Audits (Kiểm toán) là một Tool and Technique được sử dụng trong nhiều quy trình của quản lý dự án, đặc biệt trong Quality Management, Procurement Management và Integration Management. Mục tiêu của kiểm toán là đánh giá tính tuân thủ, hiệu quả và tính phù hợp của các quy trình, công cụ và kết quả dự án so với kế hoạch hoặc tiêu chuẩn đã đặt ra.
🎯 Mục đích
- Xác minh mức độ tuân thủ với các quy trình, chính sách và tiêu chuẩn chất lượng.
- Xác định điểm mạnh, điểm yếu và các cơ hội cải tiến trong hoạt động dự án.
- Đảm bảo sản phẩm, quy trình hoặc hợp đồng đáp ứng yêu cầu chất lượng và quy định.
- Rút kinh nghiệm và cải tiến liên tục cho các dự án sau.
⚙️ Các loại kiểm toán trong dự án
-
Quality Audits (Kiểm toán chất lượng):
- Đánh giá quy trình đảm bảo và kiểm soát chất lượng.
- Được thực hiện trong quy trình Manage Quality (Quản lý chất lượng) để đảm bảo rằng hoạt động tuân thủ tiêu chuẩn tổ chức và dự án.
-
Procurement Audits (Kiểm toán mua sắm):
- Xem xét toàn bộ quy trình mua sắm, từ lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp đến việc quản lý và kết thúc hợp đồng.
- Thường được thực hiện trước khi đóng hợp đồng hoặc trong quá trình đánh giá hiệu suất nhà cung cấp, nhằm đảm bảo công bằng, minh bạch và tuân thủ pháp lý.
-
Project Audits (Kiểm toán tổng thể dự án):
- Đánh giá toàn bộ hiệu quả dự án, bao gồm phạm vi, tiến độ, chi phí, rủi ro, nhân sự và truyền thông.
- Thường được thực hiện trong các mốc quan trọng hoặc khi dự án gặp rủi ro nghiêm trọng.
-
Compliance Audits (Kiểm toán tuân thủ):
- Đảm bảo dự án tuân thủ các quy định pháp lý, hợp đồng, tiêu chuẩn an toàn hoặc yêu cầu môi trường.
- Đặc biệt quan trọng với các dự án thuộc lĩnh vực tài chính, xây dựng, y tế hoặc công nghệ.
🧩 Quy trình thực hiện kiểm toán
-
Lập kế hoạch kiểm toán (Audit Planning):
- Xác định mục tiêu, phạm vi, tiêu chí và phương pháp kiểm toán.
- Lựa chọn người kiểm toán có đủ năng lực và độc lập.
-
Chuẩn bị tài liệu và dữ liệu:
- Thu thập thông tin cần thiết: báo cáo tiến độ, kế hoạch dự án, quy trình, hồ sơ chất lượng, hợp đồng, v.v.
-
Thực hiện kiểm toán (Conduct Audit):
- Phỏng vấn, quan sát, kiểm tra hồ sơ, và so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn.
- Ghi nhận điểm mạnh, điểm cần cải thiện, và các sai lệch (nonconformities).
-
Lập báo cáo kiểm toán (Audit Report):
- Tổng hợp kết quả, đề xuất hành động khắc phục và cải tiến.
- Báo cáo được gửi cho Project Manager, Sponsor và các bên liên quan liên quan.
-
Theo dõi hành động khắc phục (Follow-up):
- Đảm bảo các khuyến nghị và biện pháp cải tiến được thực hiện.
- Cập nhật bài học kinh nghiệm (lessons learned) cho tổ chức.
💬 Ví dụ minh họa
Trong dự án triển khai hệ thống ERP, nhóm kiểm toán nội bộ thực hiện Quality Audit giữa giai đoạn thực hiện.
Họ phát hiện rằng quy trình kiểm thử (testing) chưa được ghi nhận đúng chuẩn và thiếu chữ ký phê duyệt.
➡️ Kết quả: Nhóm dự án cập nhật biểu mẫu kiểm thử, bổ sung chữ ký xác nhận và cải thiện quy trình QA cho các sprint sau, giúp giảm lỗi sản phẩm 30% trong lần kiểm thử kế tiếp.
💡 Lợi ích
- Phát hiện sớm sai sót và điểm yếu trong quy trình.
- Cải thiện hiệu quả và chất lượng dự án.
- Tăng tính minh bạch, tin cậy và tuân thủ.
- Tạo cơ sở cho việc cải tiến liên tục và chia sẻ kinh nghiệm.
⚠️ Hạn chế
- Tốn thời gian và nguồn lực, đặc biệt với dự án lớn hoặc đa bên liên quan.
- Có thể gây áp lực hoặc phản kháng từ các nhóm bị kiểm tra.
- Kết quả phụ thuộc vào năng lực và tính độc lập của nhóm kiểm toán.
- Nguy cơ tập trung vào hình thức thay vì giá trị thực tế.
🧭 Lưu ý khi sử dụng
- Đảm bảo người kiểm toán độc lập với nhóm thực hiện để tránh xung đột lợi ích.
- Tập trung vào cải tiến quy trình, không đổ lỗi cá nhân.
- Kết hợp với Lessons Learned Register để lưu lại và chia sẻ kết quả kiểm toán.
- Xác định chu kỳ kiểm toán định kỳ đối với dự án dài hạn hoặc có rủi ro cao.
📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải Audit Template (biểu mẫu lập kế hoạch, thực hiện và báo cáo kiểm toán trong dự án) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/