🎯 Mục tiêu
Quy trình Estimate Activity Durations nhằm ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động trong dự án, dựa trên phạm vi, tài nguyên và nỗ lực thực tế.
Kết quả của quy trình là ước lượng thời lượng (duration estimates) cho mỗi hoạt động và cơ sở để xây dựng project schedule trong bước tiếp theo.
➡️ Mục tiêu chính là xác định thời gian thực tế, hợp lý và khả thi để hoàn thành dự án đúng hạn.
🪜 Các bước thực hiện
-
Xác định dữ liệu cần thiết để ước lượng
- Thu thập thông tin về phạm vi, độ phức tạp, tài nguyên, và năng suất làm việc.
-
Phân tích tài nguyên và khối lượng công việc
- Dựa vào Resource Requirements và Resource Calendar để xác định khả năng sẵn sàng và năng lực của từng nguồn lực.
-
Áp dụng kỹ thuật ước lượng
- Sử dụng các phương pháp phù hợp: Analogous, Parametric, Three-Point, hoặc Bottom-Up Estimating.
-
Tính toán thời lượng và giả định liên quan
- Ghi rõ mọi giả định hoặc rủi ro ảnh hưởng đến ước lượng.
-
Tổng hợp và ghi nhận kết quả
- Ghi lại kết quả ước lượng, khoảng tin cậy (range estimate), và lưu vào Activity Duration Estimates.
📥 Inputs
| Nhóm đầu vào | Giải thích |
|---|---|
| Schedule Management Plan | Hướng dẫn cách ước lượng thời lượng và đơn vị đo lường. |
| Scope Baseline | Đảm bảo ước lượng phù hợp với phạm vi công việc đã xác định. |
| Activity List / Attributes | Cung cấp chi tiết từng hoạt động cần ước lượng. |
| Resource Requirements | Thông tin về số lượng, loại và năng suất nguồn lực. |
| Resource Calendars | Thời gian sẵn sàng làm việc của nhân sự hoặc thiết bị. |
| EEF & OPA | Mẫu biểu, dữ liệu lịch sử, và hướng dẫn tổ chức. |
🛠️ Tools & Techniques
| Công cụ & kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Expert Judgment | Nhờ chuyên gia hoặc thành viên có kinh nghiệm cung cấp ước lượng thực tế. |
| Analogous Estimating | Ước lượng dựa trên dữ liệu từ dự án tương tự. |
| Parametric Estimating | Sử dụng công thức thống kê (ví dụ: thời gian = số lượng * năng suất). |
| Three-Point Estimating (PERT) | Dựa trên ba giá trị: Optimistic (O), Most Likely (M), Pessimistic (P) → Công thức: ( E = (O + 4M + P) / 6 ). |
| Bottom-Up Estimating | Ước lượng chi tiết từng phần nhỏ, sau đó cộng dồn thành tổng thời lượng. |
| Reserve Analysis | Xác định contingency reserves (thời gian dự phòng) để xử lý rủi ro. |
| Decision Making / Meetings | Họp nhóm để rà soát và thống nhất kết quả ước lượng. |
📤 Outputs
| Đầu ra | Giải thích |
|---|---|
| Duration Estimates | Thời lượng ước tính cho từng hoạt động, có thể bao gồm khoảng tin cậy. |
| Basis of Estimates | Giải thích chi tiết cách ước lượng, giả định, dữ liệu đầu vào, công thức. |
| Project Document Updates | Cập nhật Activity Attributes, Risk Register, Lessons Learned Register. |
💡 Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
-
Thực hiện:
Project Manager và team kỹ thuật sử dụng Three-Point Estimating để xác định thời lượng cho các hoạt động chính: Hoạt động O (ngày) M (ngày) P (ngày) Ước lượng PERT (E) Develop Backend 8 10 14 (8 + 4×10 + 14) / 6 = 10.7 ngày Integration Testing 4 5 8 (4 + 4×5 + 8) / 6 = 5.3 ngày Tổng hợp kết quả, PM cộng thêm 10% contingency reserve để phòng rủi ro trễ hạn. -
Kết quả:
PM hoàn thiện Activity Duration Estimates và Basis of Estimates, làm đầu vào cho quy trình Develop Schedule.
📎 Gợi ý thêm
👉 Bạn có thể tải template Duration Estimation Sheet, PERT Calculator, và Basis of Estimates Form tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/