Thuộc nhóm: Tools & Techniques
Áp dụng trong: Collect Requirements, Define Scope, Identify Risks, Develop Project Charter, Plan Quality Management, Plan Stakeholder Engagement.
🎯 Purpose (Mục tiêu)
Interviews là kỹ thuật thu thập thông tin thông qua trao đổi trực tiếp hoặc trực tuyến giữa người phỏng vấn (interviewer) và người được phỏng vấn (interviewee), nhằm:
- Xác định nhu cầu, mong đợi, hoặc yêu cầu cụ thể của stakeholder.
- Làm rõ các vấn đề, rủi ro, hoặc cơ hội chưa được ghi nhận chính thức.
- Thu thập insight sâu từ chuyên gia hoặc người dùng có kinh nghiệm thực tế.
🧩 Key Types of Interviews (Các loại phỏng vấn)
| Loại | Mô tả | Khi sử dụng |
|---|---|---|
| Structured Interview | Danh sách câu hỏi được chuẩn bị trước, theo thứ tự cố định. | Khi cần dữ liệu nhất quán, dễ tổng hợp (ví dụ khảo sát khách hàng). |
| Unstructured Interview | Thảo luận mở, tự do theo dòng câu chuyện của người được phỏng vấn. | Khi cần khám phá thông tin mới hoặc hiểu sâu cảm xúc người dùng. |
| Semi-Structured Interview | Kết hợp câu hỏi chuẩn + mở rộng linh hoạt theo tình huống. | Khi muốn vừa đảm bảo cấu trúc vừa có tính linh hoạt (thường dùng nhất). |
🪜 Process (Quy trình thực hiện)
| Bước | Mô tả | Vai trò |
|---|---|---|
| 1. Xác định mục tiêu | Rõ ràng mục đích phỏng vấn (ví dụ: xác định yêu cầu hệ thống, đánh giá rủi ro). | Project Manager / Business Analyst |
| 2. Chọn người được phỏng vấn | Chọn stakeholders có hiểu biết sâu, ảnh hưởng cao hoặc trực tiếp sử dụng sản phẩm. | PM / Sponsor |
| 3. Chuẩn bị câu hỏi | Xây dựng danh sách câu hỏi (open-ended và probing questions). | BA / PM |
| 4. Thực hiện phỏng vấn | Đảm bảo môi trường thoải mái, ghi chú và/hoặc ghi âm với sự đồng ý. | Interviewer |
| 5. Tổng hợp & xác nhận thông tin | Lọc dữ liệu, xác định insight chính, gửi bản tóm tắt cho người tham gia xác nhận (validation). | PM / BA |
💬 Example (Ví dụ thực tế)
Tình huống:
Dự án phát triển hệ thống Customer Relationship Management (CRM) cho một công ty bán lẻ.
Mục tiêu phỏng vấn:
Hiểu rõ quy trình hiện tại và nhu cầu tự động hóa của bộ phận bán hàng (Sales Department).
Thực hiện:
- 3 buổi phỏng vấn cá nhân với Trưởng phòng Kinh doanh, 2 nhân viên bán hàng và 1 nhân viên chăm sóc khách hàng.
-
Câu hỏi mẫu:
- “Hiện tại bạn mất bao lâu để cập nhật thông tin khách hàng sau mỗi cuộc gọi?”
- “Phần nào trong quy trình làm việc khiến bạn cảm thấy tốn thời gian nhất?”
- “Bạn mong muốn hệ thống mới hỗ trợ tự động điều gì?”
-
Kết quả:
- Nhóm Sales yêu cầu tích hợp tính năng auto-sync với email và calendar.
- Bộ phận CS mong muốn có popup thông tin khách hàng ngay khi gọi đến.
Kết quả ứng dụng:
Các yêu cầu trên được bổ sung vào Requirements Documentation và được theo dõi trong Requirements Traceability Matrix (RTM).
📘 Applications in PMP Processes (Ứng dụng trong PMP)
| Process | Mục đích sử dụng |
|---|---|
| Collect Requirements | Thu thập yêu cầu chi tiết từ stakeholder chủ chốt. |
| Define Scope | Làm rõ giới hạn công việc, ràng buộc và tiêu chí chấp nhận. |
| Identify Risks | Khai thác rủi ro tiềm ẩn từ các chuyên gia nội bộ hoặc đối tác. |
| Plan Quality Management | Xác định tiêu chuẩn chất lượng kỳ vọng. |
| Plan Stakeholder Engagement | Hiểu mức độ quan tâm và ảnh hưởng của từng stakeholder. |
💡 Best Practices (Thực hành tốt)
- Chuẩn bị kỹ trước buổi phỏng vấn: hiểu bối cảnh, vai trò và mối quan tâm của người được phỏng vấn.
- Đặt câu hỏi mở, tránh câu hỏi dẫn dắt hoặc thiên kiến.
- Tập trung lắng nghe tích cực (active listening), ghi nhận cả thông tin ẩn (tone, thái độ).
- Xác nhận lại thông tin bằng cách summarize và confirm với người được phỏng vấn.
- Tổng hợp và chia sẻ kết quả trong Project Repository để các bên liên quan khác tham khảo.
🧾 Outputs (Kết quả)
- Interview Notes / Transcript
- Requirements Documentation (cập nhật)
- Stakeholder Register / Risk Register (nếu phát hiện thông tin mới)
📎 Templates & Resources
Tải mẫu Interview Question Guide và Interview Summary Report tại:
👉 PM Toolbox – Interview Templates
Tóm tắt:
Interviews là kỹ thuật then chốt trong giai đoạn thu thập và làm rõ yêu cầu, giúp Project Manager và nhóm hiểu sâu nhu cầu thực tế, kỳ vọng và rủi ro tiềm ẩn từ stakeholders, tạo nền tảng vững chắc cho phạm vi và giá trị dự án.