Motivation (Tạo động lực) là một kỹ thuật thuộc nhóm Interpersonal and Team Skills Tools and Techniques, được sử dụng để khơi dậy, duy trì và phát triển tinh thần làm việc của các thành viên trong nhóm dự án. Một nhóm được thúc đẩy tốt sẽ làm việc hiệu quả hơn, sáng tạo hơn và cam kết mạnh mẽ hơn với mục tiêu chung của dự án.
🎯 Mục đích
- Tăng hiệu suất và năng suất làm việc của đội ngũ.
- Khuyến khích tinh thần trách nhiệm và sự chủ động.
- Duy trì năng lượng tích cực trong suốt vòng đời dự án.
- Giảm tỷ lệ xung đột và mâu thuẫn nhờ cải thiện sự hài lòng trong công việc.
⚙️ Các yếu tố ảnh hưởng đến động lực
-
Mục tiêu rõ ràng (Clear Goals):
Thành viên cần hiểu rõ họ đang làm gì và vì sao công việc đó quan trọng. -
Công nhận và khen thưởng (Recognition and Rewards):
Ghi nhận kịp thời những nỗ lực, đóng góp và thành tích của từng cá nhân hoặc nhóm. -
Cơ hội phát triển (Growth Opportunities):
Khuyến khích học hỏi, thử thách bản thân và phát triển kỹ năng nghề nghiệp. -
Môi trường làm việc tích cực (Positive Environment):
Tạo không gian làm việc cởi mở, tôn trọng và hỗ trợ lẫn nhau. -
Lãnh đạo truyền cảm hứng (Inspirational Leadership):
Project Manager cần làm gương, truyền năng lượng tích cực và chia sẻ tầm nhìn để gắn kết nhóm.
🧩 Các lý thuyết tạo động lực phổ biến
-
Maslow’s Hierarchy of Needs (Tháp nhu cầu Maslow)
- Nhu cầu con người được sắp xếp theo 5 cấp độ: sinh lý, an toàn, xã hội, được tôn trọng và tự hoàn thiện.
- Người quản lý nên xác định nhóm đang ở cấp độ nào để đáp ứng nhu cầu phù hợp.
-
Herzberg’s Two-Factor Theory (Lý thuyết hai nhân tố của Herzberg)
- Gồm nhân tố thúc đẩy (Motivators) như thành tích, công nhận, cơ hội phát triển.
- Và nhân tố duy trì (Hygiene Factors) như lương, điều kiện làm việc, chính sách công ty.
- Cần cân bằng cả hai để giữ vững động lực dài hạn.
-
McClelland’s Theory of Needs (Lý thuyết nhu cầu của McClelland)
- Gồm ba nhóm nhu cầu chính: Thành tích (Achievement), Quyền lực (Power), Quan hệ (Affiliation).
- Hiểu được nhu cầu chi phối của từng cá nhân giúp điều chỉnh cách giao nhiệm vụ hiệu quả.
-
Expectancy Theory (Lý thuyết kỳ vọng)
- Con người sẽ có động lực nếu họ tin rằng nỗ lực → kết quả tốt → phần thưởng xứng đáng.
- Cần đảm bảo mối liên kết rõ ràng giữa hiệu suất và phần thưởng.
💬 Ví dụ minh họa
Trong một dự án IT, nhóm phát triển phải làm thêm giờ để kịp tiến độ. Project Manager đã:
- Ghi nhận nỗ lực bằng cách gửi email cảm ơn và đề xuất thưởng thêm thời gian nghỉ bù.
- Chia sẻ tầm nhìn về giá trị sản phẩm giúp nhóm thấy được ý nghĩa công việc.
-
Lên kế hoạch team building nhỏ sau khi hoàn thành milestone.
➡️ Kết quả: tinh thần nhóm được nâng cao, năng suất cải thiện và cam kết dự án tăng rõ rệt.
💡 Lợi ích
- Tăng năng suất, sự chủ động và sáng tạo.
- Cải thiện tinh thần và giảm căng thẳng.
- Tăng tỷ lệ giữ chân nhân sự trong nhóm.
- Tạo văn hóa nhóm tích cực, gắn bó lâu dài.
⚠️ Hạn chế
- Khó duy trì lâu dài nếu chỉ dựa vào phần thưởng vật chất.
- Hiệu quả khác nhau tùy vào cá tính và giá trị cá nhân của mỗi người.
- Cần thời gian và quan sát kỹ lưỡng để hiểu rõ động lực nội tại của từng thành viên.
- Thiếu công bằng trong ghi nhận có thể gây phản tác dụng.
🧭 Lưu ý khi sử dụng
- Cá nhân hóa động lực – hiểu rõ điều gì thực sự thúc đẩy từng người.
- Kết hợp động lực nội tại và ngoại tại (intrinsic & extrinsic motivation).
- Khen thưởng kịp thời và chân thành, không đợi đến cuối dự án.
- Duy trì truyền thông cởi mở và phản hồi tích cực để nuôi dưỡng tinh thần nhóm.
📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải Motivation Template (biểu mẫu xây dựng và theo dõi chiến lược tạo động lực cho nhóm dự án) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/