🎯 Mục tiêu
Quy trình Plan Stakeholder Engagement nhằm xây dựng chiến lược và kế hoạch để quản lý mối quan hệ, truyền thông và sự tham gia của các bên liên quan (stakeholders) một cách hiệu quả trong suốt vòng đời dự án.
➡️ Mục tiêu chính là tạo ra Stakeholder Engagement Plan, giúp đảm bảo các stakeholders được tham gia đúng mức, đúng thời điểm, và giảm thiểu xung đột trong dự án.
🪜 Các bước thực hiện
-
Phân tích danh sách stakeholders
- Sử dụng Stakeholder Register để đánh giá quyền lực, ảnh hưởng, mức độ quan tâm và thái độ hiện tại.
-
Đánh giá mức độ tham gia hiện tại và mong muốn
- So sánh Current Engagement Level (Unaware, Resistant, Neutral, Supportive, Leading) với Desired Level.
-
Xây dựng chiến lược tương tác và truyền thông phù hợp
- Lập kế hoạch cho từng nhóm stakeholder: cách giao tiếp, tần suất, kênh liên lạc, và thông điệp trọng tâm.
-
Xác định vai trò, trách nhiệm và người chịu trách nhiệm quản lý stakeholder
- Giao nhiệm vụ cụ thể cho PM hoặc team member phụ trách từng nhóm stakeholder.
-
Tạo và phê duyệt Stakeholder Engagement Plan
- Đảm bảo kế hoạch được Sponsor và Project Team thống nhất.
📥 Inputs
| Nhóm đầu vào | Giải thích |
|---|---|
| Project Charter | Cung cấp thông tin về Sponsor, mục tiêu, và bối cảnh dự án. |
| Project Management Plan | Communication, Risk, và Resource Management Plans hỗ trợ lập kế hoạch tương tác. |
| Project Documents | Stakeholder Register, Assumption Log, Change Log. |
| Agreements | Hợp đồng hoặc thỏa thuận có thể ảnh hưởng đến yêu cầu giao tiếp. |
| EEF & OPA | Chính sách truyền thông nội bộ, cấu trúc tổ chức, dữ liệu về stakeholder từ dự án trước. |
🛠️ Tools & Techniques
| Công cụ & kỹ thuật | Mô tả ngắn |
|---|---|
| Stakeholder Engagement Assessment Matrix | So sánh mức độ tham gia hiện tại và mong muốn. |
| Expert Judgment | Nhờ chuyên gia hoặc sponsor tư vấn chiến lược tương tác phù hợp. |
| Data Gathering | Phỏng vấn, khảo sát hoặc workshop để hiểu mong đợi của stakeholders. |
| Data Representation | Ma trận quyền lực/quan tâm, sơ đồ quan hệ stakeholder. |
| Decision Making | Ưu tiên nhóm stakeholder dựa trên tầm ảnh hưởng. |
| Meetings | Thảo luận với team để thống nhất chiến lược giao tiếp và tương tác. |
📤 Outputs
| Đầu ra | Giải thích |
|---|---|
| Stakeholder Engagement Plan | Chiến lược và hành động cụ thể để quản lý mối quan hệ với stakeholders. |
| Project Management Plan Updates | Cập nhật Communication và Resource Plans (nếu cần). |
| Project Document Updates | Cập nhật Stakeholder Register và Lessons Learned Register. |
💡 Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
Thực hiện:
PM sử dụng Stakeholder Register để đánh giá và lập kế hoạch tương tác:
| Stakeholder | Current Level | Desired Level | Chiến lược tương tác |
| Giám đốc Nhân sự (Sponsor) | Supportive | Leading | Mời tham gia các cuộc họp định kỳ và phê duyệt quyết định chính. |
| Trưởng phòng IT | Neutral | Supportive | Cập nhật tiến độ kỹ thuật hàng tuần, tham khảo ý kiến khi có thay đổi hệ thống. |
| Nhân viên HR | Resistant | Supportive | Tổ chức workshop, demo phần mềm, thu thập phản hồi. |
| Vendor phần mềm | Supportive | Leading | Họp review 2 tuần/lần và thống nhất timeline. |
Kết quả:
- Tạo Stakeholder Engagement Plan mô tả chi tiết hành động, kênh liên lạc (email, meeting, chat nhóm), và lịch tương tác.
- Các stakeholder chủ chốt được cập nhật liên tục, giảm xung đột và tăng sự ủng hộ trong suốt dự án.
- HR team chuyển từ thái độ Resistant sang Supportive sau 2 tháng triển khai chương trình training.
📎 Gợi ý thêm
👉 Bạn có thể tải template Stakeholder Engagement Plan, Engagement Assessment Matrix, và Communication Strategy Worksheet tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/