Thuộc nhóm: Tools & Techniques
Áp dụng trong: Collect Requirements, Validate Scope, Plan Quality Management, Manage Stakeholder Engagement, và các quy trình trong Planning hoặc Monitoring & Controlling có liên quan đến phản hồi người dùng hoặc khách hàng.
🎯 Mục tiêu
Focus Groups được sử dụng để thu thập phản hồi định tính từ nhóm đại diện của người dùng, khách hàng hoặc các bên liên quan (stakeholders).
Mục đích là hiểu nhu cầu, mong đợi, cảm nhận và trải nghiệm của họ về sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả dự án.
🧩 Đặc điểm chính
| Đặc điểm | Mô tả |
|---|---|
| Số người tham gia | Thường 6–12 người, đại diện cho một nhóm đối tượng cụ thể (ví dụ: người dùng cuối, khách hàng, nhân viên nội bộ). |
| Người điều phối (Facilitator) | Dẫn dắt buổi thảo luận, đặt câu hỏi mở, duy trì nhịp độ và tránh thiên vị. |
| Đầu ra | Thông tin định tính: ý kiến, mong đợi, insight người dùng; có thể trích xuất thành yêu cầu hoặc tiêu chí chất lượng. |
| Phương pháp thu thập | Ghi chú trực tiếp, ghi âm, hoặc video (với sự đồng ý của người tham gia). |
🪜 Quy trình thực hiện Focus Group
| Bước | Mô tả | Vai trò chính |
|---|---|---|
| 1. Xác định mục tiêu thảo luận | Xác định rõ thông tin cần thu thập (ví dụ: “Phản hồi về tính năng thanh toán mới”). | Project Manager / BA |
| 2. Tuyển chọn nhóm người tham gia | Chọn mẫu đại diện đúng đối tượng (khách hàng hiện tại, người dùng thử, nhóm chuyên môn). | PM / Stakeholder Team |
| 3. Chuẩn bị câu hỏi mở | Soạn 5–10 câu hỏi khuyến khích chia sẻ kinh nghiệm và cảm nhận. | Facilitator |
| 4. Tổ chức buổi thảo luận | Ghi nhận mọi ý kiến, khuyến khích sự đa dạng quan điểm, giữ buổi thảo luận trong 60–90 phút. | Facilitator / Recorder |
| 5. Tổng hợp & phân tích dữ liệu | Gom nhóm ý kiến, xác định xu hướng, nhu cầu chung hoặc khác biệt nổi bật. | BA / PM |
| 6. Tài liệu hóa & phản hồi lại nhóm | Tạo báo cáo Focus Group Summary và chia sẻ với các stakeholders. | PM / BA |
💬 Ví dụ thực tế
Tình huống:
Một công ty fintech triển khai dự án phát triển ứng dụng Mobile Banking mới.
Mục tiêu Focus Group:
Thu thập ý kiến của nhóm khách hàng trẻ (18–25 tuổi) về tính năng chuyển tiền nhanh bằng QR và đăng nhập bằng vân tay.
Thực hiện:
- 10 người dùng được mời tham gia (5 sinh viên, 5 nhân viên văn phòng).
-
Câu hỏi chính:
- Bạn thường dùng tính năng chuyển tiền nào nhất?
- Điều gì khiến bạn cảm thấy bất tiện khi dùng app hiện tại?
- Bạn có tin tưởng tính năng quét QR cho giao dịch không?
- Người điều phối ghi nhận: hầu hết đánh giá cao QR nhưng lo ngại bảo mật.
Kết quả:
→ Nhóm dự án điều chỉnh thiết kế giao diện: thêm hướng dẫn an toàn giao dịch QR và pop-up xác nhận vân tay trước khi chuyển tiền.
→ Các yêu cầu này được thêm vào Product Backlog và Requirement Traceability Matrix.
📘 Ứng dụng trong các quy trình PMP
| Process | Mục đích sử dụng |
|---|---|
| Collect Requirements | Thu thập yêu cầu chi tiết từ người dùng đại diện. |
| Validate Scope | Xác thực xem sản phẩm có đáp ứng mong đợi người dùng không. |
| Plan Quality Management | Xác định tiêu chí chất lượng dựa trên kỳ vọng người dùng. |
| Manage Stakeholder Engagement | Cải thiện sự tham gia và đồng thuận của các nhóm stakeholders. |
💡 Tips cho buổi Focus Group hiệu quả
- Chỉ định facilitator độc lập để tránh thiên vị hoặc ảnh hưởng quyền lực.
- Khuyến khích các thành viên chia sẻ cá nhân trước, rồi mới tổng hợp thảo luận nhóm.
- Duy trì thời gian thảo luận ngắn, tập trung (60–90 phút).
- Sử dụng công cụ ghi chú số (Miro, FigJam, Notion) để tổng hợp nhanh insight.
- Sau buổi họp, tổng hợp ngay khi thông tin còn mới, tránh mất chi tiết cảm xúc.
🧾 Đầu ra chính (Outputs)
- Focus Group Report / Summary Notes
- Requirement Insights Document
- Updated Stakeholder Register (nếu phát hiện nhóm mới hoặc thay đổi quan điểm)
📎 Tải Template & Checklist
Bạn có thể tải mẫu Focus Group Session Plan và Insight Summary Report tại:
👉 PM Toolbox – Focus Group Templates
Tóm tắt:
Focus Groups là kỹ thuật mạnh mẽ để hiểu sâu nhu cầu thực tế và cảm xúc của người dùng, giúp nhóm dự án đảm bảo sản phẩm đáp ứng đúng giá trị mà tổ chức kỳ vọng.