🎯 Mục tiêu
Quy trình Plan Quality Management nhằm xác định các tiêu chuẩn chất lượng cần áp dụng cho dự án và sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch về cách đảm bảo và kiểm soát chất lượng trong suốt vòng đời dự án.
Kết quả của quy trình là Quality Management Plan, hướng dẫn nhóm dự án về các tiêu chí, công cụ, phương pháp, và quy trình đo lường chất lượng.
➡️ Mục tiêu chính là đảm bảo dự án đáp ứng yêu cầu chất lượng của khách hàng và tổ chức, đồng thời tối ưu chi phí và quy trình.
🪜 Các bước thực hiện
-
Xác định yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng
- Thu thập yêu cầu chất lượng từ khách hàng, hợp đồng, và chính sách nội bộ.
- Xác định tiêu chuẩn liên quan như ISO, CMMI, hoặc các quy chuẩn ngành.
-
Xác định chỉ số và thước đo chất lượng (Quality Metrics)
- Định nghĩa cách đo lường hiệu suất sản phẩm hoặc quy trình (VD: độ chính xác, tỷ lệ lỗi, thời gian phản hồi,…).
-
Lập kế hoạch quy trình đảm bảo và kiểm soát chất lượng
- Xác định khi nào và bằng cách nào tiến hành Quality Assurance và Quality Control.
-
Xác định công cụ, kỹ thuật và chi phí chất lượng (Cost of Quality – CoQ)
- Bao gồm chi phí phòng ngừa, kiểm tra và sửa lỗi (prevention, appraisal, failure costs).
-
Soạn thảo và phê duyệt Quality Management Plan
- Tích hợp vào Project Management Plan và phổ biến đến toàn bộ team.
📥 Inputs
| Nhóm đầu vào | Giải thích |
|---|---|
| Project Charter | Cung cấp mục tiêu cấp cao và yêu cầu chất lượng từ khách hàng. |
| Project Management Plan | Bao gồm Scope, Schedule, và Cost Management Plans liên quan đến tiêu chuẩn chất lượng. |
| Stakeholder Register | Xác định bên liên quan có yêu cầu hoặc ảnh hưởng đến chất lượng. |
| Risk Register | Rủi ro có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc quy trình. |
| EEF & OPA | Chính sách chất lượng, biểu mẫu, tiêu chuẩn ISO, dữ liệu lịch sử từ dự án trước. |
🛠️ Tools & Techniques
| Công cụ & kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Expert Judgment | Nhờ chuyên gia hoặc QA manager xác định tiêu chuẩn chất lượng phù hợp. |
| Data Gathering | Bao gồm phỏng vấn, khảo sát, và benchmarking với dự án tương tự. |
| Data Analysis | Cost-Benefit Analysis để cân nhắc lợi ích và chi phí đầu tư chất lượng. |
| Cost of Quality (CoQ) | Phân tích chi phí phòng ngừa, kiểm tra, và sửa lỗi. |
| Quality Tools | Gồm Cause-and-Effect Diagram, Flowchart, Check Sheet, Pareto Chart, Histogram, Control Chart, Scatter Diagram. |
| Meetings | Họp với stakeholders để thống nhất tiêu chuẩn và quy trình kiểm soát chất lượng. |
📤 Outputs
| Đầu ra | Giải thích |
|---|---|
| Quality Management Plan | Hướng dẫn cách quản lý, đảm bảo và kiểm soát chất lượng dự án. |
| Quality Metrics | Các chỉ số cụ thể dùng để đo lường và đánh giá chất lượng. |
| Quality Checklists | Danh sách kiểm tra để xác minh việc tuân thủ tiêu chuẩn. |
| Project Document Updates | Cập nhật Risk Register, Lessons Learned, Requirements Documentation. |
💡 Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
-
Thực hiện:
PM và QA Manager cùng xác định tiêu chuẩn chất lượng cần đạt:- Availability ≥ 99% uptime.
- Response time ≤ 3 giây/truy vấn.
- Tỷ lệ lỗi người dùng < 2%.
- Tuân thủ ISO/IEC 27001 về bảo mật dữ liệu.
-
Kết quả:
Quality Management Plan được phê duyệt, quy định rõ:- Các đợt kiểm thử chấp nhận (UAT) phải đạt đủ tiêu chuẩn trên.
- QA team thực hiện Control Chart theo dõi tỷ lệ lỗi.
- Báo cáo chất lượng được gửi định kỳ hàng tuần.
📎 Gợi ý thêm
👉 Bạn có thể tải template Quality Management Plan, Quality Metrics Table, và Quality Checklist tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/