Đánh giá tiến độ dự án (Evaluating Progress) là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của Project Manager. Sự phát triển của dữ liệu, công nghệ, và khả năng tự động hóa đang làm thay đổi cách các tổ chức theo dõi tiến độ. Không phải phương pháp nào cũng phù hợp với mọi dự án — mỗi cách tiếp cận đều có ưu và nhược điểm riêng, yêu cầu dữ liệu khác nhau, và mức độ chính xác khác nhau.
Bài viết dưới đây giúp bạn hiểu sâu về 6 phương pháp đánh giá tiến độ được PMI khuyến nghị, cách chúng hoạt động, khi nào nên sử dụng, ưu – nhược điểm, và gợi ý chọn phương pháp phù hợp cho tổ chức của bạn.
Gợi ý: Để tham khảo các mẫu biểu (templates) như Task Plan, Cost Plan, hoặc EVM Spreadsheet, bạn có thể truy cập bài viết liên quan tại PM Toolbox – https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/.
1. Tracking Completed Milestones — Theo dõi cột mốc đã hoàn thành
Khái niệm
Phương pháp này theo dõi tiến độ bằng cách kiểm tra trạng thái hoàn thành của các milestone chính trong dự án. Đây là cách đơn giản nhất để biết dự án đang đi đến đâu.
Yêu cầu
- Task plan liệt kê đầy đủ các milestone quan trọng
- Milestone được phân bố đều và mang ý nghĩa quản trị
Dữ liệu cần có
- Planned milestone dates vs Actual completion dates
Cách tiếp cận
So sánh ngày hoàn thành thực tế với kế hoạch để xem dự án đang đúng tiến độ hay trễ.
Pros
- Đơn giản, dễ truyền đạt cho stakeholder
- Nếu milestone đủ chi tiết, đây là chỉ báo tiến độ khá hiệu quả
Cons
- Không dự báo được hiệu suất tương lai
- Không phản ánh công sức, chi phí còn lại
Khi nào nên dùng?
- Dự án nhỏ, ít phức tạp
- Không yêu cầu forecast chuyên sâu
2. Tracking Number of Completed Tasks — Theo dõi số lượng task đã hoàn thành
Khái niệm
Dựa vào tỷ lệ task hoàn thành / tổng task để tính % hoàn thành dự án.
Yêu cầu
- Tất cả task phải được định nghĩa ngay từ đầu
- Team phải cập nhật trạng thái đúng thời gian
Dữ liệu cần có
- Ngày hoàn thành của từng task
Cách tiếp cận
% hoàn thành = (Số task hoàn thành / Tổng task) × 100%
Pros
- Rẻ, dễ triển khai
- Không cần phần mềm
- Thuyết minh tiến độ nhanh, phù hợp với báo cáo cấp cao
Cons
- Task dài/ngắn khác nhau → % hoàn thành dễ bị sai lệch
- Dự báo tương lai rất kém
Khi nào nên dùng?
- Dự án đơn giản, task phân chia đồng đều
- Không yêu cầu độ chính xác cao
3. Monitoring Progress with a Gantt Chart — Theo dõi tiến độ bằng Gantt chart
Khái niệm
Gantt chart trực quan hóa toàn bộ kế hoạch: task, duration, dependencies. Đây là công cụ kinh điển cho quản lý tiến độ.
Yêu cầu
- Task phải có duration rõ ràng
- Có predecessor & successor
- Sử dụng PM tool có Gantt view (MS Project, Jira Advanced Roadmap, ClickUp, Smartsheet…)
Dữ liệu cần có
- Start/End date thực tế
- % completion hoặc work remaining
Cách tiếp cận
So sánh thời lượng thực tế với kế hoạch để phát hiện trễ hạn và xem ảnh hưởng downstream.
Pros
- Dễ nhìn, dễ truyền đạt
- Nhận diện ngay các chuỗi task bị ảnh hưởng
Cons
- Người xem phải biết đọc Gantt
- Không phản ánh chi phí đang tiêu hao
Khi nào nên dùng?
- Các dự án có nhiều dependencies
- PM muốn quản lý tiến độ trực quan theo thời gian
4. Tracking Actual Cost — Theo dõi chi phí thực tế
Khái niệm
Cost luôn là yếu tố quan trọng. Theo dõi chi phí thực tế giúp đánh giá tiến độ tài chính so với ngân sách.
Yêu cầu
- Cost plan chi tiết
- Hệ thống theo dõi chi phí (Timesheet, Procurement records, Accounting system)
Dữ liệu cần có
- Chi phí mua sắm
- Số giờ làm cho từng task + đơn giá giờ
Cách tiếp cận
So sánh Actual Cost với Budgeted Cost để xem mức độ “burn rate” của dự án.
Pros
- Cực kỳ quan trọng với dự án chi phí cố định
- Giúp kiểm soát việc chi vượt ngân sách
Cons
- Không phản ánh tiến độ theo thời gian
- Delay có thể làm tăng cost nhưng không được đánh giá ngay
Khi nào nên dùng?
- Dự án chi phí lớn
- Dự án có yêu cầu quản trị tài chính nghiêm ngặt
5. Tracking the Critical Path — Theo dõi Critical Path
Khái niệm
Critical Path là chuỗi task quyết định ngày kết thúc của dự án. Nếu một task trong CP trễ → cả dự án trễ.
Yêu cầu
- Task plan đầy đủ duration + dependency
- PM software hỗ trợ tính Critical Path
Dữ liệu cần có
- Actual start/finish
- % work completed
Cách tiếp cận
Theo dõi tiến độ của các task trên Critical Path và dự báo ngày hoàn thành dự án.
Pros
- Dự báo được future schedule performance
- Biết chính xác bottleneck nằm ở đâu
Cons
- PM phải có kỹ năng đọc và quản lý Critical Path
- Không tích hợp cost → phải theo dõi riêng
Khi nào nên dùng?
- Dự án phức tạp, schedule-driven
- Dự án cần forecasting thời gian chính xác
6. Earned Value Management (EVM) — Phương pháp toàn diện nhất
Khái niệm
Earned Value Management là phương pháp mạnh mẽ nhất vì kết hợp time + cost + scope để đánh giá tiến độ và dự báo hiệu suất tương lai.
Yêu cầu
- Task plan có duration + dependency
- Labor tracking chi tiết
- PM software có chức năng EVM
Dữ liệu cần có
- Planned Value (PV)
- Earned Value (EV)
- Actual Cost (AC)
- Tỷ lệ hoàn thành theo effort
- Giờ làm thực tế / forecast
Cách tiếp cận
EVM sử dụng các chỉ số như:
- CPI (Cost Performance Index)
- SPI (Schedule Performance Index)
- EAC (Estimate at Completion)
- ETC, VAC…
Qua đó, bạn biết:
- Dự án đang ahead/behind schedule?
- Burn rate tốt hay xấu?
- Dự kiến tổng chi phí khi hoàn thành là bao nhiêu?
- Liệu có vượt ngân sách không?
- Ngày kết thúc dự án có bị trễ không?
Pros
- Toàn diện nhất → đánh giá cả hiện tại và tương lai
- Ra số liệu định lượng cho decision-making
Cons
- Yêu cầu dữ liệu lớn và timely
- Phụ thuộc hệ thống kế toán (accounting reports thường trễ 2–4 tuần)
- Tốn chi phí đào tạo và phần mềm
Khi nào nên dùng?
- Dự án lớn, yêu cầu quản trị nghiêm ngặt
- Các tổ chức theo chuẩn PMP/PMO chuyên nghiệp
So sánh nhanh 6 phương pháp đánh giá tiến độ
| Phương pháp | Độ đơn giản | Dự báo tương lai | Quản lý chi phí | Khi nên dùng |
|---|---|---|---|---|
| Milestones | ★★★★★ | ★☆☆☆☆ | Không | Dự án nhỏ |
| Completed Tasks | ★★★★★ | ★☆☆☆☆ | Không | Dự án đơn giản |
| Gantt Chart | ★★★★☆ | ★★☆☆☆ | Không | Dự án có nhiều phụ thuộc |
| Actual Cost | ★★★☆☆ | ★☆☆☆☆ | Có | Dự án cost-driven |
| Critical Path | ★★★☆☆ | ★★★★☆ | Không | Dự án schedule-driven |