🎯 Mục tiêu
Quy trình Control Costs nhằm theo dõi tình trạng chi phí của dự án, xác định sai lệch so với Cost Baseline và thực hiện hành động điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo dự án hoàn thành trong phạm vi ngân sách được phê duyệt.
➡️ Mục tiêu chính là duy trì kiểm soát tài chính, phát hiện sớm chênh lệch và tối ưu hiệu suất chi phí (Cost Performance).
🪜 Các bước thực hiện
-
Thu thập dữ liệu chi phí thực tế
- Ghi nhận Work Performance Data bao gồm chi phí phát sinh, phần trăm hoàn thành và ngân sách còn lại.
-
So sánh với Cost Baseline
- Dùng Earned Value Management (EVM) để phân tích chênh lệch (variance) giữa kế hoạch và thực tế.
-
Phân tích nguyên nhân và xu hướng
- Xác định nguyên nhân vượt hoặc tiết kiệm chi phí, và dự đoán chi phí hoàn thành (EAC – Estimate at Completion).
-
Thực hiện hành động điều chỉnh
- Tạo Change Request nếu cần cập nhật Cost Baseline hoặc bổ sung ngân sách.
-
Cập nhật báo cáo chi phí và thông tin hiệu suất
- Gửi Work Performance Reports cho Sponsor, PMO, và các stakeholders liên quan.
📥 Inputs
| Nhóm đầu vào | Giải thích |
|---|---|
| Project Management Plan | Gồm Cost Baseline, Cost Management Plan và Performance Measurement Baseline. |
| Project Funding Requirements | Cho biết tổng ngân sách và dòng tiền được phân bổ. |
| Work Performance Data | Chi phí thực tế, phần trăm hoàn thành, khối lượng công việc đã thực hiện. |
| OPA | Biểu mẫu báo cáo, hướng dẫn kế toán, và công cụ phân tích chi phí. |
🛠️ Tools & Techniques
| Công cụ & kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Earned Value Management (EVM) | Kỹ thuật chính để đánh giá hiệu suất chi phí. |
- CV = EV – AC (Cost Variance) → dương: tiết kiệm, âm: vượt chi phí.
- CPI = EV / AC (Cost Performance Index) → <1: vượt chi phí, >1: tiết kiệm. || Forecasting | Dự đoán chi phí hoàn thành:
- EAC = BAC / CPI (khi xu hướng hiện tại tiếp tục). | | To-Complete Performance Index (TCPI) | Chỉ số cho biết cần hiệu suất bao nhiêu để hoàn thành trong ngân sách.
- TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC). || Variance Analysis | Phân tích sai lệch giữa kế hoạch và thực tế để tìm nguyên nhân gốc. | | Trend Analysis | Theo dõi xu hướng chi phí qua thời gian để dự đoán xu hướng vượt ngân sách. || PMIS | Dùng phần mềm như Excel, Power BI, Xero hoặc MS Project để theo dõi và trực quan hóa chi phí. |
📤 Outputs
| Đầu ra | Giải thích |
|---|---|
| Work Performance Information (WPI) | Dữ liệu phân tích chi phí, chỉ số CPI, CV, EAC, TCPI. |
| Cost Forecasts | Dự đoán tổng chi phí hoàn thành dự án. |
| Change Requests | Đề xuất điều chỉnh Cost Baseline nếu vượt ngưỡng sai lệch cho phép. |
| Project Management Plan Updates | Cập nhật Cost Baseline, Performance Baseline nếu thay đổi được phê duyệt. |
| Project Documents Updates | Cập nhật Lessons Learned, Risk Register, và Assumption Log. |
💡 Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
-
Thực hiện:
PM theo dõi chi phí thực tế qua Xero và MS Project. Dữ liệu cho thấy sau 2 tháng:- Planned Value (PV) = 100,000,000 VND
- Earned Value (EV) = 90,000,000 VND
- Actual Cost (AC) = 110,000,000 VND
-
Phân tích:
- CV = EV – AC = -20,000,000 → vượt chi phí.
- CPI = EV / AC = 0.82 → hiệu suất chi phí thấp.
- EAC = BAC / CPI = 196,350,000 / 0.82 ≈ 239,450,000 VND → dự án sẽ vượt ngân sách nếu không điều chỉnh.
-
Hành động:
PM lập Change Request để xin bổ sung Contingency Reserve, đồng thời rà soát lại phạm vi và tiến độ để cải thiện CPI. -
Kết quả:
Sau điều chỉnh, CPI cải thiện lên 0.95, dự án quay lại gần đường cơ sở chi phí.
📎 Gợi ý thêm
👉 Bạn có thể tải template Cost Performance Report, EVM Calculator, và Change Request Log tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/