🎯 Mục tiêu
Quy trình Plan Communications Management nhằm xác định nhu cầu thông tin của các bên liên quan và lên kế hoạch về cách thức, tần suất, định dạng, và kênh truyền thông để đảm bảo thông tin được truyền đạt đúng người, đúng lúc, đúng nội dung.
➡️ Mục tiêu chính là đảm bảo mọi bên liên quan nhận được thông tin họ cần để đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
🪜 Các bước thực hiện
-
Xác định nhu cầu thông tin của các bên liên quan
- Dựa trên Stakeholder Register để hiểu ai cần thông tin gì, mức độ chi tiết ra sao.
-
Xác định kênh và phương thức truyền thông phù hợp
- Ví dụ: Email, họp trực tiếp, báo cáo định kỳ, Slack, Teams, hoặc dashboard trực tuyến.
-
Lên kế hoạch tần suất và định dạng truyền thông
- Đặt lịch gửi báo cáo hàng tuần, họp review hàng tháng, hoặc thông báo milestone quan trọng.
-
Xác định trách nhiệm truyền đạt và nhận thông tin
- Ai chịu trách nhiệm tạo nội dung, phê duyệt và gửi thông tin (ví dụ: PM, Sponsor, QA Lead,…).
-
Tạo Communication Matrix và phê duyệt kế hoạch
- Ghi rõ kênh, tần suất, định dạng, người gửi/nhận, và mục tiêu của từng loại thông tin.
📥 Inputs
| Nhóm đầu vào | Giải thích |
|---|---|
| Project Charter | Cung cấp thông tin cấp cao về stakeholders và mục tiêu truyền thông. |
| Project Management Plan | Đặc biệt là Resource, Stakeholder, và Risk Management Plans. |
| Stakeholder Register | Danh sách stakeholders, vai trò, nhu cầu và mức độ ảnh hưởng. |
| EEF & OPA | Chính sách truyền thông nội bộ, định dạng báo cáo, công cụ hỗ trợ (Teams, Email, v.v.). |
🛠️ Tools & Techniques
| Công cụ & kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Communication Requirements Analysis | Xác định loại và khối lượng thông tin cần trao đổi. |
| Communication Technology | Chọn công cụ phù hợp (Zoom, Teams, Email, Jira, Slack, Notion). |
| Communication Models | Xác định quy trình truyền đạt: sender → message → receiver → feedback. |
| Communication Methods | Chọn phương thức: interactive, push, hoặc pull communication. |
| Interpersonal & Team Skills | Sử dụng kỹ năng lắng nghe, thuyết phục, và phản hồi hiệu quả. |
| Meetings | Tổ chức họp lên kế hoạch và thống nhất phương án truyền thông. |
📤 Outputs
| Đầu ra | Giải thích |
|---|---|
| Communications Management Plan | Tài liệu hướng dẫn chi tiết về cách quản lý truyền thông trong dự án. |
| Project Management Plan Updates | Cập nhật phần Stakeholder Engagement hoặc Resource Plan. |
| Project Document Updates | Cập nhật Stakeholder Register hoặc Lessons Learned Register. |
💡 Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
Thực hiện:
PM xác định nhu cầu thông tin như sau:
| Stakeholder | Loại thông tin | Kênh | Tần suất | Người gửi |
| Sponsor | Báo cáo tiến độ tổng thể | Email + Meeting | 2 tuần/lần | PM |
| Developer | Task updates, bug tracking | Jira + Slack | Hàng ngày | PM + Tech Lead |
| HR Dept | Báo cáo tình trạng triển khai | Google Sheet | Hàng tuần | QA Lead |
| IT Dept | Cấu hình hệ thống & bảo mật | Email + Teams | Khi có thay đổi | System Admin |
Kết quả:
- Tạo Communication Matrix và Communications Management Plan được Sponsor phê duyệt.
- Giảm 40% email trùng lặp, thông tin rõ ràng và được cập nhật kịp thời.
- Team hiểu rõ quy trình chia sẻ thông tin, giảm hiểu lầm và tăng tốc độ phản hồi.
📎 Gợi ý thêm
👉 Bạn có thể tải template Communication Management Plan, Communication Matrix, và Stakeholder Communication Map tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/