🎯 Mục tiêu
Quy trình Plan Risk Management nhằm xác định cách thức tiếp cận, quy trình và công cụ sẽ được sử dụng để quản lý rủi ro trong toàn bộ vòng đời dự án.
➡️ Mục tiêu chính là xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro (Risk Management Plan) – tài liệu hướng dẫn cách nhận diện, phân tích, ứng phó và theo dõi rủi ro hiệu quả, đảm bảo tính nhất quán và chủ động.
🪜 Các bước thực hiện
-
Xác định mục tiêu và phạm vi quản lý rủi ro
- Làm rõ lý do, mục tiêu và phạm vi áp dụng của việc quản lý rủi ro trong dự án.
-
Xác định vai trò và trách nhiệm
- Ai chịu trách nhiệm nhận diện, phân tích, ứng phó và theo dõi rủi ro (thường là PM, Risk Owner, hoặc Team Lead).
-
Xác định phương pháp và công cụ quản lý rủi ro
- Quy định phương pháp nhận diện (brainstorming, checklist), phân tích (qualitative, quantitative) và báo cáo (risk log, heatmap,…).
-
Xác định tần suất và cách theo dõi rủi ro
- Đặt lịch họp định kỳ (ví dụ: họp đánh giá rủi ro 2 tuần/lần hoặc theo milestone).
-
Xây dựng Risk Management Plan và trình phê duyệt
- Soạn thảo tài liệu hướng dẫn cụ thể, tích hợp vào Project Management Plan.
📥 Inputs
| Nhóm đầu vào | Giải thích |
|---|---|
| Project Charter | Cung cấp thông tin cấp cao về mục tiêu, ràng buộc và giả định có thể gây rủi ro. |
| Project Management Plan | Bao gồm Scope, Schedule, Cost, và Stakeholder Plans – nền tảng cho việc xác định rủi ro. |
| Project Documents | Assumption Log, Stakeholder Register, và Lessons Learned từ các dự án trước. |
| EEF & OPA | Chính sách quản lý rủi ro của tổ chức, biểu mẫu, dữ liệu lịch sử. |
🛠️ Tools & Techniques
| Công cụ & kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Expert Judgment | Nhờ chuyên gia hoặc PMO hỗ trợ xác định phương pháp và mức độ chấp nhận rủi ro (Risk Appetite). |
| Data Analysis | Stakeholder Analysis để hiểu thái độ của các bên liên quan đối với rủi ro. |
| Meetings / Workshops | Brainstorm và thống nhất quy trình, tần suất, và định dạng báo cáo rủi ro. |
| Analytical Techniques | Xác định Risk Tolerance (mức chấp nhận), Risk Threshold (ngưỡng chấp nhận), và Risk Strategy. |
📤 Outputs
| Đầu ra | Giải thích |
|---|---|
| Risk Management Plan | Tài liệu mô tả quy trình, vai trò, công cụ, và phương pháp quản lý rủi ro. |
| Project Document Updates | Cập nhật Assumption Log và Lessons Learned (nếu có thông tin rủi ro mới). |
💡 Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
-
Thực hiện:
PM tổ chức workshop với team và các bên liên quan để lập kế hoạch quản lý rủi ro. Các nội dung được xác định:- Tần suất họp rủi ro: 2 tuần/lần.
- Công cụ: Risk Register (Excel), Risk Matrix (5×5).
- Vai trò: QA Lead chịu trách nhiệm theo dõi rủi ro kỹ thuật, HR Lead theo dõi rủi ro người dùng.
- Mức độ chấp nhận rủi ro: trung bình (medium risk appetite).
- Ngưỡng cảnh báo: bất kỳ rủi ro có Probability > 0.6 và Impact > 3 phải được báo cáo ngay.
-
Kết quả:
Tạo Risk Management Plan bao gồm các phần chính:- Mục tiêu và phạm vi.
- Vai trò và trách nhiệm.
- Phương pháp nhận diện, phân tích, phản ứng và giám sát.
- Mẫu biểu và công cụ sử dụng.
📎 Gợi ý thêm
👉 Bạn có thể tải template Risk Management Plan, Risk Matrix (5×5), và Risk Register Template tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/