Bidder Conferences (Hội nghị nhà thầu) là một Tool and Technique được sử dụng trong quy trình Conduct Procurements (Thực hiện mua sắm) thuộc Procurement Management Knowledge Area. Mục đích của kỹ thuật này là đảm bảo sự hiểu biết thống nhất và công bằng giữa tất cả các nhà thầu tiềm năng trước khi họ nộp hồ sơ dự thầu hoặc đề xuất.
Hội nghị nhà thầu còn được gọi bằng nhiều tên khác như Contractor Conferences, Vendor Conferences hoặc Pre-bid Meetings, tùy theo tổ chức.
🎯 Mục đích
- Đảm bảo tất cả nhà thầu hiểu rõ yêu cầu, tiêu chí và phạm vi công việc.
- Tăng tính minh bạch và cạnh tranh công bằng trong quá trình đấu thầu.
- Giải đáp thắc mắc, làm rõ tài liệu mời thầu (RFP, RFQ).
- Giảm rủi ro do hiểu sai hoặc bỏ sót yêu cầu kỹ thuật, pháp lý.
⚙️ Quy trình tổ chức Bidder Conference
-
Chuẩn bị tài liệu và thông báo:
- Cơ quan mời thầu (Buyer) chuẩn bị Request for Proposal (RFP) hoặc Request for Quotation (RFQ).
- Gửi thư mời họp và lịch trình hội nghị cho tất cả nhà thầu tiềm năng.
-
Tổ chức hội nghị:
- Project Manager hoặc đại diện mua sắm trình bày mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và tiêu chí đánh giá.
- Các nhà thầu được phép đặt câu hỏi, thảo luận hoặc đề xuất làm rõ các điểm chưa rõ ràng.
-
Ghi nhận câu hỏi và phản hồi:
- Tất cả câu hỏi và câu trả lời phải được ghi lại chính thức để đảm bảo tính minh bạch.
- Thông tin này được chia sẻ đồng đều cho tất cả nhà thầu nhằm tránh lợi thế không công bằng.
-
Cập nhật tài liệu mời thầu (nếu cần):
- Sau hội nghị, Buyer có thể điều chỉnh hoặc làm rõ nội dung trong RFP/RFQ dựa trên phản hồi từ các nhà thầu.
- Mọi thay đổi phải được gửi lại chính thức cho tất cả các bên liên quan.
-
Theo dõi và kết thúc:
- Đảm bảo các nhà thầu đã nhận đủ thông tin và hiểu rõ yêu cầu trước hạn nộp hồ sơ.
- Biên bản hội nghị thường được lưu vào Procurement File như một phần của hồ sơ dự án.
💬 Ví dụ minh họa
Trong dự án xây dựng cơ sở hạ tầng IT, tổ chức mời thầu 5 nhà cung cấp tiềm năng tham dự Bidder Conference.
Tại buổi họp, nhóm dự án trình bày yêu cầu kỹ thuật, quy mô triển khai và các tiêu chí đánh giá. Một nhà thầu hỏi về thời gian bàn giao thiết bị, và câu trả lời được ghi lại và chia sẻ công khai cho tất cả 5 bên.
➡️ Kết quả: tất cả nhà thầu có thông tin rõ ràng, bình đẳng, giúp quá trình đấu thầu diễn ra suôn sẻ và minh bạch.
💡 Lợi ích
- Tăng tính minh bạch và công bằng trong quá trình mua sắm.
- Giảm rủi ro hiểu sai yêu cầu giữa các nhà thầu.
- Tạo điều kiện giao tiếp mở và hợp tác chuyên nghiệp.
- Giúp Buyer nhận được các đề xuất phù hợp hơn, chất lượng cao hơn.
⚠️ Hạn chế
- Tốn thời gian và chi phí tổ chức (đặc biệt khi có nhiều nhà thầu quốc tế).
- Có thể xuất hiện xung đột lợi ích nếu không quản lý thông tin công bằng.
- Cần kiểm soát chặt chẽ nội dung chia sẻ để không tiết lộ thông tin bí mật.
- Khó tổ chức đồng thời nếu có nhiều bên ở múi giờ khác nhau.
🧭 Lưu ý khi sử dụng
- Đảm bảo tính minh bạch tuyệt đối: mọi thông tin, câu trả lời phải được chia sẻ công khai cho tất cả nhà thầu.
- Không được thảo luận riêng với bất kỳ nhà thầu nào trong hoặc sau hội nghị.
- Lưu trữ đầy đủ biên bản, câu hỏi và phản hồi trong hồ sơ dự án.
- Kết hợp với Advertising và Procurement Negotiation để quản lý toàn bộ quy trình đấu thầu hiệu quả.
📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải Bidder Conference Template (biểu mẫu tổ chức và ghi nhận hội nghị nhà thầu trong quy trình mua sắm) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/