Active Listening (Lắng nghe tích cực) là một kỹ thuật thuộc nhóm Interpersonal and Team Skills Tools and Techniques, giúp người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm hiểu sâu sắc nội dung, cảm xúc và mục đích của người nói. Đây là kỹ năng nền tảng trong giao tiếp hiệu quả, giúp xây dựng lòng tin, giảm hiểu lầm, và tăng cường sự hợp tác trong nhóm.
🎯 Mục đích
- Giúp hiểu đúng thông tin và cảm xúc mà người nói muốn truyền đạt.
- Thúc đẩy mối quan hệ tích cực giữa các bên liên quan.
- Tăng khả năng giải quyết xung đột và thương lượng hiệu quả.
- Tạo môi trường làm việc cởi mở, tôn trọng và minh bạch.
⚙️ Cách thực hiện
-
Tập trung hoàn toàn vào người nói
- Duy trì giao tiếp bằng mắt, tránh làm việc khác khi người khác đang nói.
- Lắng nghe không chỉ lời nói mà còn ngữ điệu, cử chỉ và cảm xúc.
-
Thể hiện sự quan tâm và khuyến khích người nói
- Sử dụng tín hiệu phi ngôn ngữ như gật đầu, ánh mắt hoặc mỉm cười nhẹ.
- Có thể sử dụng câu phản hồi ngắn như: “Tôi hiểu”, “Vâng”, “Tiếp tục đi nhé”.
-
Phản hồi và xác nhận lại nội dung
- Diễn giải lại nội dung theo cách hiểu của bạn để kiểm tra sự chính xác.
- Đặt câu hỏi mở: “Bạn có thể nói rõ hơn về phần này không?” hoặc “Ý bạn là… đúng không?”
-
Không ngắt lời và không phán xét
- Cho người nói không gian để bộc lộ suy nghĩ trọn vẹn.
- Giữ thái độ trung lập, không phản ứng vội vàng hay đánh giá ý kiến.
-
Ghi nhận và hành động sau khi lắng nghe
- Ghi chú các điểm quan trọng để theo dõi hoặc phản hồi sau.
- Thể hiện rằng bạn đã lắng nghe bằng hành động cụ thể (như giải quyết vấn đề được nêu ra).
💬 Ví dụ minh họa
Tình huống: Một thành viên trong nhóm nói rằng họ đang bị quá tải vì deadline chồng chéo.
Người quản lý dự án áp dụng kỹ thuật lắng nghe tích cực bằng cách:
- Dừng công việc, tập trung hoàn toàn vào người nói.
- Diễn giải lại: “Bạn đang nói là bạn cảm thấy khối lượng công việc hiện tại quá nhiều và khó hoàn thành đúng hạn, đúng không?”
- Sau khi xác nhận, họ cùng trao đổi để phân bổ lại nhiệm vụ hoặc hỗ trợ tài nguyên.
💡 Lợi ích
- Cải thiện giao tiếp nội bộ và giảm hiểu lầm trong nhóm.
- Tăng sự tin tưởng và gắn kết, đặc biệt trong các nhóm đa văn hóa.
- Khuyến khích sự chia sẻ thông tin và phản hồi trung thực.
- Nâng cao hiệu quả giải quyết xung đột và ra quyết định.
⚠️ Hạn chế
- Đòi hỏi thời gian và sự kiên nhẫn, đặc biệt khi nhóm có nhiều vấn đề cần xử lý.
- Người nghe có thể bị cảm xúc cá nhân chi phối nếu không kiểm soát tốt.
- Khó duy trì liên tục trong môi trường áp lực cao hoặc khi giao tiếp trực tuyến.
🧭 Lưu ý khi sử dụng
- Lắng nghe không chỉ bằng tai mà bằng sự chú tâm và thấu hiểu cảm xúc.
- Ghi chú lại các điểm quan trọng thay vì cố ghi nhớ toàn bộ nội dung.
- Duy trì thái độ tích cực, không phán xét để khuyến khích người khác chia sẻ.
- Kết hợp với các kỹ thuật khác như Feedback (Phản hồi) hoặc Conflict Management (Quản lý xung đột) để nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải Active Listening Template (biểu mẫu hướng dẫn và ghi chú kỹ năng lắng nghe tích cực) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/