Process: Develop Project Management Plan

🎯 Mục tiêu

Quy trình Develop Project Management Plan nhằm tạo ra tài liệu tổng thể gọi là Project Management Plan (PMP) – mô tả cách dự án sẽ được thực hiện, giám sát và kiểm soát.

Tài liệu này tổng hợp tất cả các plan con (subsidiary plans) và baseline của dự án, là kim chỉ nam để Project Manager (PM) và team làm việc thống nhất.

➡️ Sau khi được Sponsor hoặc Change Control Board (CCB) phê duyệt, Project Management Plan trở thành baseline chính thức để điều hành dự án.

🪜 Các bước thực hiện

  1. Thu thập thông tin đầu vào
    • Lấy dữ liệu từ Project Charter, các outputs của process Planning khác, và EEFs/OPAs của tổ chức.
  2. Xác định cấu trúc của Project Management Plan
    • Dựa vào loại dự án (predictive, agile, hybrid) để chọn format phù hợp.
    • Quyết định các phần cần có: scope, schedule, cost, quality, communication, risk, procurement, stakeholder…
  3. Tổng hợp các kế hoạch con (Subsidiary Plans)
    • Bao gồm: Scope Management Plan, Schedule Management Plan, Cost Management Plan, Quality Management Plan, Resource Management Plan, Communications Management Plan, Risk Management Plan, Procurement Management Plan, Stakeholder Engagement Plan, v.v.
  4. Xác định các baseline
    • Scope Baseline (Scope statement + WBS + WBS Dictionary)
    • Schedule Baseline (project timeline)
    • Cost Baseline (budget plan)
  5. Lấy ý kiến và phê duyệt
    • Tổ chức các cuộc họp với Sponsor, Key Stakeholders, Team Leads để review.
    • Sau khi điều chỉnh, trình lên Sponsor/CCB phê duyệt.
  6. Cập nhật và duy trì
    • Kế hoạch có thể được cập nhật qua Change Requests và quy trình Perform Integrated Change Control.

📥 Inputs

Nhóm đầu vàoGiải thích
Project CharterCung cấp mục tiêu, phạm vi sơ bộ và quyền hạn của PM.
Outputs from other Planning processesCác plan con và baseline từ những process khác.
EEF (Enterprise Environmental Factors)Văn hóa tổ chức, chính sách, hệ thống quản lý dự án.
OPA (Organizational Process Assets)Mẫu, quy trình, bài học kinh nghiệm từ dự án trước.

🛠️ Tools & Techniques

Công cụ & kỹ thuậtMô tả ngắn
Expert JudgmentTham khảo chuyên gia nội bộ hoặc bên ngoài để đảm bảo tính thực tế.
Data GatheringBrainstorming, Checklists để xác định nội dung cần có trong plan.
Interpersonal & Team SkillsConflict management, Facilitation, Negotiation để đạt đồng thuận.
MeetingsHọp định kỳ giữa PM, Sponsor và team để xây dựng kế hoạch.

📤 Outputs

Đầu raGiải thích
Project Management PlanTài liệu tổng hợp toàn bộ kế hoạch quản lý dự án, bao gồm các kế hoạch con và baseline. Là tài liệu sống, được cập nhật suốt vòng đời dự án.

💡 Ví dụ thực tế

Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)

  • Bối cảnh: Sau khi Project Charter được phê duyệt, Project Manager bắt đầu lập Project Management Plan.
  • Thực hiện: PM tổ chức các cuộc họp với HR, IT, và Finance để lập các kế hoạch con:
    • Scope Management Plan: xác định deliverables và quy trình kiểm soát phạm vi.
    • Schedule Management Plan: xác định milestone chính (hoàn tất cấu hình sau 3 tháng, go-live sau 6 tháng).
    • Risk Management Plan: liệt kê rủi ro (kháng cự thay đổi, trễ từ vendor) và cách ứng phó.
    • Communication Plan: cập nhật tiến độ hàng tuần cho Sponsor và team qua email.
  • Phê duyệt: Sau khi review, Sponsor ký duyệt Project Management Plan, cho phép PM bắt đầu quá trình thực thi (Executing Process Group).

📎 Gợi ý thêm

👉 Bạn có thể tải template Project Management Plan và các subsidiary plans khác (Scope, Schedule, Risk, Communication,…) tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/