🎯 Mục tiêu
Quy trình Estimate Activity Resources nhằm ước lượng loại, số lượng và đặc tính của tài nguyên cần thiết (nhân lực, thiết bị, vật tư) để hoàn thành từng hoạt động trong dự án.
➡️ Mục tiêu chính là xác định đúng và đủ nguồn lực để đảm bảo tiến độ, chi phí và chất lượng dự án được duy trì hợp lý.
🪜 Các bước thực hiện
-
Xác định nhu cầu tài nguyên cho từng hoạt động
- Dựa trên Activity List và WBS, xác định mỗi hoạt động cần loại tài nguyên nào (con người, thiết bị, vật tư,…).
-
Ước lượng số lượng và thời gian sử dụng
- Dự tính mỗi loại tài nguyên sẽ được sử dụng trong bao lâu, với cường độ hoặc chi phí cụ thể.
-
Xem xét ràng buộc và năng lực sẵn có
- Kiểm tra lịch làm việc (Resource Calendars) và các giới hạn tổ chức, hợp đồng hoặc công cụ hỗ trợ.
-
Phân tích các phương án tối ưu hóa tài nguyên
- Cân nhắc các phương án thuê ngoài, chia sẻ nội bộ, hoặc sử dụng công nghệ để giảm chi phí.
-
Ghi nhận kết quả và cập nhật tài liệu dự án
- Lưu lại kết quả trong Resource Requirements và cập nhật Basis of Estimates.
📥 Inputs
| Nhóm đầu vào | Giải thích |
|---|---|
| Project Management Plan | Bao gồm Scope, Schedule và Resource Management Plans. |
| Activity List & Attributes | Cung cấp chi tiết hoạt động cần nguồn lực. |
| Resource Calendars | Thông tin về khả năng sẵn sàng của nhân sự, thiết bị. |
| Risk Register | Xem xét rủi ro liên quan đến thiếu hụt hoặc gián đoạn nguồn lực. |
| EEF & OPA | Chính sách nhân sự, dữ liệu lịch sử, mức lương và chi phí thuê ngoài. |
🛠️ Tools & Techniques
| Công cụ & kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Expert Judgment | Nhờ chuyên gia hoặc trưởng bộ phận xác định nhu cầu tài nguyên phù hợp. |
| Bottom-Up Estimating | Ước lượng chi tiết từng hoạt động nhỏ để tổng hợp tài nguyên cần thiết. |
| Analogous Estimating | Sử dụng dữ liệu từ dự án tương tự để dự đoán nhu cầu tài nguyên. |
| Parametric Estimating | Dựa vào tỷ lệ hoặc công thức thống kê (VD: 1 kỹ sư/10 module). |
| Data Analysis | Gồm Alternatives Analysis để lựa chọn phương án phân bổ tối ưu. |
| PMIS | Công cụ như MS Project, Jira, hoặc Excel dùng để theo dõi phân bổ nguồn lực. |
| Meetings | Họp với các nhóm chức năng hoặc nhà cung cấp để thống nhất ước lượng. |
📤 Outputs
| Đầu ra | Giải thích |
|---|---|
| Resource Requirements | Danh sách và số lượng tài nguyên cần thiết cho từng hoạt động. |
| Basis of Estimates | Giải thích cách ước lượng tài nguyên, giả định, và nguồn dữ liệu. |
| Resource Breakdown Structure (RBS) | Cấu trúc phân chia tài nguyên theo loại (nhân sự, thiết bị, vật tư). |
| Project Document Updates | Cập nhật Risk Register, Activity List và Lessons Learned Register. |
💡 Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
-
Thực hiện:
PM xác định nhu cầu tài nguyên cho các hoạt động chính: Hoạt động Loại tài nguyên Số lượng Thời gian Ghi chú System Design Business Analyst 1 10 ngày Nội bộ Development Developer (Backend + Frontend) 2 30 ngày Thuê ngoài Testing QA Engineer 1 10 ngày Nội bộ Training HR Trainer 1 5 ngày Phòng Nhân sự -
Kết quả:
Tổng hợp thông tin vào Resource Breakdown Structure (RBS):- Nhân lực: PM, Developer, Tester, HR Trainer.
- Thiết bị: Laptop, máy chủ test, license phần mềm.
- Vật tư: Tài liệu hướng dẫn, form training.
📎 Gợi ý thêm
👉 Bạn có thể tải template Resource Breakdown Structure (RBS), Resource Estimation Sheet, và Resource Requirements Table tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/