Communication Styles Assessment (Đánh giá phong cách giao tiếp) là một kỹ thuật thuộc nhóm Interpersonal and Team Skills Tools and Techniques, được sử dụng để xác định và hiểu rõ phong cách giao tiếp của từng cá nhân trong nhóm dự án. Kỹ thuật này giúp người quản lý dự án điều chỉnh cách truyền đạt, lắng nghe và phản hồi phù hợp, từ đó tăng cường hiệu quả giao tiếp và hợp tác.
🎯 Mục đích
- Nhận diện phong cách giao tiếp của từng thành viên trong nhóm.
- Cải thiện sự hiểu biết lẫn nhau và giảm xung đột do khác biệt trong cách biểu đạt.
- Tăng hiệu quả truyền thông, đặc biệt trong các nhóm đa văn hóa hoặc đa chức năng.
- Xây dựng chiến lược giao tiếp linh hoạt phù hợp với từng đối tượng stakeholder.
⚙️ Các phong cách giao tiếp phổ biến
Mỗi cá nhân có thể thể hiện một hoặc kết hợp nhiều phong cách giao tiếp khác nhau. Một số mô hình thường được sử dụng gồm:
-
Analytical (Phân tích)
- Tập trung vào dữ liệu, chi tiết và sự chính xác.
- Thường đặt nhiều câu hỏi và cần bằng chứng cụ thể.
- 👉 Cách giao tiếp phù hợp: Trình bày logic, có số liệu và tài liệu minh chứng.
-
Driver (Chỉ huy)
- Thẳng thắn, quyết đoán, tập trung vào kết quả.
- Ưa thích hành động nhanh và tránh chi tiết không cần thiết.
- 👉 Cách giao tiếp phù hợp: Nói ngắn gọn, rõ mục tiêu, tập trung vào kết quả.
-
Amiable (Thân thiện)
- Hướng đến mối quan hệ, đồng cảm và hợp tác.
- Tránh xung đột và coi trọng cảm xúc của người khác.
- 👉 Cách giao tiếp phù hợp: Duy trì tông giọng nhẹ nhàng, thể hiện sự quan tâm và hỗ trợ.
-
Expressive (Cởi mở)
- Nhiệt huyết, sáng tạo, và thích chia sẻ ý tưởng.
- Thường nói nhiều và sử dụng cảm xúc để truyền đạt thông điệp.
- 👉 Cách giao tiếp phù hợp: Tương tác linh hoạt, khuyến khích sáng tạo và công nhận đóng góp.
💡 Cách thực hiện
-
Thu thập dữ liệu
- Sử dụng bảng câu hỏi đánh giá phong cách giao tiếp (communication style survey) hoặc quan sát thực tế trong các buổi họp, trao đổi.
-
Phân loại phong cách
- Xác định nhóm phong cách chiếm ưu thế của từng thành viên (ví dụ: Analytical, Driver…).
- Ghi chú điểm mạnh, hạn chế và hành vi thường thấy của từng nhóm.
-
Điều chỉnh phong cách giao tiếp
- Người quản lý dự án nên linh hoạt thay đổi giọng điệu, nội dung và hình thức giao tiếp để phù hợp với từng đối tượng.
- Ví dụ: gửi báo cáo chi tiết cho nhóm Analytical, còn nhóm Driver chỉ cần tóm tắt kết quả chính.
-
Ứng dụng vào quản lý nhóm
- Sử dụng kết quả đánh giá để cải thiện các cuộc họp, giao tiếp 1-1, hoặc phản hồi hiệu suất.
- Kết hợp với kỹ thuật Active Listening và Feedback để tăng hiệu quả tương tác.
📊 Ví dụ minh họa
Trong một nhóm dự án:
- Trưởng nhóm kỹ thuật (Analytical) thích các báo cáo chi tiết và logic.
- Quản lý marketing (Expressive) lại thích trình bày trực quan và thảo luận mở.
- Nhà tài trợ dự án (Driver) chỉ muốn biết tiến độ và kết quả cuối cùng.
👉 Người quản lý dự án cần chuẩn bị ba cách trình bày khác nhau cho cùng một báo cáo để đảm bảo mỗi đối tượng hiểu và phản hồi hiệu quả nhất.
💡 Lợi ích
- Tăng cường hiệu quả giao tiếp trong nhóm và với stakeholder.
- Giảm hiểu lầm và xung đột phát sinh từ khác biệt cá nhân.
- Tối ưu hóa cách truyền đạt giúp thông điệp được đón nhận tích cực hơn.
- Thúc đẩy tinh thần hợp tác và hiệu suất nhóm.
⚠️ Hạn chế
- Cần thời gian và quan sát kỹ lưỡng để xác định chính xác phong cách của từng người.
- Một số cá nhân có thể thay đổi phong cách tùy theo hoàn cảnh hoặc người đối thoại.
- Phân loại sai phong cách có thể dẫn đến hiểu nhầm hoặc cách giao tiếp kém hiệu quả.
🧭 Lưu ý khi sử dụng
- Không sử dụng kết quả đánh giá để gắn nhãn cá nhân mà để thấu hiểu và thích nghi tốt hơn.
- Kết hợp kỹ thuật này với Emotional Intelligence (Trí tuệ cảm xúc) để giao tiếp hiệu quả hơn.
- Thường xuyên đánh giá lại phong cách giao tiếp vì con người có thể thay đổi theo thời gian hoặc hoàn cảnh.
📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải Communication Styles Assessment Template (biểu mẫu đánh giá phong cách giao tiếp) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/