⚙️ Process: Direct and Manage Project Work

🎯 Mục tiêu

Quy trình Direct and Manage Project Work nhằm thực thi kế hoạch dự án đã được phê duyệt trong Project Management Plan (PMP) để tạo ra project deliverables (sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả).

Project Manager chịu trách nhiệm dẫn dắt nhóm thực hiện công việc, quản lý nguồn lực, và đảm bảo đầu ra phù hợp với kế hoạch.

➡️ Đây là quy trình hành động chính trong nhóm Executing Process Group – nơi kế hoạch được chuyển hóa thành kết quả thực tế.

🪜 Các bước thực hiện

Xem xét Project Management Plan
- Hiểu rõ scope, schedule, cost baseline, và quality requirements để chỉ đạo đúng hướng.
Triển khai công việc theo kế hoạch
- Giao nhiệm vụ cho team members theo WBS (Work Breakdown Structure).
- Đảm bảo các hoạt động được ghi nhận và báo cáo tiến độ.
Quản lý tài nguyên & giao tiếp liên tục
- Phân bổ nguồn lực, giám sát hiệu suất, giải quyết xung đột nếu có.
- Cập nhật thông tin cho stakeholders qua status meetings, progress reports, và dashboards.
Đảm bảo chất lượng công việc
- Kiểm tra việc tuân thủ các tiêu chuẩn đã đề ra trong Quality Management Plan.
- Thực hiện kiểm thử, review, và kiểm soát thay đổi khi cần.
Ghi nhận và xử lý thay đổi
- Mọi đề xuất thay đổi (Change Request) phải được ghi lại và gửi qua quy trình Perform Integrated Change Control.
Cập nhật tài liệu dự án
- Liên tục cập nhật issue log, risk register, project documents, và lessons learned register.

📥 Inputs

Nhóm đầu vào	Giải thích
Project Management Plan	Hướng dẫn cách thực hiện dự án: scope, schedule, cost, quality, risk…
Project Documents	Issue log, risk register, lessons learned, change log, v.v.
Approved Change Requests	Những thay đổi đã được phê duyệt cần triển khai.
EEF (Enterprise Environmental Factors)	Văn hóa, hệ thống CNTT, quy định nội bộ, công cụ quản lý.
OPA (Organizational Process Assets)	Quy trình, mẫu biểu, lessons learned từ dự án trước.

🛠️ Tools & Techniques

Công cụ & kỹ thuật	Mô tả ngắn
Expert Judgment	Chuyên gia hỗ trợ về kỹ thuật, quản lý rủi ro, hoặc tuân thủ.
Project Management Information System (PMIS)	Hệ thống như Jira, Asana, MS Project, hoặc Xero Projects giúp theo dõi tiến độ và tài nguyên.
Meetings	Họp khởi động (kick-off), họp tiến độ (daily/weekly), và họp chuyên môn.

📤 Outputs

Đầu ra	Giải thích
Deliverables	Sản phẩm hoặc kết quả cụ thể được tạo ra từ công việc dự án.
Work Performance Data (WPD)	Dữ liệu thô như % hoàn thành, thời gian, chi phí tiêu hao.
Issue Log Updates	Ghi nhận và theo dõi các vấn đề phát sinh.
Change Requests	Đề xuất điều chỉnh phạm vi, chi phí, tiến độ, tài nguyên.
Project Management Plan Updates	Cập nhật khi có thay đổi được phê duyệt.
Project Documents Updates	Cập nhật lessons learned, risk register, stakeholder register.

💡 Ví dụ thực tế

Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)

Thực hiện:
Sau khi Project Management Plan được phê duyệt, Project Manager khởi động dự án bằng kick-off meeting với toàn bộ team.
Các task trong WBS được giao qua hệ thống quản lý công việc (PMIS – ví dụ: Jira hoặc Asana).
Nhóm kỹ thuật triển khai cấu hình phần mềm, trong khi nhóm nhân sự chuẩn bị dữ liệu nhân viên.
Giám sát và báo cáo:
PM thu thập Work Performance Data (số giờ làm việc, tiến độ, chi phí), báo cáo cho Sponsor hàng tuần.
Khi vendor đề xuất thay đổi module báo cáo, PM tạo Change Request và gửi qua quy trình Integrated Change Control để phê duyệt.
Kết quả:
Các deliverables như hệ thống HRM bản beta, tài liệu hướng dẫn, và báo cáo test được bàn giao.
PM cập nhật lessons learned về việc cải thiện quy trình phối hợp giữa IT và HR cho các dự án sau.

📎 Gợi ý thêm

👉 Bạn có thể tải template Deliverables Tracker, Work Performance Report, và Change Request Form tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/