🎯 Mục tiêu
Quy trình Implement Risk Responses nhằm thực hiện các hành động đã được xác định trong kế hoạch phản ứng rủi ro (Risk Response Plan) để đảm bảo các rủi ro được xử lý đúng lúc và hiệu quả.
➡️ Mục tiêu chính là biến kế hoạch phản ứng thành hành động cụ thể, qua đó giảm thiểu tác động tiêu cực và tối đa hóa cơ hội của dự án.
🪜 Các bước thực hiện
-
Rà soát các hành động phản ứng đã được phê duyệt
- Kiểm tra Risk Register và Risk Response Plan để xác định công việc cần triển khai.
-
Phân bổ nguồn lực và trách nhiệm thực hiện
- Giao nhiệm vụ cho Risk Owner và các thành viên liên quan.
-
Thực hiện hành động ứng phó
- Thực hiện các biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu hoặc tận dụng cơ hội như đã lên kế hoạch.
-
Theo dõi tiến độ và hiệu quả thực hiện
- Đánh giá xem hành động phản ứng có đạt được mục tiêu giảm rủi ro hay không.
-
Ghi nhận kết quả và báo cáo
- Cập nhật Risk Register, Risk Report, và chia sẻ Lessons Learned.
📥 Inputs
| Nhóm đầu vào | Giải thích |
|---|---|
| Risk Management Plan | Cung cấp phương pháp và chiến lược phản ứng rủi ro. |
| Risk Register | Danh sách các rủi ro và hành động phản ứng đã được phê duyệt. |
| Risk Report | Tóm tắt mức độ ưu tiên và tình trạng rủi ro. |
| Project Documents | Lessons Learned Register, Resource Assignments, Change Log. |
| EEF & OPA | Chính sách tổ chức, quy trình báo cáo, và dữ liệu lịch sử. |
🛠️ Tools & Techniques
| Công cụ & kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Interpersonal & Team Skills | Lãnh đạo, giao tiếp và thương lượng để đảm bảo hành động được triển khai đúng. |
| Project Management Information System (PMIS) | Theo dõi và báo cáo tình trạng thực hiện phản ứng rủi ro. |
| Expert Judgment | Tham khảo chuyên gia để xác định hiệu quả hoặc điều chỉnh biện pháp. |
| Meetings | Họp kiểm tra tiến độ và thảo luận về hiệu quả của các hành động phản ứng. |
📤 Outputs
| Đầu ra | Giải thích |
|---|---|
| Change Requests | Nếu phát hiện phản ứng rủi ro không đủ hiệu quả, cần điều chỉnh kế hoạch. |
| Project Document Updates | Cập nhật Risk Register, Risk Report, Lessons Learned. |
| Project Management Plan Updates | Cập nhật Risk và Schedule Management Plans (nếu cần). |
💡 Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
Thực hiện:
PM triển khai các hành động ứng phó theo kế hoạch:
| ID | Rủi ro | Hành động phản ứng | Người thực hiện | Trạng thái |
| R1 | Vendor giao trễ | Thêm điều khoản phạt trong hợp đồng | PM | Đã thực hiện |
| R2 | HR kháng cự hệ thống mới | Tổ chức 2 buổi training, feedback survey | HR Lead | Đang triển khai |
| R3 | Phần mềm không tương thích | Thử nghiệm sớm trên môi trường test | IT Lead | Hoàn thành |
Kết quả:
- Sau khi triển khai training, số lượng nhân viên HR chấp nhận hệ thống tăng từ 60% → 90%.
- Vendor tuân thủ tiến độ sau khi hợp đồng được cập nhật.
- PM cập nhật Risk Register và Lessons Learned về việc thực thi biện pháp Mitigation hiệu quả.
📎 Gợi ý thêm
👉 Bạn có thể tải template Risk Action Implementation Log, Risk Status Report, và Change Request Form tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/