Decision Making (Ra quyết định) là một kỹ thuật thuộc nhóm Interpersonal and Team Skills Tools and Techniques, giúp nhà quản lý dự án và nhóm dự án lựa chọn phương án hành động tối ưu trong nhiều khả năng khác nhau. Kỹ năng ra quyết định hiệu quả giúp đảm bảo dự án đạt mục tiêu đúng thời hạn, trong phạm vi và ngân sách, đồng thời nâng cao tính nhất quán và sự tin tưởng trong nhóm.
🎯 Mục đích
- Đưa ra lựa chọn đúng đắn dựa trên dữ liệu, phân tích và phán đoán hợp lý.
- Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong nhóm.
- Giảm rủi ro sai lầm do cảm tính hoặc thiếu thông tin.
- Đẩy nhanh tiến độ dự án bằng việc ra quyết định kịp thời và có cơ sở.
⚙️ Các bước ra quyết định hiệu quả
-
Xác định vấn đề hoặc mục tiêu cần ra quyết định
- Làm rõ vấn đề, nguyên nhân và phạm vi ảnh hưởng.
- Đảm bảo tất cả các bên liên quan hiểu thống nhất về vấn đề.
-
Thu thập và phân tích thông tin
- Sử dụng dữ liệu, báo cáo và phản hồi từ stakeholder.
- Xác định các yếu tố định lượng (chi phí, lợi ích, rủi ro) và định tính (ảnh hưởng, uy tín, văn hóa).
-
Xác định các lựa chọn khả thi
- Liệt kê tất cả các phương án có thể, bao gồm cả giải pháp sáng tạo hoặc phi truyền thống.
-
Đánh giá và so sánh các lựa chọn
- Sử dụng các công cụ như Multicriteria Decision Analysis, Cost-Benefit Analysis, hoặc SWOT Analysis.
- Đánh giá theo các tiêu chí: khả thi, hiệu quả, chi phí, rủi ro, và tác động dài hạn.
-
Chọn phương án tối ưu và thực hiện
- Đưa ra quyết định cuối cùng dựa trên phân tích và tham vấn các bên liên quan.
- Truyền đạt rõ ràng quyết định và lý do lựa chọn để đảm bảo đồng thuận.
-
Theo dõi và đánh giá kết quả
- Xem xét hiệu quả thực tế của quyết định.
- Ghi nhận bài học kinh nghiệm (lessons learned) để cải thiện quy trình ra quyết định trong tương lai.
🧩 Các kỹ thuật hỗ trợ ra quyết định
- Voting (Biểu quyết): Dựa trên ý kiến tập thể để chọn phương án được ủng hộ nhất.
- Autocratic Decision Making: Nhà quản lý tự ra quyết định dựa trên chuyên môn và trách nhiệm.
- Consultative Decision Making: Thu thập ý kiến trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
- Consensus Building: Đạt được sự đồng thuận chung giữa các bên liên quan.
- Delphi Technique: Thu thập ý kiến ẩn danh từ chuyên gia để giảm thiên vị.
💬 Ví dụ minh họa
Nhóm dự án đang cân nhắc lựa chọn công cụ quản lý mới. Sau khi thu thập thông tin, nhóm sử dụng Multicriteria Decision Analysis để đánh giá 3 công cụ theo các tiêu chí: chi phí, tính năng, khả năng mở rộng và hỗ trợ kỹ thuật.
Kết quả cho thấy Tool A có điểm tổng hợp cao nhất → được chọn làm giải pháp chính thức.
💡 Lợi ích
- Tăng tính minh bạch và hợp lý trong mọi lựa chọn.
- Nâng cao năng lực lãnh đạo và sự tự tin của Project Manager.
- Khuyến khích sự tham gia của các thành viên trong nhóm.
- Cải thiện khả năng giải quyết vấn đề và thích ứng với thay đổi.
⚠️ Hạn chế
- Mất thời gian nếu quy trình phân tích quá phức tạp.
- Rủi ro thiên vị nếu thông tin đầu vào không đầy đủ hoặc thiếu khách quan.
- Khó đạt đồng thuận trong nhóm lớn hoặc khi có nhiều quan điểm mâu thuẫn.
- Quyết định vội vàng có thể gây ra sai sót hoặc chi phí khắc phục cao.
🧭 Lưu ý khi sử dụng
- Kết hợp dữ liệu định lượng và kinh nghiệm cá nhân để đạt được cân bằng giữa logic và thực tế.
- Luôn ghi nhận và đánh giá lại các quyết định quan trọng để học hỏi và cải tiến quy trình.
- Đảm bảo mọi bên liên quan hiểu rõ lý do và tác động của quyết định.
- Khi gặp bất đồng, hãy ưu tiên lắng nghe và làm rõ giá trị chung thay vì bảo vệ quan điểm cá nhân.
📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải Decision Making Template (biểu mẫu quy trình và đánh giá ra quyết định trong dự án) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/