🔍 Tổng quan
Check Sheet là một biểu mẫu thu thập dữ liệu được thiết kế có cấu trúc sẵn, giúp nhóm dự án ghi nhận thông tin một cách có hệ thống và nhất quán. Đây là một trong những kỹ thuật thuộc nhóm Data Gathering Techniques được sử dụng phổ biến trong quản lý chất lượng dự án.
Mục đích chính của Check Sheet là ghi lại tần suất, vị trí hoặc loại sự kiện cụ thể (ví dụ như lỗi, khiếm khuyết, yêu cầu thay đổi) trong quá trình thực hiện dự án. Dữ liệu thu được từ Check Sheet thường là đầu vào cho các công cụ phân tích khác như Pareto Chart hoặc Fishbone Diagram.
🎯 Mục tiêu sử dụng
- Thu thập dữ liệu thực tế về quy trình hoặc sản phẩm một cách có tổ chức.
- Xác định tần suất và xu hướng của lỗi hoặc sự cố.
- Giúp nhóm dự án ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven).
🧩 Cách thực hiện
- Xác định mục tiêu thu thập dữ liệu – ví dụ: theo dõi số lượng lỗi phần mềm, loại lỗi hoặc thời điểm xảy ra lỗi.
- Thiết kế phiếu kiểm tra – tạo biểu mẫu với các cột hoặc hàng để ghi nhận thông tin (ngày, loại lỗi, bộ phận liên quan, người ghi nhận…).
- Thu thập dữ liệu thực tế – điền phiếu mỗi khi sự kiện xảy ra hoặc định kỳ theo ngày/tuần.
- Phân tích kết quả – tổng hợp dữ liệu để nhận diện xu hướng, khu vực có vấn đề, hoặc nguyên nhân gốc.
📘 Ứng dụng trong các quy trình PMP
- Control Quality: Ghi nhận loại lỗi và số lần xuất hiện trong quá trình kiểm tra sản phẩm.
- Manage Quality: Theo dõi xu hướng lỗi để xác định khu vực cần cải tiến quy trình.
- Collect Requirements: Ghi nhận số lượng yêu cầu hoặc phản hồi từ stakeholders để xác định nhóm ưu tiên.
💡 Ví dụ thực tế
Trong dự án triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System), nhóm QA sử dụng Check Sheet để ghi nhận lỗi trong giai đoạn kiểm thử:
| Ngày | Loại lỗi | Số lần | Người ghi nhận |
|---|---|---|---|
| 01/07 | Lỗi giao diện | 5 | Minh |
| 01/07 | Lỗi tính toán | 2 | Hằng |
| 02/07 | Lỗi kết nối API | 3 | Minh |
Sau một tuần, dữ liệu tổng hợp cho thấy 65% lỗi đến từ giao diện nhập liệu, giúp nhóm phát hiện khu vực cần ưu tiên sửa chữa và cải tiến thiết kế UI.
⚙️ Lợi ích
- Cung cấp dữ liệu thực tế phục vụ cho phân tích chất lượng.
- Giúp phát hiện sớm xu hướng hoặc vấn đề tiềm ẩn trong quy trình.
- Dễ hiểu, dễ triển khai và phù hợp với mọi loại dự án.
📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải Check Sheet Template và ví dụ thực tế tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/