📊 Analogous Estimating (Ước lượng tương tự)

Analogous Estimating (Ước lượng tương tự) là một Tool and Technique thuộc nhóm Estimating Techniques, được sử dụng trong nhiều quy trình của Project Time Management và Cost Management. Kỹ thuật này dựa trên dữ liệu lịch sử của các dự án tương tự để ước tính thời gian, chi phí hoặc nguồn lực cho dự án hiện tại.

Đây là một phương pháp ước lượng cấp cao (top-down), thường được áp dụng ở giai đoạn đầu khi thông tin chi tiết về dự án còn hạn chế.

🎯 Mục đích

  • Ước lượng nhanh thời gian hoặc chi phí dự án khi chưa có nhiều dữ liệu cụ thể.
  • Cung cấp cơ sở sơ bộ cho việc lập kế hoạch hoặc trình duyệt ngân sách.
  • Tận dụng kinh nghiệm thực tế và dữ liệu lịch sử từ các dự án trước.
  • Hỗ trợ so sánh và hiệu chỉnh dự án mới với dự án đã hoàn thành tương tự.

⚙️ Quy trình thực hiện

  1. Xác định dự án hoặc gói công việc tương tự:
    • Tìm các dự án đã hoàn thành có phạm vi, quy mô, độ phức tạp và điều kiện tương tự.
  2. Thu thập dữ liệu lịch sử:
    • Sử dụng thông tin từ tài liệu lưu trữ, PMIS (Project Management Information System) hoặc cơ sở dữ liệu tổ chức (OPAs).
    • Ví dụ: thời gian thi công, chi phí thực tế, năng suất nhóm, v.v.
  3. Phân tích và điều chỉnh khác biệt:
    • Nếu dự án hiện tại khác về quy mô hoặc độ phức tạp, cần hiệu chỉnh tỷ lệ (scaling factor).
    • Ví dụ: nếu dự án mới lớn hơn 20% so với dự án cũ, có thể tăng chi phí hoặc thời gian tương ứng.
  4. Áp dụng ước lượng tương tự:
    • Ước tính tổng thể dựa trên trung bình hoặc giá trị điển hình của các dự án tương tự.
    • Công thức cơ bản: Estimate_new = Estimate_old × Adjustment_factor
  5. Xác minh và ghi nhận giả định:
    • Ghi rõ nguồn dữ liệu, giả định điều chỉnh và mức độ tin cậy của ước lượng.
    • Điều này giúp đánh giá và cập nhật ước lượng khi có thêm thông tin chi tiết.

💬 Ví dụ minh họa

Một dự án phần mềm năm ngoái có chi phí phát triển là $120,000 cho 6 tháng.
Dự án mới có phạm vi và độ phức tạp tương tự, nhưng có thêm 10% chức năng và một số cải tiến UI.
➡️ Ước lượng chi phí tương tự:
( 120,000 × 1.10 = 132,000 USD )
Kết quả này cung cấp ước lượng ban đầu cho kế hoạch chi phí dự án mới.

💡 Lợi ích

  • Nhanh chóng, đơn giản và ít tốn tài nguyên.
  • Phù hợp với giai đoạn đầu dự án khi chưa có nhiều thông tin chi tiết.
  • Tận dụng dữ liệu thực tế và kinh nghiệm từ các dự án trước.
  • Hữu ích cho việc so sánh và benchmark giữa các dự án.

⚠️ Hạn chế

  • Độ chính xác thấp nếu dự án mới không thực sự tương tự.
  • Phụ thuộc nhiều vào dữ liệu lịch sử – nếu dữ liệu không đầy đủ hoặc không đáng tin cậy sẽ dẫn đến sai lệch.
  • Khó áp dụng cho các dự án sáng tạo, độc nhất hoặc không có tiền lệ.
  • Không phản ánh chi tiết từng hạng mục công việc.

🧭 Lưu ý khi sử dụng

  • Sử dụng nhiều dự án tương tự để tăng độ tin cậy của ước lượng.
  • Ghi rõ mức độ tương tự và hệ số điều chỉnh để minh bạch quá trình ước tính.
  • Kết hợp với kỹ thuật Parametric Estimating để kiểm chứng kết quả.
  • Nên đánh giá sai số (range of estimate), ví dụ ±15% hoặc ±25% tùy độ tin cậy của dữ liệu.

📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải Analogous Estimating Template (biểu mẫu hướng dẫn thực hiện và ghi nhận ước lượng tương tự) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/