🎯 Mục tiêu của PMP (Project Management Professional)
PMP® (Project Management Professional) là chứng chỉ quốc tế danh giá do Project Management Institute (PMI) cấp, được công nhận rộng rãi trên toàn cầu như tiêu chuẩn vàng trong lĩnh vực quản lý dự án chuyên nghiệp. Mục tiêu cốt lõi của chứng chỉ PMP là chuẩn hóa kiến thức, kỹ năng và phương pháp quản lý dự án, đảm bảo người sở hữu chứng chỉ có năng lực lãnh đạo, lập kế hoạch và thực thi dự án thành công trong mọi ngành nghề.
🧩 Mục tiêu cụ thể của PMP
1. Xây dựng năng lực quản lý dự án toàn diện
Trang bị cho Project Manager khả năng hoạch định, tổ chức, thực thi, giám sát và kiểm soát dự án từ khởi đầu đến kết thúc, giúp đảm bảo tiến độ, chi phí và chất lượng.
2. Chuẩn hóa quy trình quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế
Dựa trên PMBOK® Guide, bộ khung tham chiếu toàn cầu về quản lý dự án, giúp đảm bảo sự thống nhất, minh bạch và tính chuyên nghiệp trong mọi quy trình quản lý.
3. Tăng cường kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp
Phát triển năng lực lãnh đạo con người, điều phối nhóm và quản lý các bên liên quan (stakeholders), từ đó tạo nên sự hợp tác hiệu quả và tinh thần làm việc tích cực trong đội ngũ dự án.
4. Nâng cao khả năng ra quyết định và xử lý rủi ro
Trang bị các công cụ và phương pháp định tính – định lượng để giúp Project Manager phân tích tình huống, đánh giá rủi ro và ra quyết định kịp thời nhằm tối ưu kết quả dự án.
5. Mở rộng cơ hội và phát triển sự nghiệp toàn cầu
Chứng chỉ PMP được công nhận tại hơn 200 quốc gia, là chứng chỉ hàng đầu cho các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp, giúp mở rộng cơ hội nghề nghiệp, thăng tiến và khẳng định uy tín cá nhân.
🌍 Giá trị cốt lõi của người sở hữu chứng chỉ PMP
- Tư duy chiến lược, định hướng giá trị và kết quả cho tổ chức.
- Lãnh đạo bằng dữ liệu, ra quyết định dựa trên thông tin và phân tích.
- Giao tiếp hiệu quả giữa các nhóm, phòng ban và cấp lãnh đạo.
- Tuân thủ đạo đức nghề nghiệp, theo chuẩn PMI Code of Ethics & Professional Conduct.
⚙️ 5 Process Groups
Trong quản lý dự án, mọi hoạt động được sắp xếp theo 5 nhóm quy trình (Process Groups). Đây là chuỗi các bước đại diện cho vòng đời quản lý dự án (Project Management Lifecycle), từ khi khởi xướng đến khi kết thúc. Mỗi nhóm đóng vai trò riêng nhưng có mối liên kết chặt chẽ, giúp dự án được triển khai có kế hoạch, kiểm soát và hoàn thiện đúng mục tiêu.
| Process Group | Mô tả |
|---|---|
| Initiating (Khởi xướng) | Giai đoạn xác định tính khả thi của dự án và chính thức phê duyệt để bắt đầu. Project Manager được chỉ định, các bên liên quan chính (stakeholders) được nhận diện, và Project Charter được soạn thảo để định nghĩa phạm vi và mục tiêu cấp cao. Ví dụ: Viết Project Charter, xác định stakeholder chính, thống nhất mục tiêu chiến lược. |
| Planning (Lập kế hoạch) | Giai đoạn quan trọng nhất, giúp định hướng toàn bộ hoạt động của dự án. Project Manager và team xây dựng Project Management Plan, xác định phạm vi (scope), tiến độ (schedule), chi phí (cost), chất lượng, nhân lực, rủi ro, truyền thông, mua sắm và quản lý stakeholder. Mục tiêu là thiết lập baseline để làm cơ sở theo dõi trong quá trình thực thi. Ví dụ: Tạo WBS, xác định mốc thời gian chính, lập Risk Register và Schedule Baseline. |
| Executing (Thực thi) | Giai đoạn biến kế hoạch thành hành động. Nhóm dự án thực hiện các công việc đã lập trong kế hoạch, quản lý nguồn lực, giao tiếp với stakeholders, đảm bảo chất lượng sản phẩm, và xử lý các thay đổi được phê duyệt. Ví dụ: Quản lý đội ngũ, tổ chức họp, theo dõi tiến độ, và đảm bảo deliverables đáp ứng yêu cầu chất lượng. |
| Monitoring and Controlling (Giám sát & Kiểm soát) | Giai đoạn song song với thực thi, nhằm đảm bảo dự án đi đúng hướng. Project Manager theo dõi tiến độ, chi phí, chất lượng, phạm vi và rủi ro. Khi có sai lệch, các hành động điều chỉnh hoặc thay đổi (Change Request) được thực hiện để đưa dự án quay về baseline. Ví dụ: Cập nhật báo cáo tiến độ, đánh giá hiệu suất (EVA), kiểm soát thay đổi, cập nhật baseline. |
| Closing (Kết thúc) | Giai đoạn hoàn tất toàn bộ hoạt động dự án hoặc giai đoạn cụ thể. Bao gồm việc bàn giao deliverables, xác nhận hoàn thành, giải thể đội dự án và ghi lại kinh nghiệm (lessons learned) để cải thiện cho các dự án tương lai. Ví dụ: Tổ chức họp tổng kết, bàn giao sản phẩm cuối cùng, lưu trữ tài liệu, đánh giá hiệu quả dự án. |
🧠 10 Knowledge Areas
Trong PMBOK® Guide, toàn bộ 49 quy trình của quản lý dự án được chia thành 10 Knowledge Areas – tương ứng với 10 lĩnh vực chuyên môn mà một Project Manager cần nắm vững. Mỗi lĩnh vực đại diện cho một khía cạnh cốt lõi trong việc lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát dự án.
| Knowledge Area | Mô tả |
|---|---|
| Project Integration Management | Lĩnh vực trung tâm, đảm bảo tất cả các phần của dự án hoạt động hài hòa. Bao gồm việc phát triển Project Charter, Project Management Plan, quản lý thay đổi và đảm bảo dự án được tích hợp xuyên suốt từ khởi tạo đến kết thúc. Ví dụ: Soạn Project Management Plan, tích hợp các kế hoạch con (scope, cost, schedule) thành một tài liệu tổng thể. |
| Project Scope Management | Tập trung vào việc xác định và kiểm soát phạm vi công việc của dự án — chỉ làm những gì được yêu cầu và tránh phát sinh ngoài kế hoạch (scope creep). Ví dụ: Thu thập yêu cầu, tạo WBS, kiểm soát thay đổi phạm vi. |
| Project Schedule Management | Xây dựng, ước lượng, sắp xếp và kiểm soát tiến độ để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn. Ví dụ: Xác định hoạt động, sắp xếp trình tự, tạo Gantt chart và xác định critical path. |
| Project Cost Management | Liên quan đến việc lập kế hoạch ngân sách, ước lượng chi phí và kiểm soát chi tiêu để dự án không vượt quá giới hạn tài chính. Ví dụ: Xây dựng cost baseline, theo dõi chi phí thực tế, áp dụng Earned Value Analysis (EVA). |
| Project Quality Management | Đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ của dự án đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng đã định thông qua lập kế hoạch, kiểm tra và cải tiến liên tục. Ví dụ: Thực hiện kiểm tra chất lượng (inspection), audit nội bộ, và dùng biểu đồ Pareto để tìm nguyên nhân lỗi phổ biến. |
| Project Resource Management | Xác định, huy động và quản lý nguồn lực (con người, vật chất, thiết bị) để dự án vận hành hiệu quả. Ví dụ: Xây dựng sơ đồ tổ chức dự án (RACI chart), phát triển và quản lý nhóm dự án. |
| Project Communications Management | Đảm bảo thông tin được tạo ra, phân phối, lưu trữ và chia sẻ đúng người, đúng thời điểm, đúng định dạng. Ví dụ: Lập kế hoạch truyền thông nội bộ, tổ chức họp báo cáo tiến độ, gửi báo cáo định kỳ cho stakeholders. |
| Project Risk Management | Nhận diện, phân tích, lập kế hoạch phản ứng và theo dõi rủi ro để giảm thiểu tác động tiêu cực và tận dụng cơ hội. Ví dụ: Lập Risk Register, thực hiện phân tích định tính và định lượng, xây dựng kế hoạch ứng phó rủi ro. |
| Project Procurement Management | Quản lý việc mua sắm, thuê ngoài và hợp đồng với các bên cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ bên ngoài. Ví dụ: Chuẩn bị hồ sơ mời thầu (RFP), lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi việc thực hiện hợp đồng. |
| Project Stakeholder Management | Xác định, phân tích và duy trì mối quan hệ hiệu quả với các bên liên quan trong dự án. Ví dụ: Tạo Stakeholder Register, lập kế hoạch tương tác, theo dõi và quản lý mức độ tham gia của stakeholders. |
🔗 Mối liên hệ giữa Process Groups và Knowledge Areas
Trong PMBOK® Guide – Sixth Edition, quản lý dự án được cấu trúc theo 5 Process Groups và 10 Knowledge Areas.
Thay vì trình bày trong ma trận 5×10 truyền thống, tôi đã chuyển đổi cách thể hiện thành từng Process Group riêng biệt, giúp người đọc dễ theo dõi hơn.
Ở mỗi nhóm quy trình, tôi tạo bảng gồm 2 cột: Process và Knowledge Area, liệt kê toàn bộ các quy trình thuộc về nhóm đó.
Cách trình bày này giúp bạn nhanh chóng nhận biết:
- Mỗi quy trình thuộc Process Group nào.
- Nó gắn với Knowledge Area nào.
- Và có thể tra cứu, học, hoặc ôn tập theo từng giai đoạn của vòng đời dự án một cách rõ ràng, trực quan hơn.
1. Initiating (bao gồm 2 processes)
| Process | Knowledge Area |
| 1. Develop Project Charter | Integration |
| 46. Identify Stakeholders | Stakeholder |
2. Planning (bao gồm 24 processes)
| Process | Knowledge Area |
| 2. Develop Project Management Plan | Integration |
| 8. Plan Scope Management | Scope |
| 9. Collect Requirements | Scope |
| 10. Define Scope | Scope |
| 11. Create WBS | Scope |
| 14. Plan Schedule Management | Time |
| 15. Define Activities | Time |
| 16. Sequence Activities | Time |
| 17. Estimate Activity Durations | Time |
| 18. Develop Schedule | Time |
| 20. Plan Cost Management | Cost |
| 21. Estimate Costs | Cost |
| 22. Determine Budget | Cost |
| 24. Plan Quality Management | Quality |
| 27. Plan Resource Management | Resource |
| 28. Estimate Activity Resources | Resource |
| 33. Plan Communications Management | Communications |
| 36. Plan Risk Management | Risk |
| 37. Identify Risks | Risk |
| 38. Perform Qualitative Risk Analysis | Risk |
| 39. Perform Quantitative Risk Analysis | Risk |
| 40. Plan Risk Responses | Risk |
| 43. Plan Procurement Management | Procurement |
| 47. Plan Stakeholder Engagement | Stakeholder |
3. Executing (bao gồm 10 processes)
| Process | Knowledge Area |
| 3. Direct and Manage Project Work | Integration |
| 4. Manage Project Knowledge | Integration |
| 25. Manage Quality | Quality |
| 29. Acquire Resources | Resource |
| 30. Develop Team | Resource |
| 31. Manage Team | Resource |
| 34. Manage Communications | Communications |
| 41. Implement Risk Responses | Risk |
| 44. Conduct Procurements | Procurement |
| 48. Manage Stakeholder Engagement | Stakeholder |
4. Monitoring and Controlling (bao gồm 12 processes)
| Process | Knowledge Area |
| 5. Monitor and Control Project Work | Integration |
| 6. Perform Integrated Change Control | Integration |
| 12. Validate Scope | Scope |
| 13. Control Scope | Scope |
| 19. Control Schedule | Time |
| 23. Control Costs | Cost |
| 26. Control Quality | Quality |
| 32. Control Resources | Resource |
| 35. Monitor Communications | Communications |
| 42. Monitor Risks | Risk |
| 45. Control Procurements | Procurement |
| 49. Monitor Stakeholder Engagement | Stakeholder |
5. Closing (bao gồm 1 process)
| Process | Knowledge Area |
| 7. Close Project or Phase | Integration |
🧰 Tools & Techniques
PMBOK® Guide xác định hơn 132 công cụ và kỹ thuật được sử dụng trong 49 quy trình quản lý dự án. Tuy nhiên, chúng được nhóm lại thành 7 nhóm chính để dễ hiểu, ghi nhớ và áp dụng.
1. Data Gathering Techniques (Thu thập dữ liệu)
| Công cụ & Kỹ thuật | Mô tả |
|---|---|
| Benchmarking (Đối chuẩn) | So sánh hiệu suất hoặc quy trình dự án với các dự án hoặc tổ chức khác để xác định các thông lệ tốt nhất (best practices) và cơ hội cải tiến. |
| Brainstorming (Động não) | Kỹ thuật sáng tạo nhóm nhằm tạo ra nhiều ý tưởng trong thời gian ngắn, khuyến khích mọi người tham gia tự do mà không phê phán. |
| Check Sheets (Phiếu kiểm tra) | Biểu mẫu hoặc bảng có cấu trúc dùng để thu thập dữ liệu thực tế ngay tại nơi phát sinh, thường dùng để ghi nhận lỗi, tần suất hoặc sự cố. |
| Checklists (Danh sách kiểm tra) | Danh sách các bước hoặc hạng mục được xác định trước để đảm bảo tính nhất quán và đầy đủ khi thực hiện quy trình hoặc kiểm tra công việc. |
| Focus Groups (Nhóm thảo luận tập trung) | Buổi thảo luận có điều phối viên, tập hợp nhóm người liên quan hoặc chuyên gia để thu thập ý kiến, cảm nhận và mong đợi về sản phẩm hoặc dự án. |
| Interviews (Phỏng vấn) | Trao đổi trực tiếp (chính thức hoặc không chính thức) với stakeholder hoặc chuyên gia để thu thập thông tin chi tiết, định tính hoặc định lượng. |
| Market Research (Nghiên cứu thị trường) | Thu thập dữ liệu về xu hướng thị trường, tiêu chuẩn ngành, năng lực nhà cung cấp và mức giá để hỗ trợ quyết định lập kế hoạch hoặc mua sắm. |
| Questionnaires and Surveys (Bảng hỏi và khảo sát) | Bộ câu hỏi viết dùng để thu thập nhanh phản hồi từ nhiều người, thường áp dụng để đo lường nhu cầu, sự hài lòng hoặc ý kiến của stakeholder. |
| Statistical Sampling (Lấy mẫu thống kê) | Lựa chọn một phần đại diện của tổng thể để kiểm tra hoặc phân tích, giúp giảm chi phí và công sức nhưng vẫn đảm bảo độ tin cậy của kết quả. |
2. Data Analysis Tools and Techniques
| Công cụ & Kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Alternatives Analysis (Phân tích các lựa chọn) | So sánh và đánh giá nhiều phương án khác nhau để chọn giải pháp tối ưu về chi phí, tiến độ, rủi ro hoặc hiệu quả. |
| Assessment of Other Risk Parameters (Đánh giá các tham số rủi ro khác) | Phân tích thêm các yếu tố rủi ro như tính cấp thiết, khả năng phát hiện, tần suất để có đánh giá toàn diện hơn. |
| Assumption and Constraint Analysis (Phân tích giả định và ràng buộc) | Xác định, kiểm tra và đánh giá tính hợp lý của các giả định và ràng buộc trong dự án để phát hiện rủi ro tiềm ẩn. |
| Cost of Quality (Chi phí chất lượng) | Phân tích chi phí đảm bảo và kiểm soát chất lượng, bao gồm chi phí phòng ngừa, thẩm định, và chi phí sai lỗi. |
| Cost–Benefit Analysis (Phân tích chi phí – lợi ích) | So sánh chi phí đầu tư với lợi ích mang lại để xác định giá trị kinh tế hoặc tính khả thi của dự án hay phương án. |
| Decision Tree Analysis (Phân tích cây quyết định) | Sử dụng mô hình dạng cây để biểu diễn các lựa chọn, xác suất và kết quả nhằm chọn phương án có giá trị kỳ vọng cao nhất. |
| Document Analysis (Phân tích tài liệu) | Xem xét các tài liệu hiện có như hợp đồng, báo cáo, kế hoạch, hoặc yêu cầu để trích xuất thông tin hữu ích cho dự án. |
| Earned Value Analysis (Phân tích giá trị đạt được) | So sánh tiến độ, chi phí và hiệu suất thực tế với kế hoạch (EVM) để đánh giá tình trạng tổng thể của dự án. |
| Influence Diagrams (Biểu đồ ảnh hưởng) | Biểu đồ thể hiện mối quan hệ giữa các biến số (rủi ro, mục tiêu, quyết định) để trực quan hóa nguyên nhân và tác động. |
| Iteration Burndown Chart (Biểu đồ giảm dần theo vòng lặp) | Biểu đồ theo dõi khối lượng công việc còn lại trong mỗi iteration hoặc sprint, thường dùng trong Agile. |
| Make-or-Buy Analysis (Phân tích tự làm hay thuê ngoài) | Đánh giá nên tự sản xuất hay mua ngoài dựa trên chi phí, năng lực, thời gian và rủi ro. |
| Performance Reviews (Đánh giá hiệu suất) | Đo lường hiệu quả thực hiện của nhóm hoặc nhà cung cấp so với kế hoạch, KPI hoặc hợp đồng. |
| Process Analysis (Phân tích quy trình) | Xem xét cách quy trình vận hành để phát hiện điểm yếu, lỗi hoặc cơ hội cải tiến. |
| Proposal Evaluation (Đánh giá hồ sơ đề xuất) | So sánh, chấm điểm và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí đã xác định trước (giá, kỹ thuật, năng lực, rủi ro). |
| Regression Analysis (Phân tích hồi quy) | Phân tích mối quan hệ giữa các biến để dự đoán xu hướng hoặc tác động (ví dụ: chi phí phụ thuộc vào thời gian). |
| Reserve Analysis (Phân tích dự phòng) | Xác định và theo dõi mức dự phòng chi phí hoặc thời gian cần thiết để xử lý rủi ro hoặc sai lệch. |
| Risk Data Quality Assessment (Đánh giá chất lượng dữ liệu rủi ro) | Kiểm tra tính chính xác, độ tin cậy và đầy đủ của dữ liệu rủi ro trước khi phân tích chi tiết. |
| Risk Probability and Impact Assessment (Đánh giá xác suất và tác động rủi ro) | Xác định khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của từng rủi ro để xếp hạng và ưu tiên xử lý. |
| Root Cause Analysis (Phân tích nguyên nhân gốc) | Xác định nguyên nhân gốc rễ của sự cố hoặc lỗi để ngăn ngừa tái diễn. |
| Sensitivity Analysis (Phân tích độ nhạy) | Kiểm tra xem kết quả dự án bị ảnh hưởng thế nào khi thay đổi một hoặc nhiều biến đầu vào. |
| Simulation (Mô phỏng) | Dùng mô hình xác suất (như Monte Carlo) để mô phỏng nhiều kịch bản, giúp dự đoán kết quả chi phí hoặc tiến độ. |
| Stakeholder Analysis (Phân tích bên liên quan) | Xác định stakeholder, đánh giá mức độ ảnh hưởng, mong đợi và chiến lược tương tác phù hợp. |
| SWOT Analysis (Phân tích SWOT) | Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức để xây dựng chiến lược phù hợp cho dự án. |
| Technical Performance Analysis (Phân tích hiệu suất kỹ thuật) | Theo dõi và đánh giá các chỉ số kỹ thuật (như độ chính xác, tốc độ, độ ổn định) để đảm bảo sản phẩm đáp ứng yêu cầu. |
| Trend Analysis (Phân tích xu hướng) | Xem xét dữ liệu theo thời gian để phát hiện xu hướng tăng/giảm và dự đoán hành vi trong tương lai. |
| Variance Analysis (Phân tích sai lệch) | So sánh giá trị thực tế với kế hoạch để xác định chênh lệch về chi phí, tiến độ hoặc phạm vi. |
| What-if Scenario Analysis (Phân tích tình huống giả định) | Mô phỏng các kịch bản khác nhau (“nếu… thì…”) để đánh giá tác động của thay đổi hoặc rủi ro đến mục tiêu dự án. |
3. Data Representation Tools and Techniques
| Công cụ & Kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Affinity Diagrams (Sơ đồ phân nhóm liên tưởng) | Gom nhóm các ý tưởng hoặc dữ liệu có liên quan lại với nhau để nhận diện các chủ đề hoặc mẫu chung, thường dùng sau các buổi brainstorming. |
| Cause-and-Effect Diagrams (Biểu đồ nhân quả / Fishbone / Ishikawa) | Xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề bằng cách phân loại nguyên nhân theo các nhóm như: Con người, Quy trình, Thiết bị, Nguyên vật liệu, Môi trường, Đo lường. |
| Control Charts (Biểu đồ kiểm soát) | Theo dõi hiệu suất của quy trình theo thời gian và xác định khi nào quy trình vượt ngoài giới hạn kiểm soát (UCL, LCL). |
| Flowcharts (Lưu đồ quy trình) | Biểu diễn trực quan các bước hoặc luồng công việc trong một quy trình, giúp nhận diện điểm nghẽn hoặc hoạt động dư thừa. |
| Hierarchical Charts (Biểu đồ phân cấp) | Biểu đồ thể hiện mối quan hệ phân cấp như WBS (Work Breakdown Structure), OBS (Organizational Breakdown Structure), hoặc RBS (Resource Breakdown Structure). |
| Histograms (Biểu đồ tần suất) | Biểu đồ cột thể hiện phân bố dữ liệu theo tần suất, giúp nhận biết xu hướng, điểm trung bình, hoặc giá trị bất thường. |
| Logical Data Model (Mô hình dữ liệu logic) | Mô tả mối quan hệ giữa các yếu tố dữ liệu và cấu trúc của hệ thống ở mức logic, không phụ thuộc vào công nghệ lưu trữ. |
| Matrix Diagrams (Biểu đồ ma trận) | Hiển thị mối quan hệ giữa các yếu tố theo dạng hàng và cột (ví dụ: yêu cầu – bài kiểm thử, rủi ro – biện pháp ứng phó). |
| Matrix-Based Charts (Biểu đồ dựa trên ma trận) | Các biểu đồ thể hiện phân bổ vai trò và trách nhiệm, ví dụ: RACI Chart (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). |
| Mind Mapping (Sơ đồ tư duy) | Trực quan hóa các ý tưởng, yêu cầu hoặc khái niệm bằng cấu trúc nhánh xuất phát từ một chủ đề trung tâm, giúp dễ hình dung và sắp xếp thông tin. |
| Probability and Impact Matrix (Ma trận xác suất và tác động) | Đánh giá và phân loại rủi ro dựa trên khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng, giúp ưu tiên xử lý. |
| Scatter Diagrams (Biểu đồ phân tán) | Biểu đồ hiển thị mối quan hệ giữa hai biến số để xác định mức độ tương quan hoặc xu hướng. |
| Stakeholder Engagement Assessment Matrix (Ma trận đánh giá mức độ tham gia của stakeholder) | So sánh mức độ tham gia hiện tại và mong muốn của từng stakeholder để xây dựng chiến lược tương tác phù hợp. |
| Stakeholder Mapping / Representation (Sơ đồ stakeholder) | Trực quan hóa mối quan hệ, mức độ ảnh hưởng và quyền lực của stakeholder, ví dụ: Power/Interest Grid hoặc Influence/Impact Matrix. |
| Text-Oriented Formats (Định dạng văn bản mô tả) | Dạng tài liệu mô tả chi tiết vai trò, trách nhiệm hoặc mối quan hệ giữa các thành phần dự án, thường dùng trong mô tả WBS hoặc cơ cấu tổ chức. |
4. Decision-Making Tools & Techniques
| Công cụ & Kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Multicriteria Decision Analysis (Phân tích quyết định đa tiêu chí) | Phương pháp đánh giá và so sánh các lựa chọn dựa trên nhiều tiêu chí (ví dụ: chi phí, rủi ro, thời gian, chất lượng). Mỗi tiêu chí được gán trọng số để tính điểm tổng thể, giúp chọn giải pháp tối ưu nhất. |
| Voting (Biểu quyết) | Kỹ thuật ra quyết định tập thể, được sử dụng khi cần đạt đồng thuận trong nhóm. Có thể gồm nhiều hình thức như Majority Voting (đa số), Unanimity (đồng thuận tuyệt đối), hoặc Plurality (phiếu cao nhất thắng). |
5. Communication Skills Tools and Techniques
| Công cụ & Kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Feedback (Phản hồi) | Quá trình trao đổi thông tin hai chiều nhằm cải thiện hiệu suất, điều chỉnh hành vi hoặc làm rõ thông tin. Phản hồi có thể được đưa ra trực tiếp, bằng văn bản hoặc qua các buổi họp. |
| Presentations (Trình bày) | Phương pháp truyền đạt thông tin dự án đến stakeholder bằng hình thức trực quan, có cấu trúc rõ ràng. Giúp chia sẻ tiến độ, kết quả, hoặc đề xuất một cách thuyết phục và dễ hiểu. |
6. Interpersonal and Team Skills Tools and Techniques
| Công cụ & Kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Active Listening (Lắng nghe tích cực) | Tập trung hoàn toàn vào người nói, thể hiện sự quan tâm, đặt câu hỏi làm rõ và phản hồi để đảm bảo hiểu đúng thông điệp. |
| Communication Styles Assessment (Đánh giá phong cách giao tiếp) | Nhận diện phong cách giao tiếp của bản thân và người khác (trực tiếp, phân tích, cảm xúc…) để điều chỉnh cách tương tác phù hợp. |
| Conflict Management (Quản lý xung đột) | Sử dụng các kỹ thuật như tránh né, hợp tác, thỏa hiệp hoặc đối đầu tích cực để giải quyết mâu thuẫn trong nhóm. |
| Cultural Awareness (Nhận thức văn hóa) | Hiểu và tôn trọng sự khác biệt về văn hóa, giá trị và hành vi giữa các thành viên, giúp cải thiện giao tiếp và hợp tác trong môi trường đa văn hóa. |
| Decision Making (Ra quyết định) | Phân tích dữ liệu, cân nhắc rủi ro và tham khảo ý kiến nhóm để đưa ra quyết định hiệu quả và minh bạch. |
| Emotional Intelligence (Trí tuệ cảm xúc) | Nhận biết, hiểu và kiểm soát cảm xúc của bản thân và người khác để tăng cường sự đồng cảm và hiệu quả trong giao tiếp. |
| Facilitation (Điều phối) | Kỹ năng hướng dẫn các cuộc họp, workshop hoặc thảo luận để đảm bảo mọi người đều tham gia và đạt được kết quả mong muốn. |
| Influencing (Ảnh hưởng) | Sử dụng kỹ năng giao tiếp, uy tín và lập luận logic để tác động tích cực đến quyết định hoặc hành động của người khác. |
| Leadership (Lãnh đạo) | Truyền cảm hứng, định hướng và hỗ trợ đội nhóm đạt được mục tiêu dự án thông qua tầm nhìn và giá trị chung. |
| Meeting Management (Quản lý cuộc họp) | Chuẩn bị, điều phối và ghi nhận kết quả các cuộc họp hiệu quả, đảm bảo mục tiêu rõ ràng và hành động cụ thể. |
| Motivation (Tạo động lực) | Khuyến khích và công nhận nỗ lực của đội nhóm để duy trì tinh thần, sự gắn kết và năng suất làm việc cao. |
| Negotiation (Đàm phán) | Trao đổi và thương lượng nhằm đạt được thỏa thuận có lợi cho các bên, thường dùng trong hợp đồng, phạm vi, hoặc phân bổ tài nguyên. |
| Networking (Xây dựng mối quan hệ) | Thiết lập và duy trì các mối quan hệ nghề nghiệp, giúp trao đổi kiến thức, kinh nghiệm và hỗ trợ trong dự án. |
| Nominal Group Technique (Kỹ thuật nhóm danh định) | Phương pháp thu thập ý kiến nhóm có cấu trúc, kết hợp thảo luận và bỏ phiếu để đạt được sự đồng thuận. |
| Observation / Conversation (Quan sát và trò chuyện) | Theo dõi hành vi và trao đổi trực tiếp với team hoặc stakeholder để hiểu rõ nhu cầu, khó khăn và mức độ tương tác. |
| Political Awareness (Nhận thức chính trị tổ chức) | Hiểu rõ cơ cấu quyền lực, ảnh hưởng và động lực trong tổ chức để điều hướng mối quan hệ hiệu quả. |
| Team Building (Xây dựng đội nhóm) | Tổ chức các hoạt động, trò chơi hoặc workshop nhằm tăng cường sự tin tưởng, gắn kết và hợp tác giữa các thành viên. |
7. Ungrouped Tools and Techniques
| Công cụ & Kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Advertising (Quảng cáo) | Công bố thông tin gói thầu hoặc yêu cầu chào giá ra thị trường để thu hút các nhà cung cấp tiềm năng. |
| Agile Release Planning (Lập kế hoạch phát hành Agile) | Xác định lộ trình phát hành sản phẩm theo nhiều iteration hoặc sprint, giúp dự đoán tính năng sẽ hoàn thành trong mỗi chu kỳ. |
| Analogous Estimating (Ước lượng tương tự) | Sử dụng dữ liệu từ các dự án trước đó có tính tương đồng để ước lượng chi phí, thời gian hoặc nguồn lực cho dự án hiện tại. |
| Audits (Kiểm toán) | Đánh giá độc lập về sự tuân thủ quy trình, tiêu chuẩn và hiệu suất dự án để xác định điểm cần cải tiến. |
| Bidder Conferences (Hội nghị nhà thầu) | Cuộc họp giữa bên mời thầu và các nhà cung cấp để làm rõ yêu cầu, điều kiện hợp đồng trước khi nộp hồ sơ dự thầu. |
| Bottom-up Estimating (Ước lượng từ dưới lên) | Ước lượng chi tiết cho từng hoạt động nhỏ và tổng hợp để xác định chi phí hoặc thời gian của toàn dự án. |
| Change Control Tools (Công cụ kiểm soát thay đổi) | Hệ thống theo dõi, phê duyệt và quản lý các yêu cầu thay đổi trong dự án một cách minh bạch và có kiểm soát. |
| Claims Administration (Quản lý yêu cầu bồi thường) | Quản lý, xử lý và giải quyết các yêu cầu bồi thường, tranh chấp hoặc thay đổi phát sinh trong hợp đồng. |
| Colocation (Làm việc cùng địa điểm) | Bố trí các thành viên dự án làm việc cùng không gian để tăng cường giao tiếp, hợp tác và hiệu suất. |
| Communication Methods (Phương thức truyền thông) | Cách thức trao đổi thông tin giữa các bên, gồm Interactive (trực tiếp), Push (gửi đi), và Pull (tự truy cập). |
| Communication Models (Mô hình truyền thông) | Mô tả cách thông tin di chuyển qua các thành phần: người gửi – kênh truyền – người nhận – phản hồi, giúp đảm bảo hiểu đúng thông điệp. |
| Communication Requirements Analysis (Phân tích yêu cầu truyền thông) | Xác định nhu cầu, tần suất và định dạng thông tin cần chia sẻ giữa các stakeholder. |
| Communication Technology (Công nghệ truyền thông) | Sử dụng công cụ như email, chat, video conference, phần mềm quản lý dự án để truyền đạt thông tin hiệu quả. |
| Context Diagram (Sơ đồ ngữ cảnh) | Biểu đồ thể hiện phạm vi hệ thống, các đối tượng tương tác bên ngoài và luồng thông tin giữa chúng. |
| Contingent Response Strategies (Chiến lược ứng phó dự phòng) | Kế hoạch hành động sẽ thực hiện nếu rủi ro đã xác định thực sự xảy ra. |
| Cost Aggregation (Tổng hợp chi phí) | Cộng dồn chi phí ước lượng của từng hoạt động hoặc gói công việc để xác định ngân sách tổng thể. |
| Critical Path Method (Phương pháp đường găng) | Phân tích chuỗi hoạt động dài nhất trong mạng lưới để xác định thời gian hoàn thành ngắn nhất của dự án. |
| Decomposition (Phân rã công việc) | Chia nhỏ phạm vi hoặc hoạt động dự án thành các thành phần dễ quản lý hơn, như trong WBS hoặc Activity List. |
| Dependency Determination and Integration (Xác định và tích hợp phụ thuộc) | Nhận diện và sắp xếp thứ tự các hoạt động dựa trên mối quan hệ logic giữa chúng. |
| Design for X (Thiết kế cho X) | Áp dụng nguyên tắc tối ưu hóa thiết kế cho mục tiêu cụ thể như chi phí, chất lượng, an toàn, hoặc khả năng bảo trì. |
| Expert Judgment (Ý kiến chuyên gia) | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| Financing (Tài trợ) | Huy động và quản lý nguồn vốn cần thiết để thực hiện dự án. |
| Funding Limit Reconciliation (Điều chỉnh giới hạn tài trợ) | Cân đối kế hoạch chi tiêu để đảm bảo không vượt quá giới hạn tài chính được phân bổ. |
| Ground Rules (Nguyên tắc làm việc nhóm) | Thiết lập quy tắc chung về hành vi, giao tiếp và trách nhiệm nhằm tạo môi trường làm việc tích cực. |
| Historical Information Review (Phân tích dữ liệu lịch sử) | Xem xét dữ liệu từ dự án trước để học hỏi kinh nghiệm và cải thiện ước lượng hoặc quy trình. |
| Individual and Team Assessments (Đánh giá cá nhân và nhóm) | Xác định điểm mạnh, điểm yếu, phong cách làm việc của các thành viên để tối ưu hiệu quả nhóm. |
| Information Management (Quản lý thông tin) | Sử dụng hệ thống lưu trữ, phân loại và truy cập thông tin dự án như repository, wiki, hoặc database. |
| Inspections (Kiểm tra) | Kiểm tra sản phẩm, tài liệu hoặc quy trình để đảm bảo đáp ứng yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng. |
| Knowledge Management (Quản lý tri thức) | Thu thập, chia sẻ và lưu trữ kiến thức (tường minh và ẩn) để duy trì năng lực tổ chức. |
| Leads and Lags (Độ dẫn và độ trễ) | Điều chỉnh mối quan hệ giữa các hoạt động trong lịch trình bằng cách thêm khoảng thời gian dẫn (lead) hoặc trễ (lag). |
| Meetings (Cuộc họp) | Hình thức trao đổi thông tin, ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc rà soát tiến độ giữa các thành viên dự án. |
| Organizational Theory (Lý thuyết tổ chức) | Hiểu động lực, hành vi và cấu trúc tổ chức để xây dựng chiến lược quản lý nhân sự phù hợp. |
| Parametric Estimating (Ước lượng tham số) | Sử dụng mối quan hệ toán học giữa các biến số để tính toán ước lượng chi phí hoặc thời gian (ví dụ: chi phí/m²). |
| Pre-Assignment (Phân công trước) | Chỉ định nhân sự hoặc tài nguyên cụ thể trước khi dự án chính thức khởi động. |
| Precedence Diagramming Method (Phương pháp sơ đồ thứ tự ưu tiên) | Biểu diễn các hoạt động theo mối quan hệ logic (FS, SS, FF, SF) để lập lịch trình. |
| Problem Solving (Giải quyết vấn đề) | Xác định nguyên nhân, phân tích lựa chọn và triển khai giải pháp để xử lý vấn đề phát sinh trong dự án. |
| Product Analysis (Phân tích sản phẩm) | Xác định đặc tính và yêu cầu của sản phẩm để mô tả rõ phạm vi dự án. |
| Project Management Information System (PMIS) | Hệ thống phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo tiến độ, chi phí, tài nguyên của dự án. |
| Project Reporting (Báo cáo dự án) | Trình bày dữ liệu và tiến độ dự án qua các báo cáo hoặc dashboard cho stakeholder. |
| Prompt Lists (Danh sách gợi ý rủi ro) | Danh mục các loại rủi ro tiềm ẩn theo từng nhóm (PESTLE, TECOP…) giúp nhận diện rủi ro toàn diện hơn. |
| Prototypes (Nguyên mẫu) | Tạo bản mẫu thử của sản phẩm để kiểm chứng yêu cầu và thu thập phản hồi trước khi phát triển chính thức. |
| Quality Improvement Methods (Phương pháp cải tiến chất lượng) | Áp dụng các kỹ thuật như PDCA, Six Sigma, Kaizen để nâng cao hiệu quả và chất lượng quy trình. |
| Recognition and Rewards (Khen thưởng và công nhận) | Ghi nhận và khen thưởng đóng góp của thành viên nhằm tăng động lực và sự gắn kết. |
| Representations of Uncertainty (Biểu diễn sự bất định) | Mô tả mức độ không chắc chắn của các yếu tố (ví dụ: ước lượng ba điểm hoặc phân phối xác suất). |
| Resource Optimization (Tối ưu hóa tài nguyên) | Cân bằng và phân bổ lại nguồn lực để đạt hiệu quả sử dụng tối đa, bao gồm Resource Leveling và Resource Smoothing. |
| Risk Categorization (Phân loại rủi ro) | Nhóm rủi ro theo loại (kỹ thuật, tài chính, bên ngoài…) để phân tích và xử lý hiệu quả hơn. |
| Rolling Wave Planning (Lập kế hoạch cuốn chiếu) | Lập kế hoạch chi tiết cho giai đoạn gần, còn giai đoạn xa chỉ mô tả tổng quan cho đến khi có thêm thông tin. |
| Schedule Compression (Rút ngắn tiến độ) | Giảm tổng thời gian dự án bằng các kỹ thuật như Crashing (thêm tài nguyên) hoặc Fast Tracking (song song công việc). |
| Schedule Network Analysis (Phân tích mạng lưới tiến độ) | Đánh giá và tối ưu chuỗi hoạt động để xác định thời gian hoàn thành sớm nhất của dự án. |
| Source Selection Analysis (Phân tích lựa chọn nhà cung cấp) | Xây dựng và áp dụng tiêu chí đánh giá (giá, năng lực, chất lượng) để chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. |
| Strategies for Opportunities (Chiến lược tận dụng cơ hội) | Kế hoạch để khai thác rủi ro tích cực, gồm Exploit, Share, Enhance, Accept. |
| Strategies for Overall Project Risk (Chiến lược cho rủi ro tổng thể) | Định hướng ứng phó với mức độ rủi ro tổng thể của dự án bằng các hành động phòng ngừa hoặc giảm thiểu. |
| Strategies for Threats (Chiến lược đối phó rủi ro tiêu cực) | Biện pháp xử lý rủi ro tiêu cực: Avoid, Transfer, Mitigate, Accept. |
| Test and Inspection Planning (Lập kế hoạch kiểm thử và kiểm tra) | Xác định tiêu chuẩn, phương pháp và tần suất kiểm thử để đảm bảo sản phẩm đáp ứng yêu cầu. |
| Testing / Product Evaluations (Kiểm thử / Đánh giá sản phẩm) | Đánh giá sản phẩm, quy trình hoặc kết quả dự án để xác nhận sự phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng. |
| Three-Point Estimating (Ước lượng ba điểm) | Sử dụng ba giá trị ước lượng: lạc quan (O), khả dĩ (M), bi quan (P) để giảm thiểu sai lệch. |
| To-Complete Performance Index (Chỉ số hiệu suất hoàn thành) | Chỉ số EVM dùng để xác định hiệu suất cần đạt để hoàn thành dự án trong phạm vi ngân sách. |
| Training (Đào tạo) | Hoạt động giúp nâng cao kỹ năng, kiến thức cho thành viên dự án. |
| Virtual Teams (Nhóm làm việc ảo) | Các thành viên dự án làm việc từ xa qua công nghệ, giúp mở rộng nguồn nhân lực và linh hoạt địa lý. |
PMBOK® 7 chuyển hướng ra sao?
PMBOK® 7 (phiên bản hiện hành, dùng cho kỳ thi PMP hiện nay) không còn tập trung vào 49 quy trình mà chuyển sang:
- 8 Performance Domains (các lĩnh vực thực thi giá trị), và
- 12 Principles (nguyên tắc nền tảng).
Tuy nhiên, 5 Process Groups vẫn được PMI giữ lại như khung tư duy truyền thống, đặc biệt quan trọng khi bạn áp dụng predictive hoặc hybrid.
Cách ghi nhớ 5 Process Groups nhanh
Một mẹo nhớ phổ biến là:
Initiating → Planning → Executing → Monitoring & Controlling → Closing
👉 Viết tắt: I P E M C
Bạn có thể nhớ câu vui:
“I Prefer Eating Mango Cold” 🍋