🗂️ Historical Information Review (Phân tích dữ liệu lịch sử)

Historical Information Review (Phân tích dữ liệu lịch sử) là một Tool and Technique thuộc nhóm Ungrouped Tools and Techniques trong PMBOK® Guide – Sixth Edition.

Kỹ thuật này được sử dụng xuyên suốt nhiều quy trình của quản lý dự án — đặc biệt trong các quy trình Develop Project Charter (Phát triển điều lệ dự án), Estimate Costs (Ước lượng chi phí), Estimate Activity Durations (Ước lượng thời lượng hoạt động) và Identify Risks (Xác định rủi ro).

Mục tiêu là tận dụng dữ liệu, kinh nghiệm và bài học từ các dự án trước để cải thiện độ chính xác trong lập kế hoạch, ra quyết định và quản lý rủi ro cho dự án hiện tại.

🎯 Mục đích của Historical Information Review

Mục đích chính của Historical Information Review là:

  • Cung cấp căn cứ thực tế để lập kế hoạch và ước lượng chính xác hơn.
  • Giúp nhận diện rủi ro, vấn đề và cơ hội dựa trên các dự án tương tự trước đó.
  • Hỗ trợ ra quyết định nhanh và có cơ sở dữ liệu, thay vì dựa trên cảm tính.
  • Xây dựng văn hóa học hỏi và cải tiến liên tục trong tổ chức.

🔧 Quy trình áp dụng Historical Information Review

  1. Thu thập dữ liệu lịch sử:
    • Lấy thông tin từ tài liệu dự án trước đây, như: kế hoạch, báo cáo tiến độ, ước lượng chi phí, risk register, và lesson learned.
    • Các nguồn có thể đến từ Organizational Process Assets (OPA) hoặc Project Management Information System (PMIS).
  2. Phân loại và lọc dữ liệu liên quan:
    • Chọn các dự án có quy mô, lĩnh vực hoặc công nghệ tương tự.
    • Loại bỏ thông tin không còn phù hợp do thay đổi về thị trường, công nghệ hoặc chính sách.
  3. Phân tích dữ liệu:
    • So sánh ước lượng và kết quả thực tế (planned vs. actual).
    • Xác định nguyên nhân của sai lệch (cost variance, schedule variance, v.v.).
    • Ghi nhận rủi ro phổ biến và cách các dự án trước đã xử lý.
  4. Tổng hợp bài học rút ra:
    • Ghi lại trong Lessons Learned Register để phục vụ dự án hiện tại và tương lai.
  5. Ứng dụng kết quả phân tích:
    • Dùng dữ liệu lịch sử để cải thiện độ chính xác của ước lượng chi phí và thời gian.
    • Cập nhật risk register, cost baseline, hoặc schedule baseline dựa trên kinh nghiệm quá khứ.

💡 Ví dụ minh họa thực tế

Một công ty xây dựng đang lập kế hoạch cho dự án thi công tòa nhà văn phòng 20 tầng.

Khi thực hiện Historical Information Review, nhóm dự án phát hiện:

  • Dự án tương tự trước đây chậm tiến độ 2 tháng do thiếu vật liệu trong mùa cao điểm.
  • Chi phí nhân công thực tế vượt 10% so với ước lượng ban đầu.

Dựa trên dữ liệu này, Project Manager:

  • Điều chỉnh lịch trình thi công để đặt hàng sớm vật liệu.
  • Tăng dự phòng chi phí nhân công thêm 10%.

Kết quả: dự án hiện tại hoàn thành đúng hạn, không vượt ngân sách.

✅ Lợi ích của Historical Information Review

  • Nâng cao độ chính xác trong ước lượng chi phí và tiến độ.
  • Giúp phòng ngừa rủi ro và tránh lặp lại sai lầm cũ.
  • Tăng tốc ra quyết định dựa trên bằng chứng thực tế.
  • Xây dựng cơ sở tri thức tổ chức (organizational knowledge base) mạnh mẽ.

⚠️ Mặt hạn chế

  • Dữ liệu có thể lỗi thời hoặc không còn phù hợp với bối cảnh hiện tại.
  • Thiếu chuẩn hóa trong cách lưu trữ và phân loại thông tin lịch sử.
  • Nếu tổ chức không duy trì lesson learned repository, việc thu thập dữ liệu sẽ mất thời gian.

🧭 Lưu ý khi sử dụng

  • Chỉ nên sử dụng dữ liệu lịch sử có nguồn xác thực và đáng tin cậy.
  • Kết hợp Historical Information Review với Expert Judgment để tăng độ chính xác.
  • Liên tục cập nhật và cải thiện cơ sở dữ liệu lịch sử sau mỗi dự án.
  • Ghi rõ nguồn dữ liệu và thời gian thu thập để tránh hiểu sai khi sử dụng lại.

📎 Tải Template

👉 Bạn có thể tải Historical Information Review Template (Biểu mẫu thu thập và phân tích dữ liệu lịch sử) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/