🎯 Mục tiêu
Quy trình Plan Schedule Management nhằm xác định cách thức lập kế hoạch, phát triển, quản lý, thực hiện và kiểm soát tiến độ dự án.
Kết quả của quy trình là Schedule Management Plan, mô tả phương pháp và công cụ sẽ được sử dụng để tạo và theo dõi lịch trình.
➡️ Mục tiêu là đảm bảo tiến độ được lập kế hoạch logic, khả thi và có thể kiểm soát, giúp dự án luôn đi đúng thời gian dự kiến.
🪜 Các bước thực hiện
-
Thu thập thông tin nền tảng
- Dựa trên Project Charter, Project Management Plan, và ràng buộc từ tổ chức (working hours, holidays,…).
-
Xác định phương pháp lập lịch
- Chọn phương pháp phù hợp: Predictive (Waterfall), Iterative/Agile, hoặc Hybrid.
-
Lựa chọn công cụ và tiêu chuẩn đo lường
- Xác định phần mềm (MS Project, Jira, Excel,…) và thước đo hiệu suất (SPI, SV).
-
Xác định quy tắc cập nhật & kiểm soát tiến độ
- Đặt tần suất cập nhật, định dạng báo cáo tiến độ, và quy trình xử lý khi có thay đổi lịch trình.
-
Soạn và phê duyệt Schedule Management Plan
- Trình Sponsor hoặc PMO phê duyệt làm tài liệu hướng dẫn chính thức cho việc quản lý tiến độ.
📥 Inputs
| Nhóm đầu vào | Giải thích |
|---|---|
| Project Charter | Cung cấp mốc thời gian cấp cao và mục tiêu chính của dự án. |
| Project Management Plan | Đặc biệt là Scope Management Plan và Development Approach. |
| EEF (Enterprise Environmental Factors) | Giờ làm việc, lịch nghỉ, công cụ lập tiến độ, chính sách tổ chức. |
| OPA (Organizational Process Assets) | Mẫu Schedule Management Plan, quy trình báo cáo, hướng dẫn PMO. |
🛠️ Tools & Techniques
| Công cụ & kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Expert Judgment | Nhờ chuyên gia hoặc PMO tư vấn phương pháp lập và kiểm soát tiến độ. |
| Data Analysis | Xem xét độ chính xác của ước lượng, rủi ro và độ linh hoạt của lịch trình. |
| Meetings | Họp giữa PM, Sponsor và team để thống nhất cách lập lịch và tiêu chuẩn báo cáo. |
📤 Outputs
| Đầu ra | Giải thích |
|---|---|
| Schedule Management Plan | Xác định phương pháp, công cụ, tần suất cập nhật, ngưỡng sai lệch và quy trình phê duyệt thay đổi tiến độ. |
💡 Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
-
Thực hiện:
Project Manager xác định dự án theo mô hình Predictive, sử dụng MS Project để lập tiến độ chi tiết.
Trong Schedule Management Plan, PM quy định:- Báo cáo tiến độ hàng tuần cho Sponsor.
- Dung sai cho phép: ±10% so với Schedule Baseline.
- Quy trình xử lý trễ hạn: nếu trễ >10%, phải tạo Change Request trình CCB duyệt.
-
Kết quả:
Sponsor phê duyệt Schedule Management Plan, trở thành hướng dẫn chính thức cho việc xây dựng project schedule ở các bước tiếp theo (Define Activities, Sequence Activities, Estimate Durations, Develop Schedule).
📎 Gợi ý thêm
👉 Bạn có thể tải template Schedule Management Plan, Progress Reporting Format, và Change Control Process Flow tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/