🔍 Tổng quan
Probability and Impact Matrix (Ma trận xác suất và tác động) là một kỹ thuật thuộc nhóm Data Representation Tools and Techniques, được sử dụng trong quản lý rủi ro để đánh giá và xếp hạng các rủi ro dự án dựa trên xác suất xảy ra (probability) và mức độ tác động (impact).
Kỹ thuật này giúp nhóm dự án ưu tiên các rủi ro quan trọng nhất, tập trung nguồn lực vào việc giảm thiểu hoặc ứng phó những rủi ro có nguy cơ cao nhất đối với mục tiêu dự án.
🎯 Mục tiêu sử dụng
- Phân loại và xếp hạng rủi ro theo mức độ nghiêm trọng.
- Cung cấp cơ sở định lượng hoặc bán định lượng để ra quyết định phản ứng rủi ro.
- Giúp xác định ngưỡng rủi ro chấp nhận được (risk threshold).
- Tăng tính minh bạch và thống nhất trong việc đánh giá rủi ro giữa các bên liên quan.
- Là đầu vào cho Perform Qualitative Risk Analysis trong quy trình quản lý rủi ro theo PMP.
🧩 Cấu trúc của Ma trận Xác Suất – Tác Động
Ma trận thường có hai trục:
| Trục | Mô tả |
|---|---|
| Trục X (Impact) | Biểu thị mức độ tác động đến mục tiêu dự án nếu rủi ro xảy ra (từ thấp đến cao). |
| Trục Y (Probability) | Biểu thị xác suất rủi ro xảy ra (từ thấp đến cao). |
Mỗi ô trong ma trận đại diện cho mức độ nghiêm trọng (Risk Score), được tính bằng công thức:
Risk Score = Probability × Impact
Dựa vào điểm số, các rủi ro được phân loại thành nhóm:
| Mức độ | Diễn giải |
|---|---|
| Cao (High) | Cần hành động ngay, theo dõi thường xuyên. |
| Trung bình (Medium) | Cần kế hoạch giảm thiểu hoặc giám sát. |
| Thấp (Low) | Có thể chấp nhận hoặc theo dõi định kỳ. |
⚙️ Cách thực hiện Probability and Impact Matrix
Bước 1: Xác định danh sách rủi ro
- Thu thập rủi ro tiềm ẩn từ quá trình Identify Risks.
- Ghi rõ mô tả, nguyên nhân và hậu quả của từng rủi ro.
Bước 2: Xác định thang đo Probability và Impact
Ví dụ: sử dụng thang 1–5.
| Mức | Xác suất (Probability) | Tác động (Impact) |
|---|---|---|
| 1 | Rất thấp (<10%) | Không đáng kể |
| 2 | Thấp (10–30%) | Nhỏ |
| 3 | Trung bình (30–50%) | Vừa |
| 4 | Cao (50–70%) | Lớn |
| 5 | Rất cao (>70%) | Rất nghiêm trọng |
Bước 3: Tính điểm rủi ro (Risk Score)
-
Áp dụng công thức:
Risk Score = Probability × Impact - Điểm cao → rủi ro cần ưu tiên xử lý.
Bước 4: Vẽ ma trận xác suất – tác động
Ví dụ ma trận 5×5 dạng text:
Xác suất ↑
│ 5 | H | H | E | E | E
│ 4 | M | H | H | E | E
│ 3 | L | M | H | H | E
│ 2 | L | L | M | H | H
│ 1 | L | L | L | M | H
└──────────────────────→ Tác động (1–5)
L = Low, M = Medium, H = High, E = Extreme
Các vùng màu đỏ (E) thể hiện rủi ro nghiêm trọng cần xử lý ngay.
Bước 5: Phân loại và ưu tiên rủi ro
- Sắp xếp rủi ro theo điểm từ cao đến thấp.
- Rủi ro >15 (theo thang 5×5) thường được xem là High / Extreme.
- Cập nhật kết quả vào Risk Register.
💡 Ví dụ minh họa thực tế
Bối cảnh: Dự án phát triển phần mềm ngân hàng.
| ID | Rủi ro | Xác suất | Tác động | Risk Score | Mức độ |
|---|---|---|---|---|---|
| R1 | Thiếu nhân lực QA | 4 | 4 | 16 | High |
| R2 | Chậm phê duyệt yêu cầu | 3 | 3 | 9 | Medium |
| R3 | Rò rỉ dữ liệu khách hàng | 2 | 5 | 10 | High |
| R4 | Thay đổi phạm vi giữa chừng | 5 | 5 | 25 | Extreme |
✅ Kết luận: Rủi ro R4 cần được xử lý ngay (phát triển quy trình kiểm soát thay đổi và ký duyệt sớm phạm vi).
R1 và R3 được đưa vào kế hoạch giảm thiểu; R2 được giám sát định kỳ.
📘 Ứng dụng trong PMP
- Perform Qualitative Risk Analysis: Đánh giá và xếp hạng rủi ro theo điểm P×I.
- Plan Risk Responses: Xác định chiến lược phản ứng phù hợp (Avoid, Mitigate, Transfer, Accept).
- Monitor Risks: Theo dõi sự thay đổi của rủi ro và cập nhật ma trận định kỳ.
- Communicate Risks: Trình bày mức độ rủi ro trong các báo cáo quản lý.
⚙️ Lợi ích
- Giúp ưu tiên nguồn lực vào các rủi ro có tác động cao.
- Dễ dàng truyền đạt rủi ro với stakeholder bằng hình ảnh trực quan.
- Hỗ trợ ra quyết định nhanh và dựa trên dữ liệu định lượng.
- Cải thiện hiệu quả quản trị rủi ro toàn diện.
⚡ Lưu ý khi áp dụng
- Ma trận chỉ phản ánh đánh giá định tính, nên nên kết hợp với Quantitative Risk Analysis khi cần chính xác hơn.
- Cần đảm bảo các thành viên đánh giá nhất quán theo cùng một thang đo.
- Thường nên cập nhật sau mỗi giai đoạn hoặc mốc chính của dự án.
- Có thể tạo phiên bản riêng cho từng loại mục tiêu (scope, cost, schedule, quality).
📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải Probability and Impact Matrix Template (bao gồm bảng thang đo, ví dụ minh họa và mẫu ma trận 5×5) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/