🎯 Mục tiêu
Tạo ra Project Charter – tài liệu chính thức khởi động dự án và trao quyền cho Project Manager.
Project Charter xác định:
- Vì sao dự án được thực hiện
- Mục tiêu chính
- Phạm vi ở mức cao
- Các bên liên quan chính (key stakeholders)
- Ai có quyền phê duyệt và ra quyết định (Sponsor, PM)
➡️ Sau khi Sponsor ký duyệt, dự án được chính thức “bắt đầu”.
🪜 Các bước thực hiện
- Thu thập thông tin nền
- Xem Business Case, Benefit Management Plan để hiểu lý do kinh doanh.
- Nếu là dự án cho khách hàng bên ngoài, xem thêm Agreements hoặc Contracts.
- Phân tích và xác định thông tin chính
- Mục tiêu dự án (SMART goals)
- Phạm vi sơ bộ (high-level scope)
- Giả định (assumptions) & ràng buộc (constraints)
- Các bên liên quan chính
- Ước tính sơ bộ chi phí & thời gian
- Soạn bản nháp Project Charter
- Ghi lại toàn bộ thông tin trên theo mẫu chuẩn của công ty (Organizational Process Assets).
- Đảm bảo ngắn gọn, súc tích, dễ đọc.
- Tổ chức họp với Sponsor và stakeholders
- Thảo luận, chỉnh sửa nội dung nếu cần.
- Phê duyệt và ban hành
- Sponsor ký duyệt → dự án chính thức được uỷ quyền.
- Lưu trữ bản Project Charter & chia sẻ cho nhóm dự án.
- Bắt đầu tạo Assumption Log để ghi lại giả định và ràng buộc.
📥 Inputs
| Nhóm đầu vào | Mô tả |
| Business Documents | Gồm Business Case (vì sao cần dự án) và Benefits Management Plan (giá trị mong đợi). |
| Agreements | Hợp đồng, MOU hoặc email thoả thuận giữa các bên. |
| EEF – Enterprise Environmental Factors | Các yếu tố môi trường: văn hoá công ty, luật pháp, thị trường, năng lực nội bộ… |
| OPA – Organizational Process Assets | Các mẫu tài liệu, quy trình chuẩn, lessons learned từ dự án trước. |
🛠️ Tools & Techniques
| Nhóm công cụ | Giải thích ngắn |
|---|---|
| Expert Judgment | Tham khảo ý kiến chuyên gia trong lĩnh vực kỹ thuật, pháp lý, tài chính, PMO… |
| Data Gathering | Dùng Brainstorming, Interviews, Focus Groups để thu thập thông tin. |
| Interpersonal & Team Skills | Gồm Facilitation, Conflict resolution, Negotiation để đạt đồng thuận. |
| Meetings | Họp với Sponsor và stakeholders để thống nhất nội dung Project Charter. |
📤 Outputs
| Đầu ra | Nội dung chính |
|---|---|
| Project Charter | Tài liệu chính thức mô tả: mục tiêu, phạm vi, deliverables chính, milestone, ngân sách sơ bộ, key stakeholders, quyền hạn PM, và chữ ký Sponsor. |
| Assumption Log | Danh sách các giả định và ràng buộc ban đầu, sẽ được cập nhật xuyên suốt dự án. |
💡 Ví dụ thực tế
Để hiểu rõ cách áp dụng quy trình Develop Project Charter, hãy xem ví dụ về một dự án cụ thể trong thực tiễn:
Ví dụ: Triển khai phần mềm quản lý nhân sự (HRM software)
Bối cảnh
Một công ty đang gặp khó khăn vì quy trình quản lý nhân sự thủ công và dữ liệu bị phân tán. Ban lãnh đạo quyết định triển khai một hệ thống HRM tập trung để cải thiện hiệu quả vận hành.
Người Sponsor của dự án là HR Director, với mục tiêu nâng cao quy trình nhân sự và khả năng báo cáo quản trị.
Một Business Case được lập, chứng minh rằng việc triển khai hệ thống HRM sẽ giảm 50% thời gian xử lý công việc hành chính và tăng độ chính xác của dữ liệu nhân sự.
Thực hiện
Trong giai đoạn Initiating, HR Director phối hợp với một Project Manager tiềm năng để chuẩn bị thông tin đầu vào cho Project Charter.
Họ xác định:
- Objectives: Hoàn thành triển khai trong 6 tháng.
- High-level Scope: Bao gồm các module employee record management, time attendance, và payroll processing.
- High-level Requirements: Hệ thống phải integrate với máy chấm công và generate reports theo mẫu của công ty.
- Estimated Budget: Khoảng 500 triệu VND.
- Assumptions: Đội IT sẽ hỗ trợ hạ tầng, và nhân viên sẽ chấp nhận sử dụng hệ thống mới.
Nhóm tổ chức một số cuộc họp với các key stakeholders (trưởng phòng IT, tài chính, và nhân sự) để brainstorm yêu cầu và identify risks, ví dụ:
- Risk: Nhân viên kháng cự thay đổi.
- Risk: Phần mềm không đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ.
Các agreements với nhà cung cấp phần mềm (vendor) được xem xét làm input cho Project Charter.
Sau đó, Project Manager soạn draft Project Charter với nội dung:
- Goal: Triển khai thành công hệ thống HRM trong 6 tháng.
- Scope: Cài đặt, chuyển dữ liệu, đào tạo người dùng cho các phòng Nhân sự và Tài chính.
- Milestones: Hoàn tất cấu hình trong 3 tháng, chạy thử 1 tháng, go-live vào tháng thứ 6.
- Budget: Tối đa 500 triệu VND.
- Key Stakeholders: HR Director (Sponsor), IT Manager, Finance Manager, Project Manager.
Bản nháp được gửi cho Sponsor và senior management xem xét.
Sau một vài chỉnh sửa nhỏ (ví dụ: bổ sung yêu cầu về data privacy compliance), Sponsor phê duyệt Project Charter và chính thức ủy quyền cho Project Manager.
Kết quả
Khi Project Charter được phê duyệt, dự án HRM chính thức khởi động.
Project Manager dùng Charter như kim chỉ nam để lập Project Management Plan, bám sát mục tiêu và phạm vi đã được định nghĩa.
Một Assumption Log được tạo để ghi lại các assumptions và constraints, ví dụ:
“Vendor sẽ hoàn thành tùy chỉnh phần mềm trong 2 tháng.”
Trong quá trình thực hiện, nếu có thay đổi lớn (ví dụ: mở rộng thêm module mới), nhóm dự án phải xem xét impact với mục tiêu ban đầu và xin Sponsor approval nếu vượt phạm vi.
Nhờ có một Project Charter rõ ràng, dự án được định hướng tốt ngay từ đầu, các stakeholders hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, giúp tăng khả năng thành công và tránh sai lệch so với mục tiêu kinh doanh.
📎 Gợi ý thêm
👉 Bạn có thể tải template Project Charter chuẩn PMP và các biểu mẫu khởi động dự án khác tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/