🎯 Mục tiêu
Quy trình Identify Risks nhằm xác định và ghi lại tất cả các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án, bao gồm cả rủi ro tích cực (cơ hội) và rủi ro tiêu cực (đe dọa).
➡️ Mục tiêu chính là xây dựng danh sách rủi ro toàn diện (Risk Register) để làm cơ sở cho các bước phân tích và phản ứng rủi ro sau này.
🪜 Các bước thực hiện
-
Thu thập dữ liệu ban đầu về rủi ro
- Sử dụng thông tin từ Project Charter, Assumption Log, Scope Statement, và các tài liệu dự án khác.
-
Tổ chức các buổi brainstorm hoặc workshop
- Mời các bên liên quan, nhóm dự án, và chuyên gia để cùng nhận diện rủi ro tiềm ẩn.
-
Sử dụng các kỹ thuật phân tích và liệt kê rủi ro
- Áp dụng SWOT Analysis, Checklist Analysis, Root Cause Analysis, hoặc Prompt Lists (PESTLE, TECOP,…).
-
Ghi nhận kết quả vào Risk Register
- Mỗi rủi ro cần có mô tả, nguyên nhân, tác động tiềm ẩn, người chịu trách nhiệm, và hạng mục ảnh hưởng.
-
Cập nhật thường xuyên trong suốt vòng đời dự án
- Rủi ro mới có thể xuất hiện ở bất kỳ giai đoạn nào → cần cập nhật Risk Register liên tục.
📥 Inputs
| Nhóm đầu vào | Giải thích |
|---|---|
| Risk Management Plan | Cung cấp phương pháp, công cụ và định nghĩa dùng trong nhận diện rủi ro. |
| Project Documents | Bao gồm Assumption Log, Cost Estimates, Schedule, và Stakeholder Register. |
| Agreements | Hợp đồng, cam kết từ nhà cung cấp – nguồn rủi ro tiềm ẩn. |
| EEF & OPA | Dữ liệu rủi ro lịch sử, chính sách quản trị rủi ro, và quy trình báo cáo của tổ chức. |
🛠️ Tools & Techniques
| Công cụ & kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Brainstorming / Workshops | Tập hợp ý kiến để nhận diện rủi ro từ nhiều góc độ. |
| Checklists | Sử dụng danh sách rủi ro phổ biến từ các dự án tương tự. |
| Root Cause Analysis | Tìm nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề có thể phát sinh. |
| SWOT Analysis | Phân tích điểm mạnh, yếu, cơ hội và thách thức để phát hiện rủi ro. |
| Prompt Lists (PESTLE, TECOP) | Gợi ý các loại rủi ro theo nhóm: Political, Economic, Technical, Legal, Environmental… |
| Interviews / Expert Judgment | Tham khảo ý kiến chuyên gia để phát hiện rủi ro khó nhận diện. |
📤 Outputs
| Đầu ra | Giải thích |
|---|---|
| Risk Register | Danh sách chi tiết tất cả rủi ro đã nhận diện (bao gồm nguyên nhân, tác động, và Risk Owner). |
| Risk Report (Draft) | Báo cáo tóm tắt mô tả loại rủi ro, xu hướng và mức độ tổng quan. |
| Project Document Updates | Cập nhật Assumption Log, Issue Log, và Lessons Learned. |
💡 Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
Thực hiện:
PM tổ chức buổi workshop nhận diện rủi ro với team dự án. Kết quả ghi nhận:
| ID | Mô tả rủi ro | Nguyên nhân | Tác động | Risk Owner |
| R1 | Phần mềm không tương thích với hạ tầng hiện tại | IT hạ tầng chưa cập nhật | Trễ tiến độ 2 tuần | IT Lead |
| R2 | Nhân viên HR không chịu chuyển đổi sang hệ thống mới | Kháng cự thay đổi | Giảm hiệu quả triển khai | HR Director |
| R3 | Vendor giao chậm bản nâng cấp | Nhà cung cấp thiếu nhân lực | Ảnh hưởng mốc UAT | PM |
Kết quả:
- Tạo Risk Register lưu trên Notion/Excel, chia sẻ cho toàn team.
- Cập nhật Risk Report (Draft) để chuẩn bị cho bước Perform Qualitative Risk Analysis.
- Thêm cột Probability và Impact để đánh giá trong bước kế tiếp.
📎 Gợi ý thêm
👉 Bạn có thể tải template Risk Register, PESTLE Prompt List, và SWOT Analysis Worksheet tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/