💰 Cost Aggregation (Tổng hợp chi phí)

Cost Aggregation (Tổng hợp chi phí) là một Tool and Technique thuộc nhóm Ungrouped Tools and Techniques trong PMBOK® Guide – Sixth Edition. Kỹ thuật này được sử dụng chủ yếu trong quy trình Determine Budget (Xác định ngân sách) để tổng hợp chi phí ước lượng từ cấp hoạt động (activity level) lên các cấp cao hơn như work package, control account, phase, và cuối cùng là toàn bộ dự án.

Phương pháp này giúp Project Manager xây dựng ngân sách tổng thể, xác định dòng chi phí theo thời gian (cost baseline), và đảm bảo đủ nguồn lực tài chính cho từng giai đoạn của dự án.

🎯 Mục đích

  • Xác định ngân sách tổng thể của dự án dựa trên các ước lượng chi phí chi tiết.
  • Tạo cơ sở (baseline) cho việc kiểm soát chi phí và đo lường hiệu suất.
  • Đảm bảo sự liên kết giữa chi phí, phạm vi và tiến độ dự án.
  • Phân bổ quỹ và dự phòng chi phí hợp lý cho từng giai đoạn.

⚙️ Quy trình thực hiện Cost Aggregation

  1. Thu thập dữ liệu ước lượng chi phí:
    • Lấy thông tin từ Estimate Costs process (các ước lượng chi phí của từng hoạt động hoặc gói công việc).
  2. Tổng hợp chi phí theo WBS:
    • Cộng dồn chi phí của các hoạt động thành work package cost.
    • Sau đó, tiếp tục tổng hợp theo control account và WBS level để có cái nhìn tổng thể hơn.
  3. Tổng hợp theo thời gian (Time-phasing):
    • Phân bổ chi phí dự kiến theo thời gian để xây dựng Cost Baseline.
    • Đây là cơ sở để theo dõi chi phí thực tế (Actual Cost) và giá trị đạt được (Earned Value).
  4. Thêm dự phòng (Contingency và Management Reserves):
    • Cộng thêm contingency reserves cho rủi ro đã xác định và management reserves cho rủi ro chưa biết.
    • Tổng hợp cuối cùng sẽ tạo ra Total Project Budget.
  5. Xác nhận và phê duyệt:
    • Gửi ngân sách đã tổng hợp đến Project Sponsor hoặc Steering Committee để được phê duyệt chính thức.
    • Kết quả được lưu trong Project Funding Requirements và Cost Baseline.

📊 Ví dụ minh họa

Giả sử dự án phát triển ứng dụng có các chi phí ước lượng:

  • Phân tích & Thiết kế: 10,000 USD
  • Phát triển phần mềm: 25,000 USD
  • Kiểm thử: 8,000 USD
  • Triển khai & đào tạo: 5,000 USD

Tổng hợp theo WBS cho gói công việc chính → 48,000 USD.
Thêm Contingency Reserve 10% (4,800 USD) và Management Reserve 5% (2,400 USD) →
➡️ Total Project Budget = 55,200 USD.

💡 Lợi ích

  • Cung cấp cái nhìn tổng thể và chính xác về chi phí dự án.
  • Tạo cơ sở để xác định funding requirement và cost baseline.
  • Hỗ trợ kiểm soát chi phí thông qua Earned Value Management (EVM).
  • Tăng tính minh bạch khi báo cáo tài chính dự án.

⚠️ Hạn chế

  • Tốn thời gian nếu cấu trúc WBS phức tạp.
  • Dễ sai lệch nếu ước lượng ban đầu không chính xác.
  • Khó phản ánh chi phí thực tế khi thay đổi phạm vi hoặc tiến độ.
  • Cần sự phối hợp chặt chẽ giữa PM và bộ phận tài chính.

🧭 Lưu ý khi sử dụng

  • Luôn đảm bảo WBS chi tiết và chính xác trước khi tiến hành tổng hợp chi phí.
  • Kết hợp với Reserve Analysis để dự trù hợp lý chi phí dự phòng.
  • Xác định rõ Cost Baseline và Total Budget trong kế hoạch quản lý chi phí.
  • Thường xuyên rà soát và cập nhật chi phí khi có thay đổi được phê duyệt (Approved Change Requests).

📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải Cost Aggregation Template (biểu mẫu tổng hợp chi phí theo WBS và thiết lập Cost Baseline cho dự án) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/