Claims Administration (Quản lý yêu cầu bồi thường) là một Tool and Technique thuộc Procurement Management Knowledge Area, thường được áp dụng trong quy trình Control Procurements (Kiểm soát mua sắm). Mục đích của kỹ thuật này là xử lý, thương lượng và giải quyết các khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường giữa bên mua (Buyer) và bên bán (Seller) trong quá trình thực hiện hợp đồng.
🎯 Mục đích
- Đảm bảo mọi khiếu nại được xử lý đúng quy trình và công bằng.
- Giảm thiểu xung đột và rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp giữa các bên.
- Bảo vệ quyền lợi của tổ chức và đảm bảo tuân thủ điều khoản hợp đồng.
⚙️ Bản chất của “Claim” trong dự án
- Claim (Yêu cầu bồi thường) là yêu cầu chính thức từ một bên, đề nghị điều chỉnh chi phí, thời gian, hoặc điều khoản hợp đồng do những sự kiện phát sinh ngoài dự kiến.
-
Các claim thường phát sinh từ:
- Trễ tiến độ giao hàng hoặc thanh toán.
- Thay đổi phạm vi công việc hoặc điều kiện hợp đồng.
- Diễn giải khác nhau về điều khoản hợp đồng.
- Sự kiện bất khả kháng hoặc hành động của bên kia làm ảnh hưởng tiến độ.
🧩 Quy trình Claims Administration
-
Tiếp nhận yêu cầu (Receive Claim):
- Bên bị ảnh hưởng nộp yêu cầu bồi thường theo điều khoản hợp đồng.
- Yêu cầu phải kèm theo bằng chứng, tài liệu và biên bản liên quan.
-
Xem xét và đánh giá (Review & Evaluation):
- Project Manager và nhóm quản lý hợp đồng đánh giá tính hợp lệ của yêu cầu.
- Phân tích tác động đến chi phí, tiến độ và phạm vi dự án.
-
Thương lượng và giải quyết (Negotiation & Settlement):
- Hai bên tiến hành thương lượng để đạt được thỏa thuận bồi thường công bằng.
- Có thể sử dụng Facilitation hoặc Mediation nếu cần trung gian hỗ trợ.
-
Cập nhật hồ sơ và hợp đồng (Documentation & Update):
- Tất cả các kết quả thương lượng phải được ghi nhận bằng văn bản.
- Cập nhật Contract Documentation, Procurement Records và Change Log nếu có điều chỉnh.
-
Giải quyết tranh chấp (Dispute Resolution):
- Nếu thương lượng không đạt kết quả, vụ việc có thể được chuyển sang Arbitration (trọng tài) hoặc Litigation (tòa án) theo điều khoản hợp đồng.
💬 Ví dụ minh họa
Trong dự án xây dựng nhà máy, nhà thầu gặp mưa lớn kéo dài khiến tiến độ bị chậm 15 ngày.
Họ nộp Claim yêu cầu gia hạn tiến độ và bồi thường chi phí nhân công phát sinh.
Nhóm quản lý hợp đồng đánh giá và xác nhận điều kiện thời tiết là bất khả kháng.
➡️ Kết quả: Hai bên thống nhất gia hạn hợp đồng thêm 15 ngày mà không tăng chi phí, ghi nhận trong biên bản bổ sung hợp đồng.
💡 Lợi ích
- Giúp giải quyết xung đột hợp đồng hiệu quả và chuyên nghiệp.
- Tăng tính minh bạch và công bằng giữa bên mua và bên bán.
- Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của tổ chức.
- Giảm khả năng tranh chấp nghiêm trọng hoặc kiện tụng.
⚠️ Hạn chế
- Tốn thời gian và nguồn lực để thu thập bằng chứng, thương lượng và lập hồ sơ.
- Có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác nếu không xử lý khéo léo.
- Rủi ro pháp lý cao nếu quy trình xử lý không tuân thủ hợp đồng.
- Phụ thuộc vào kỹ năng thương lượng và hiểu biết pháp lý của Project Manager.
🧭 Lưu ý khi sử dụng
- Luôn tuân thủ điều khoản hợp đồng về thời gian, biểu mẫu và quy trình nộp claim.
- Lưu giữ hồ sơ, chứng cứ đầy đủ ngay từ đầu để phục vụ đánh giá hoặc tranh chấp sau này.
- Phân biệt rõ giữa Change Request và Claim – Claim thường phát sinh do xung đột hoặc bất đồng, còn Change Request là điều chỉnh được thống nhất trước.
- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận pháp lý và Contract Administrator khi xử lý claim phức tạp.
📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải Claims Administration Template (biểu mẫu ghi nhận, xử lý và thương lượng yêu cầu bồi thường hợp đồng) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/