🎯 Mục tiêu
Quy trình Plan Cost Management nhằm xác định cách thức lập kế hoạch, ước lượng, ngân sách và kiểm soát chi phí cho dự án.
Kết quả là Cost Management Plan, mô tả các phương pháp, đơn vị đo lường, công cụ, ngưỡng sai lệch và quy trình phê duyệt chi phí trong suốt vòng đời dự án.
➡️ Mục tiêu chính là đảm bảo quản lý chi phí có hệ thống, minh bạch, và phù hợp với mục tiêu tài chính của dự án.
🪜 Các bước thực hiện
-
Xác định phương pháp và tiêu chuẩn đo lường chi phí
- Xác định đơn vị tiền tệ (VND, USD,…), phương pháp làm tròn và chuẩn báo cáo chi phí.
-
Quy định quy trình ước lượng và lập ngân sách
- Nêu rõ cách ước lượng chi phí (Bottom-up, Analogous, Parametric,…).
- Xác định quy trình tổng hợp chi phí thành Cost Baseline.
-
Thiết lập phương pháp kiểm soát chi phí
- Đặt ngưỡng sai lệch cho phép (±10%), cách xử lý khi vượt ngưỡng.
- Mô tả quy trình phê duyệt thay đổi ngân sách qua CCB.
-
Xác định công cụ, báo cáo và tần suất theo dõi chi phí
- Ví dụ: dùng Excel, Xero, hoặc hệ thống ERP để ghi nhận chi phí; báo cáo chi phí hàng tháng.
-
Soạn thảo và phê duyệt Cost Management Plan
- Trình Sponsor hoặc PMO xem xét, phê duyệt làm hướng dẫn chính thức cho nhóm tài chính và quản lý dự án.
📥 Inputs
| Nhóm đầu vào | Giải thích |
|---|---|
| Project Charter | Cung cấp thông tin ngân sách sơ bộ và ràng buộc tài chính. |
| Project Management Plan | Gồm Schedule Management Plan và Risk Management Plan hỗ trợ trong việc xác định chi phí. |
| EEF (Enterprise Environmental Factors) | Chính sách kế toán, quy định tài chính, tỷ giá, chuẩn báo cáo kế toán. |
| OPA (Organizational Process Assets) | Mẫu Cost Management Plan, hướng dẫn kế toán nội bộ, dữ liệu lịch sử chi phí. |
🛠️ Tools & Techniques
| Công cụ & kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Expert Judgment | Tham khảo chuyên gia tài chính hoặc kế toán dự án để đảm bảo tính chính xác. |
| Data Analysis | Đánh giá dữ liệu lịch sử, xu hướng chi phí, và rủi ro tài chính. |
| Meetings | Họp với Sponsor, kế toán và PMO để thống nhất cách quản lý chi phí. |
📤 Outputs
| Đầu ra | Giải thích |
|---|---|
| Cost Management Plan | Hướng dẫn chi tiết về cách ước lượng, lập ngân sách, kiểm soát và báo cáo chi phí trong dự án. |
💡 Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
-
Thực hiện:
Project Manager phối hợp với phòng Tài chính xây dựng Cost Management Plan bao gồm:- Đơn vị tiền tệ: VND.
- Phương pháp ước lượng: Bottom-up Estimation (tính chi phí chi tiết theo từng module).
- Ngưỡng sai lệch cho phép: ±10% so với ngân sách.
- Báo cáo chi phí: cập nhật hàng tháng bằng Xero.
- Cơ chế phê duyệt: mọi điều chỉnh >5% cần Sponsor phê duyệt qua Change Request.
-
Kết quả:
Sponsor phê duyệt Cost Management Plan, trở thành cơ sở cho các bước tiếp theo: Estimate Costs, Determine Budget, và Control Costs.
📎 Gợi ý thêm
👉 Bạn có thể tải template Cost Management Plan, Budget Control Tracker, và Expense Reporting Sheet tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/