Thuộc nhóm: Tools & Techniques
Áp dụng trong: Control Quality, Manage Quality, Identify Risks, Plan Procurement Management, Monitor Risks, Close Project or Phase.
🎯 Purpose (Mục tiêu)
Checklists là công cụ được sử dụng để đảm bảo tính đầy đủ và nhất quán trong việc thực hiện công việc, kiểm tra kết quả, hoặc đánh giá quy trình.
Chúng giúp Project Manager và nhóm dự án:
- Không bỏ sót bước quan trọng.
- Chuẩn hóa hoạt động theo quy trình đã định.
- Hỗ trợ kiểm soát chất lượng và xác minh sự tuân thủ (compliance).
🧩 Key Characteristics (Đặc điểm chính)
| Đặc điểm | Mô tả |
|---|---|
| Hình thức | Danh sách các mục cần xác nhận, có thể ở dạng giấy, file Excel, hoặc công cụ điện tử (Notion, Confluence, Jira checklist, v.v.). |
| Cấu trúc | Gồm các mục “Yes/No” hoặc “Done/Not Done”, đôi khi có thêm cột ghi chú (Remarks). |
| Tính linh hoạt | Có thể tùy chỉnh theo loại dự án, phase, hoặc deliverable. |
| Nguồn gốc | Thường được xây dựng dựa trên Organizational Process Assets (OPA) hoặc kinh nghiệm từ dự án trước. |
🪜 Process (Quy trình sử dụng Checklist)
| Bước | Mô tả | Vai trò |
|---|---|---|
| 1. Xác định mục tiêu kiểm tra | Định rõ checklist dùng để làm gì: kiểm soát chất lượng, xác minh tài liệu, hay đóng dự án. | Project Manager / QA Lead |
| 2. Xây dựng nội dung checklist | Liệt kê từng bước, yêu cầu, hoặc tiêu chí cần kiểm tra. | PM / QA Team |
| 3. Thực hiện kiểm tra (Perform the check) | Đánh dấu các mục đã hoàn thành hoặc chưa đạt. | QA / Team Member |
| 4. Ghi nhận phát hiện (Record findings) | Ghi chú sai lệch, lỗi, hoặc mục cần hành động khắc phục. | QA / PM |
| 5. Lưu trữ & cập nhật (Store and refine) | Lưu bản checklist cho lessons learned và cải tiến quy trình. | PM / PMO |
💬 Example (Ví dụ thực tế)
Tình huống:
Một công ty công nghệ triển khai dự án Website Revamp Project và sử dụng checklist để kiểm tra giai đoạn UAT (User Acceptance Testing).
UAT Checklist – Mẫu rút gọn:
| Mục kiểm tra | Đã đạt? | Ghi chú |
|---|---|---|
| ✅ Tất cả trang web hoạt động đúng liên kết (links working correctly) | Yes | |
| ✅ Biểu mẫu (forms) gửi dữ liệu thành công | Yes | |
| ⚠️ Trang thanh toán hiển thị lỗi khi dùng Safari | No | Cần fix bug #128 |
| ✅ Nội dung và hình ảnh đúng phiên bản mới | Yes | |
| ✅ Giao diện tương thích mobile | Yes |
Kết quả:
- 95% checklist đạt yêu cầu.
- Các lỗi chưa đạt được ghi vào Defect Log và theo dõi đến khi hoàn tất.
📘 Applications in PMP Processes (Ứng dụng trong PMP)
| Process | Mục đích sử dụng |
|---|---|
| Control Quality | Xác nhận các tiêu chí chất lượng đã được kiểm tra đầy đủ. |
| Manage Quality | Đảm bảo quy trình nội bộ tuân thủ kế hoạch chất lượng. |
| Identify Risks | Dùng checklist các rủi ro phổ biến để không bỏ sót tình huống tiềm ẩn. |
| Monitor Risks | Đánh giá định kỳ xem các biện pháp giảm thiểu rủi ro có được duy trì không. |
| Plan Procurement Management | Kiểm tra các yêu cầu hợp đồng, chứng nhận, tài liệu đấu thầu. |
| Close Project or Phase | Đảm bảo toàn bộ tài liệu, nghiệm thu, và bàn giao đã hoàn tất. |
💡 Best Practices (Thực hành tốt)
- Xây dựng checklist dựa trên kinh nghiệm và lessons learned của các dự án trước.
- Phân loại checklist theo phase (Initiating, Planning, Executing, Closing).
- Giữ checklist ngắn gọn, có thể thực thi được, tránh danh sách quá dài hoặc chung chung.
- Sử dụng checklist như một phần trong Quality Audits hoặc Peer Reviews.
- Liên tục cập nhật checklist khi có thay đổi trong quy trình hoặc tiêu chuẩn tổ chức.
🧾 Outputs (Kết quả)
- Completed Checklist (Checklist đã được điền và ký xác nhận)
- Quality Records / Audit Findings
- Lessons Learned Register (cập nhật)
📎 Templates & Resources
Tải mẫu Project Checklist Template và Quality Inspection Checklist tại:
👉 PM Toolbox – Checklists Templates
Tóm tắt:
Checklists giúp đảm bảo tính nhất quán và độ tin cậy trong mọi giai đoạn của dự án. Việc áp dụng checklist hiệu quả giúp Project Manager kiểm soát tốt chất lượng, giảm sai sót, và cải thiện hiệu suất quy trình tổng thể.