Bottom-up Estimating (Ước lượng từ dưới lên) là một Tool and Technique thuộc nhóm Estimating Techniques, được sử dụng phổ biến trong các quy trình Estimate Activity Durations, Estimate Costs, và Estimate Activity Resources. Phương pháp này thực hiện ước lượng chi tiết ở cấp độ thấp nhất của WBS (Work Breakdown Structure), sau đó tổng hợp dần lên để hình thành ước lượng tổng thể cho toàn bộ dự án.
🎯 Mục đích
- Cung cấp ước lượng chính xác nhất cho chi phí, thời gian hoặc nguồn lực.
- Giúp hiểu rõ thành phần công việc và xác định rủi ro tiềm ẩn ở từng hạng mục nhỏ.
- Tăng tính minh bạch và khả năng kiểm soát khi lập kế hoạch và theo dõi tiến độ.
⚙️ Quy trình thực hiện Bottom-up Estimating
-
Phân rã công việc (Decompose Work Packages):
- Sử dụng WBS để chia nhỏ phạm vi dự án thành hoạt động hoặc gói công việc (work packages) có thể ước lượng chi tiết.
-
Ước lượng từng thành phần chi tiết:
- Xác định nguồn lực, thời gian và chi phí cho từng hoạt động.
- Có thể áp dụng các kỹ thuật khác như Expert Judgment, Parametric Estimating hoặc Analogous Estimating cho từng phần nhỏ.
-
Tổng hợp các ước lượng:
- Cộng dồn tất cả ước lượng của các thành phần nhỏ để ra tổng chi phí hoặc tổng thời gian cho cấp độ cao hơn (gói công việc, pha, dự án).
-
Công thức tổng quát:
Total Estimate = Σ (Estimate of each activity or component)
-
Xem xét và xác minh:
- Kiểm tra tính hợp lý giữa các thành phần và đảm bảo không trùng lặp hoặc thiếu sót.
- Có thể điều chỉnh dựa trên ràng buộc tài nguyên hoặc rủi ro đã xác định.
-
Ghi nhận giả định và cơ sở ước lượng (Basis of Estimates):
- Ghi rõ phương pháp, giả định, dữ liệu đầu vào và độ chính xác mong đợi để đảm bảo tính minh bạch.
💬 Ví dụ minh họa
Trong dự án phát triển ứng dụng di động, nhóm dự án chia nhỏ gói công việc “Phát triển giao diện người dùng” thành các hoạt động:
- Thiết kế wireframe (8 giờ)
- Lập trình màn hình đăng nhập (12 giờ)
- Lập trình màn hình giỏ hàng (20 giờ)
- Kiểm thử giao diện (10 giờ)
➡️ Tổng thời gian ước lượng: 8 + 12 + 20 + 10 = 50 giờ
Khi cộng thêm overhead 10% cho review và phối hợp, tổng thời gian cho gói công việc này là 55 giờ.
💡 Lợi ích
- Độ chính xác cao nhất so với các phương pháp ước lượng khác.
- Giúp nhận diện rủi ro và phụ thuộc ở cấp độ chi tiết.
- Tăng khả năng kiểm soát chi phí và tiến độ.
- Cải thiện sự tham gia và cam kết của nhóm khi họ trực tiếp ước lượng công việc của mình.
⚠️ Hạn chế
- Tốn thời gian và công sức, đặc biệt với dự án lớn hoặc phức tạp.
- Phụ thuộc vào độ chính xác của việc phân rã WBS.
- Dễ bị chênh lệch nếu có sai sót ở cấp độ thấp, vì lỗi nhỏ có thể cộng dồn thành sai số lớn.
- Cần nhiều dữ liệu chi tiết, đôi khi không khả thi ở giai đoạn đầu dự án.
🧭 Lưu ý khi sử dụng
- Chỉ nên áp dụng khi WBS đã được phê duyệt và chi tiết đầy đủ.
- Kết hợp với Expert Judgment để kiểm tra tính hợp lý của từng phần ước lượng.
- Có thể kết hợp với Parametric hoặc Three-point Estimating để kiểm chứng độ chính xác.
- Nên quản lý kết quả bằng Basis of Estimates Document để theo dõi thay đổi và giả định.
📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải Bottom-up Estimating Template (biểu mẫu ước lượng chi tiết theo WBS và tổng hợp lên cấp dự án) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/