích và kết quả cần đạt được
Trước khi họp, hãy làm rõ lý do tổ chức cuộc họp và kết quả bạn mong muốn đạt được. Ví dụ: cần phê duyệt kế hoạch để triển khai bước tiếp theo, hoặc cần giải quyết một vấn đề tồn đọng. Khi biết chính xác mục tiêu, bạn sẽ điều phối cuộc họp tập trung và hiệu quả hơn.
2. Xây dựng agenda rõ ràng và có ước lượng thời gian
Agenda là công cụ giúp cuộc họp đi đúng hướng. Trong agenda, hãy:
- Liệt kê các chủ đề cần thảo luận
- Ước lượng thời gian cho từng mục
- Sắp xếp theo mức độ ưu tiên
Một agenda tốt giúp đảm bảo mọi nội dung quan trọng được bao phủ và giúp cuộc họp kết thúc đúng thời gian. Lưu ý: càng nhiều người tham gia, càng khó kiểm soát tiến độ.
3. Giới hạn số lượng người tham dự
Chỉ mời những người thực sự cần thiết để hoàn thành mục tiêu cuộc họp. Nhóm càng nhỏ, cuộc họp càng dễ kiểm soát và đạt hiệu quả.
4. Chuẩn bị trước và gửi tài liệu phù hợp
Hãy cho người tham dự thời gian để chuẩn bị:
- Sắp xếp thời gian họp phù hợp cho các bên liên quan
- Gửi lời mời họp và tài liệu trước
Ví dụ: nếu cần stakeholders phê duyệt kế hoạch, hãy gửi bản kế hoạch cùng lời mời họp để họ xem trước và chuẩn bị ý kiến.
5. Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
Hãy bắt đầu đúng giờ dù một vài người đến trễ. Không lặp lại nội dung cho người mới đến, tránh tạo thói quen xấu. Kết thúc đúng thời gian thể hiện sự tôn trọng với mọi người và thúc đẩy tính chuyên nghiệp.
6. Điều phối cuộc họp đúng mục tiêu
Với vai trò quản lý dự án, bạn có rất nhiều việc phải làm trong cuộc họp—vì vậy hãy chỉ định một người khác làm facilitator. Người này sẽ:
- Giới thiệu ngắn gọn nội dung họp
- Trình bày mục tiêu, agenda và quy tắc trao đổi
- Gợi mở để mọi người cùng tham gia
- Giữ thảo luận không đi chệch hướng (ví dụ thêm vào parking lot nếu có chủ đề ngoài phạm vi)
7. Ghi chú đầy đủ và phân công hành động
Việc ghi chú là bắt buộc để không bỏ sót quyết định, hành động và người chịu trách nhiệm. Nên chỉ định một người làm scribe để ghi lại:
- Quyết định quan trọng
- Action items
- Người chịu trách nhiệm và deadline
Sau cuộc họp, bạn nên chỉnh sửa lại ghi chú để làm nổi bật các thông tin quan trọng rồi gửi đến tất cả người cần biết.
Kết luận
Nếu bạn tổ chức các cuộc họp hiệu quả, dự án của bạn sẽ vận hành mượt mà hơn và bạn cũng sẽ được đánh giá cao trong công việc. Để bắt đầu, hãy tạo một checklist những việc cần làm trước khi tổ chức bất kỳ cuộc họp nào.