🎯 Mục tiêu
Quy trình Define Scope nhằm phát triển mô tả chi tiết về phạm vi dự án và sản phẩm, xác định những gì nằm trong phạm vi và những gì không nằm trong phạm vi.
Kết quả là Project Scope Statement – một tài liệu nền tảng giúp nhóm dự án, Sponsor và stakeholders có hiểu biết thống nhất về ranh giới dự án.
➡️ Mục tiêu chính: xác định phạm vi dự án rõ ràng, có thể đo lường, kiểm chứng và kiểm soát.
🪜 Các bước thực hiện
-
Xem lại thông tin đầu vào
- Sử dụng kết quả từ Collect Requirements, Project Charter, và Scope Management Plan.
-
Xác định phạm vi sản phẩm (Product Scope)
- Mô tả đặc tính, chức năng, hoặc dịch vụ mà sản phẩm cung cấp.
-
Xác định phạm vi dự án (Project Scope)
- Liệt kê tất cả các công việc cần thiết để tạo ra sản phẩm (deliverables), bao gồm cả các hạng mục loại trừ (exclusions).
-
Xác định tiêu chí chấp nhận (Acceptance Criteria)
- Đưa ra tiêu chuẩn cụ thể để xác định khi nào deliverable được coi là hoàn thành.
-
Xây dựng Project Scope Statement
- Tổng hợp toàn bộ nội dung trên thành tài liệu chính thức.
- Gửi Sponsor và stakeholders xem xét, phê duyệt.
📥 Inputs
| Nhóm đầu vào | Giải thích |
|---|---|
| Project Charter | Cung cấp phạm vi và mục tiêu cấp cao. |
| Scope Management Plan | Hướng dẫn cách xác định và quản lý phạm vi. |
| Requirements Documentation | Nguồn yêu cầu chi tiết thu thập từ stakeholders. |
| EEF & OPA | Các chuẩn, chính sách, biểu mẫu, và bài học kinh nghiệm trước đó. |
🛠️ Tools & Techniques
| Công cụ & kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Expert Judgment | Tham khảo chuyên gia, PMO, hoặc người có kinh nghiệm tương tự. |
| Product Analysis | Phân tích đặc tính, cấu trúc sản phẩm để làm rõ phạm vi (ví dụ: phân tích hệ thống). |
| Alternatives Analysis | Đánh giá các cách tiếp cận khác nhau để xác định phạm vi tối ưu. |
| Facilitation / Workshops | Họp nhóm với stakeholders để thống nhất phạm vi. |
📤 Outputs
| Đầu ra | Giải thích |
|---|---|
| Project Scope Statement | Mô tả chi tiết về phạm vi dự án, deliverables, tiêu chí chấp nhận, giả định và ràng buộc. |
| Project Document Updates | Cập nhật Assumption Log, Requirements Documentation, Stakeholder Register. |
💡 Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
-
Thực hiện:
Sau khi hoàn tất thu thập yêu cầu, Project Manager cùng team xác định Project Scope:- In-scope: Xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, đào tạo nhân viên.
- Out-of-scope: Tích hợp với phần mềm kế toán (kế hoạch tương lai).
- Deliverables: HRM system hoàn chỉnh, hướng dẫn sử dụng, và đào tạo người dùng.
- Acceptance Criteria: HR Director xác nhận sau khi hệ thống vận hành ổn định trong 2 tuần.
-
Kết quả:
PM soạn Project Scope Statement và trình Sponsor phê duyệt, đảm bảo mọi bên liên quan có cùng nhận thức rõ ràng về ranh giới dự án.
📎 Gợi ý thêm
👉 Bạn có thể tải template Project Scope Statement và Scope Definition Checklist tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/