📣 Advertising (Quảng cáo)

Advertising (Quảng cáo) là một Tool and Technique thường được sử dụng trong nhiều quy trình khác nhau của quản lý dự án, đặc biệt trong Procurement Management, Resource Management và Stakeholder Engagement. Dù không được nhóm chính thức vào bất kỳ nhóm kỹ thuật cụ thể nào trong PMBOK® Guide, quảng cáo đóng vai trò truyền thông chiến lược để thu hút, thông báo hoặc kêu gọi sự tham gia từ các bên bên ngoài dự án.

🎯 Mục đích

  • Thu hút các nhà cung cấp hoặc đối tác tiềm năng trong quá trình đấu thầu (Procurement).
  • Tìm kiếm nhân sự hoặc nguồn lực phù hợp cho dự án.
  • Thông báo rộng rãi thông tin dự án hoặc thay đổi quan trọng đến các nhóm liên quan.
  • Tăng nhận thức và sự ủng hộ của công chúng hoặc stakeholder đối với dự án.

⚙️ Ứng dụng trong các quy trình của PMP

  1. Conduct Procurements (Thực hiện mua sắm):
    • Quảng cáo được dùng để công bố thông báo mời thầu (Invitation for Bid – IFB) hoặc yêu cầu đề xuất (Request for Proposal – RFP) trên các kênh truyền thông chính thức.
    • Giúp đảm bảo cạnh tranh công bằng và tiếp cận nhiều nhà cung cấp đủ điều kiện.
  2. Acquire Resources (Thu nhận nguồn lực):
    • Quảng cáo việc làm, hợp đồng hoặc dự án trên nền tảng tuyển dụng, mạng lưới nghề nghiệp hoặc website nội bộ.
    • Hỗ trợ Project Manager thu hút nhân sự có kỹ năng phù hợp.
  3. Manage Stakeholder Engagement (Quản lý sự tham gia của bên liên quan):
    • Sử dụng quảng cáo hoặc chiến dịch truyền thông để nâng cao nhận thức, tạo sự đồng thuận và tăng tính minh bạch với các nhóm ảnh hưởng lớn.
    • Ví dụ: chiến dịch truyền thông công cộng cho dự án cơ sở hạ tầng hoặc dự án công ích.
  4. Plan Communications Management:
    • Xác định cách và kênh quảng bá thông tin dự án (website, email, ấn phẩm, mạng xã hội).
    • Đảm bảo thông điệp được truyền đi nhất quán, đúng đối tượng và đúng thời điểm.

💬 Ví dụ minh họa

Trong dự án xây dựng hạ tầng công cộng, nhóm dự án cần thuê nhà thầu phụ thi công đường ống kỹ thuật.
Project Manager phối hợp với phòng mua sắm để đăng thông báo mời thầu trên báo chính phủ và website đấu thầu quốc gia.
➡️ Kết quả: có hơn 10 nhà thầu tham gia nộp hồ sơ, giúp tổ chức lựa chọn được đối tác tốt nhất với giá cạnh tranh.

💡 Lợi ích

  • Tăng tính minh bạch và công bằng trong đấu thầu, tuyển dụng và hợp tác.
  • Mở rộng phạm vi tiếp cận nguồn lực và nhà cung cấp tiềm năng.
  • Tăng uy tín và hình ảnh chuyên nghiệp của tổ chức dự án.
  • Hỗ trợ chiến lược truyền thông và quản lý stakeholder hiệu quả.

⚠️ Hạn chế

  • Tốn thời gian và chi phí triển khai, đặc biệt với quảng cáo quy mô lớn.
  • Khó kiểm soát thông điệp nếu kênh truyền thông không được chọn lọc kỹ.
  • Rủi ro thông tin sai lệch hoặc phản ứng tiêu cực từ công chúng.
  • Không đảm bảo chất lượng ứng viên hoặc nhà cung cấp, dù có nhiều phản hồi.

🧭 Lưu ý khi sử dụng

  • Chọn kênh quảng cáo phù hợp với mục tiêu (chính phủ, thương mại, mạng xã hội chuyên ngành).
  • Đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý trong công bố thông tin và đấu thầu.
  • Theo dõi phản hồi và hiệu quả để điều chỉnh chiến lược quảng bá.
  • Kết hợp với kỹ thuật Procurement Documents, Communication Management Plan và Stakeholder Engagement Plan để đảm bảo đồng bộ.

📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải Advertising Template (biểu mẫu hướng dẫn lập kế hoạch và quản lý quảng cáo trong dự án) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/