🎯 Mục tiêu
Quy trình Manage Quality (còn gọi là Quality Assurance) nhằm chuyển hóa kế hoạch chất lượng thành hành động thực tế, đảm bảo quy trình và sản phẩm của dự án tuân thủ tiêu chuẩn đã xác định trong Quality Management Plan.
➡️ Mục tiêu chính là xây dựng niềm tin rằng dự án sẽ đạt được các yêu cầu chất lượng, thông qua việc đánh giá quy trình, cải tiến liên tục, và ngăn ngừa lỗi trước khi xảy ra.
🪜 Các bước thực hiện
-
Xem lại Quality Management Plan
- Hiểu rõ tiêu chuẩn chất lượng, chỉ số đo lường (Quality Metrics), và quy trình kiểm soát chất lượng được xác định từ trước.
-
Thực hiện kiểm tra quy trình (Process Audit)
- Đánh giá quy trình đang áp dụng có phù hợp và hiệu quả không.
- Kiểm tra việc tuân thủ quy trình phát triển, kiểm thử, báo cáo,…
-
Phân tích dữ liệu chất lượng
- Thu thập dữ liệu từ Control Quality để phát hiện xu hướng, lỗi lặp lại hoặc điểm yếu trong quy trình.
-
Đề xuất cải tiến quy trình
- Áp dụng Continuous Improvement, PDCA (Plan–Do–Check–Act), hoặc Kaizen để nâng cao hiệu quả.
-
Cập nhật tài liệu và chia sẻ kết quả
- Cập nhật Lessons Learned, Risk Register, và truyền thông các khuyến nghị cải tiến cho team.
📥 Inputs
| Nhóm đầu vào | Giải thích |
|---|---|
| Quality Management Plan | Cung cấp tiêu chuẩn, quy trình, và công cụ chất lượng. |
| Quality Metrics | Thước đo dùng để đánh giá hiệu suất và chất lượng. |
| Quality Control Measurements | Dữ liệu từ quy trình kiểm soát chất lượng. |
| Project Documents | Risk Register, Lessons Learned Register, Issue Log. |
| EEF & OPA | Tiêu chuẩn ISO, quy trình nội bộ, biểu mẫu audit và dữ liệu lịch sử. |
🛠️ Tools & Techniques
| Công cụ & kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Quality Audits | Đánh giá độc lập về việc tuân thủ quy trình và đề xuất cải tiến. |
| Process Analysis | Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề quy trình (Root Cause Analysis). |
| Quality Improvement Methods | Áp dụng PDCA, Six Sigma, Lean hoặc Kaizen để cải thiện chất lượng. |
| Design for X (DfX) | Thiết kế sản phẩm hướng đến tối ưu hóa các yếu tố như bảo trì, hiệu suất, chi phí. |
| Problem Solving | Quy trình 8D hoặc Fishbone Diagram để phân tích và xử lý lỗi. |
| Meetings / Reviews | Đánh giá tiến độ, chất lượng và đưa ra hành động cải tiến. |
📤 Outputs
| Đầu ra | Giải thích |
|---|---|
| Quality Reports | Báo cáo kết quả audit, vấn đề phát hiện, và khuyến nghị cải tiến. |
| Change Requests | Đề xuất điều chỉnh quy trình, cập nhật kế hoạch hoặc tiêu chuẩn chất lượng. |
| Project Management Plan Updates | Cập nhật Quality Management Plan hoặc Process Improvement Plan. |
| Project Documents Updates | Cập nhật Lessons Learned Register, Risk Register, và Issue Log. |
💡 Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
-
Thực hiện:
QA Manager thực hiện Quality Audit giữa giai đoạn phát triển. Kết quả cho thấy:- Một số module chưa có tài liệu test case đầy đủ.
- Quy trình kiểm thử chưa tuân thủ checklist UAT.
-
Hành động:
QA đề xuất cải tiến quy trình:- Bổ sung bước review test plan trước khi bắt đầu kiểm thử.
- Cập nhật Quality Checklist trong Lessons Learned.
- Tạo Change Request cập nhật Quality Management Plan.
-
Kết quả:
Sau cải tiến, quy trình kiểm thử được chuẩn hóa, giảm 25% lỗi phát sinh trong giai đoạn UAT.
Báo cáo Quality Report được gửi cho Sponsor để xác nhận quy trình đạt chuẩn.
📎 Gợi ý thêm
👉 Bạn có thể tải template Quality Audit Checklist, Quality Report, và Process Improvement Log tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/