Thuộc nhóm: Tools & Techniques
Áp dụng trong: Nhiều quy trình của PMBOK, đặc biệt là các process liên quan đến Collect Requirements, Identify Risks, Develop Project Charter, Plan Quality Management, và Plan Risk Responses.
🎯 Mục tiêu
Brainstorming được sử dụng để tạo ra càng nhiều ý tưởng càng tốt trong một khoảng thời gian ngắn, không phán xét, giúp nhóm khám phá các khả năng, giải pháp, hoặc rủi ro tiềm ẩn của dự án.
Mục tiêu chính:
- Khuyến khích sự sáng tạo và đóng góp của tất cả thành viên.
- Khai thác tri thức tập thể (Collective Intelligence).
- Xây dựng nền tảng cho việc phân tích, chọn lọc và ra quyết định sau đó.
🧩 Quy trình thực hiện Brainstorming
| Bước | Mô tả | Vai trò chính |
|---|---|---|
| 1. Chuẩn bị chủ đề | Xác định vấn đề hoặc câu hỏi cụ thể cần ý tưởng (VD: “Những rủi ro có thể ảnh hưởng đến tiến độ?”) | Project Manager / Facilitator |
| 2. Thiết lập quy tắc | Không phán xét, mọi ý tưởng đều được ghi nhận; khuyến khích sáng tạo và tự do. | Facilitator |
| 3. Tạo môi trường khơi gợi | Không gian thoải mái, thời lượng ngắn (15–30 phút), khích lệ nói nhanh, không phân tích sâu. | PM / Team |
| 4. Thu thập ý tưởng | Ghi nhanh lên bảng, giấy note, hoặc phần mềm cộng tác (Miro, Jamboard, Notion). | Thư ký / Recorder |
| 5. Gom nhóm & phân loại | Gom các ý tưởng tương đồng vào nhóm chủ đề (Affinity Diagram). | PM / Nhóm |
| 6. Đánh giá và chọn lọc | Sử dụng kỹ thuật bổ sung như Voting, Prioritization Matrix, hoặc Multi-Criteria Analysis. | PM / Stakeholders |
💡 Các biến thể phổ biến của Brainstorming
| Loại | Mô tả | Khi nào dùng |
|---|---|---|
| Free Brainstorming | Mọi người tự do đưa ý tưởng, không theo trình tự. | Khi nhóm nhỏ (<8 người) và chủ đề mở. |
| Round-Robin Brainstorming | Mỗi người lần lượt đưa ý tưởng theo vòng, đảm bảo ai cũng có cơ hội nói. | Khi muốn tránh tình trạng một vài người chi phối cuộc họp. |
| Silent Brainstorming (Brainwriting) | Mỗi thành viên viết ý tưởng ra giấy hoặc trên công cụ trực tuyến, sau đó chia sẻ. | Khi nhóm lớn hoặc có sự chênh lệch mạnh về cấp bậc / cá tính. |
| Nominal Group Technique (NGT) | Kết hợp brainstorm + voting có trọng số để chọn ý tưởng tốt nhất. | Khi cần ra quyết định dựa trên đồng thuận có căn cứ. |
📘 Ứng dụng trong các quy trình PMP
| Process | Mục đích sử dụng Brainstorming |
|---|---|
| Collect Requirements | Khai thác ý tưởng từ stakeholders để xác định yêu cầu dự án. |
| Identify Risks | Tạo danh sách rủi ro tiềm năng từ các thành viên có kinh nghiệm khác nhau. |
| Plan Quality Management | Xác định yếu tố chất lượng quan trọng (Critical to Quality – CTQ). |
| Develop Project Charter | Xây dựng các mục tiêu, ràng buộc, và giả định cấp cao. |
| Plan Risk Responses | Tạo ra các chiến lược giảm thiểu hoặc khai thác cơ hội. |
🧠 Tips để Brainstorming hiệu quả
- Tránh phán xét hoặc phản biện trong giai đoạn tạo ý tưởng.
- Ghi lại tất cả ý tưởng, kể cả những ý tưởng “kỳ quặc”.
- Khuyến khích sự kết hợp và phát triển ý tưởng (“Yes, and…” thay vì “Yes, but…”).
- Duy trì nhịp độ nhanh, không sa đà phân tích.
- Sử dụng facilitator độc lập để điều phối trung lập.
🪜 Kết quả (Outputs)
- Danh sách ý tưởng thô (Raw Ideas List)
- Danh mục ý tưởng đã phân nhóm (Thematic Groups)
- Danh sách ý tưởng ưu tiên (Prioritized Ideas)
📎 Tải Template & Công cụ hỗ trợ
Bạn có thể tải mẫu Brainstorming Session Template và Affinity Grouping Worksheet tại:
👉 PM Toolbox – Brainstorming Tools
Tóm tắt:
Brainstorming là một kỹ thuật nền tảng, giúp khơi dậy trí tuệ tập thể, tạo nguồn dữ liệu đầu vào quý giá cho việc phân tích yêu cầu, quản lý rủi ro và lập kế hoạch chiến lược dự án.