🎯 Mục tiêu
Quy trình Plan Risk Responses nhằm xác định các chiến lược và hành động cụ thể để xử lý từng rủi ro ưu tiên, đảm bảo dự án giảm thiểu được các tác động tiêu cực và tận dụng các cơ hội tích cực.
➡️ Mục tiêu chính là xây dựng kế hoạch hành động rõ ràng cho từng rủi ro, xác định ai chịu trách nhiệm (Risk Owner) và khi nào sẽ thực hiện phản ứng.
🪜 Các bước thực hiện
-
Rà soát Risk Register và kết quả phân tích
- Xem lại các rủi ro đã được đánh giá định tính và định lượng, tập trung vào nhóm High Priority.
-
Xác định chiến lược ứng phó cho từng loại rủi ro
- Rủi ro tiêu cực (Threats): Avoid, Mitigate, Transfer, hoặc Accept.
- Rủi ro tích cực (Opportunities): Exploit, Enhance, Share, hoặc Accept.
-
Lập kế hoạch hành động cụ thể
- Ghi rõ các bước, ngân sách, nguồn lực và mốc thời gian cần thiết để thực hiện phản ứng.
-
Chỉ định Risk Owner và xác định trigger conditions
- Giao trách nhiệm cho người theo dõi và kích hoạt phản ứng khi điều kiện xảy ra.
-
Cập nhật Risk Register và trình phê duyệt
- Tích hợp kế hoạch phản ứng vào Project Management Plan.
📥 Inputs
| Nhóm đầu vào | Giải thích |
|---|---|
| Risk Management Plan | Cung cấp phương pháp và tiêu chí lựa chọn chiến lược phản ứng. |
| Risk Register | Danh sách rủi ro và kết quả phân tích định tính/định lượng. |
| Risk Report | Thông tin tổng hợp về xu hướng và ưu tiên rủi ro. |
| Project Documents | Lesson Learned, Stakeholder Register, Resource Requirements. |
| EEF & OPA | Chính sách tổ chức, biểu mẫu hành động rủi ro, dữ liệu dự án trước. |
🛠️ Tools & Techniques
| Công cụ & kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Strategies for Threats | Avoid, Mitigate, Transfer, Accept – chọn chiến lược phù hợp cho rủi ro tiêu cực. |
| Strategies for Opportunities | Exploit, Enhance, Share, Accept – tận dụng các cơ hội mang lợi ích. |
| Contingent Response Strategies | Kế hoạch dự phòng kích hoạt khi trigger xảy ra. |
| Expert Judgment | Nhờ chuyên gia hỗ trợ chọn giải pháp tối ưu. |
| Data Analysis (Cost-Benefit) | So sánh hiệu quả giữa chi phí phản ứng và lợi ích mang lại. |
| Interpersonal & Team Skills | Họp nhóm, thảo luận, đàm phán để thống nhất hành động phản ứng. |
📤 Outputs
| Đầu ra | Giải thích |
|---|---|
| Risk Register (Updated) | Cập nhật chiến lược ứng phó, hành động cụ thể, và người chịu trách nhiệm. |
| Project Management Plan Updates | Cập nhật Risk, Schedule, và Cost Baselines nếu có thay đổi. |
| Project Document Updates | Cập nhật Lessons Learned, Assumption Log, và Risk Report. |
💡 Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
Thực hiện:
Dựa trên kết quả Risk Analysis, nhóm xác định chiến lược ứng phó cho 3 rủi ro chính:
| ID | Rủi ro | Chiến lược | Hành động | Risk Owner |
| R1 | Vendor giao trễ bản nâng cấp | Mitigate | Đưa điều khoản phạt chậm tiến độ vào hợp đồng | PM |
| R2 | Nhân viên HR kháng cự hệ thống mới | Mitigate | Tổ chức training & khuyến khích sử dụng thử | HR Lead |
| R3 | Phần mềm không tương thích | Avoid | Kiểm tra kỹ yêu cầu kỹ thuật trước khi ký hợp đồng | IT Lead |
Kết quả:
- Cập nhật kế hoạch phản ứng vào Risk Register và Risk Report.
- Phân bổ ngân sách 20 triệu VND cho hoạt động training.
- Gắn trigger conditions cho R2: nếu 30% nhân viên không tham gia training → kích hoạt contingency plan (1 buổi workshop bắt buộc).
📎 Gợi ý thêm
👉 Bạn có thể tải template Risk Response Plan, Risk Action Tracker, và Contingency Plan Worksheet tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/