🧩 Problem Solving (Giải quyết vấn đề)

Problem Solving (Giải quyết vấn đề) là một Tool and Technique thuộc nhóm Ungrouped Tools and Techniques trong PMBOK® Guide – Sixth Edition.

Kỹ thuật này được sử dụng trong nhiều quy trình của quản lý dự án, đặc biệt là Manage Team (Quản lý nhóm), Control Quality (Kiểm soát chất lượng) và Monitor and Control Project Work (Giám sát và kiểm soát công việc).

Mục tiêu của Problem Solving là xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, tìm ra giải pháp tối ưu và đảm bảo vấn đề không tái diễn — qua đó giúp dự án duy trì tiến độ, chất lượng và hiệu quả.

🎯 Mục đích của Problem Solving

Mục tiêu chính của kỹ thuật Problem Solving là:

  • Phát hiện sớm và xử lý triệt để các vấn đề phát sinh trong dự án.
  • Ngăn ngừa tái diễn bằng cách giải quyết nguyên nhân gốc thay vì triệu chứng.
  • Tăng hiệu quả phối hợp và ra quyết định trong nhóm.
  • Bảo đảm chất lượng đầu ra và duy trì sự ổn định trong quá trình thực hiện dự án.

🔧 Quy trình giải quyết vấn đề (6 bước cơ bản)

  1. Xác định vấn đề (Identify the Problem)
    • Thu thập thông tin và xác nhận rằng vấn đề thực sự tồn tại.
    • Tránh nhầm lẫn giữa triệu chứng và nguyên nhân.
  2. Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Analyze Root Cause)
    • Sử dụng các công cụ như Fishbone Diagram (Ishikawa), 5 Whys, hoặc Pareto Analysis để xác định yếu tố cốt lõi gây ra vấn đề.
  3. Tạo danh sách giải pháp khả thi (Generate Possible Solutions)
    • Brainstorm cùng nhóm, đánh giá các lựa chọn khác nhau dựa trên chi phí, rủi ro và tác động.
  4. Chọn giải pháp tối ưu (Select the Best Solution)
    • So sánh, đánh giá và lựa chọn phương án có khả năng giải quyết nguyên nhân gốc với chi phí và rủi ro thấp nhất.
  5. Thực hiện giải pháp (Implement the Solution)
    • Triển khai kế hoạch hành động, phân công trách nhiệm, theo dõi tiến độ và đảm bảo mọi người hiểu rõ mục tiêu.
  6. Theo dõi và đánh giá hiệu quả (Review Effectiveness)
    • Đánh giá kết quả sau khi triển khai: vấn đề đã được xử lý hoàn toàn chưa?
    • Cập nhật Lessons Learned Register để tránh tái diễn trong tương lai.

💡 Ví dụ minh họa thực tế

Trong một dự án phần mềm, khách hàng liên tục phàn nàn về hiệu năng hệ thống chậm trong quá trình kiểm thử UAT.

Cách áp dụng Problem Solving:

  • Bước 1: Nhóm kỹ thuật xác nhận rằng hệ thống chậm không chỉ là cảm nhận chủ quan.
  • Bước 2: Dùng công cụ 5 Whys và phát hiện nguyên nhân gốc là truy vấn SQL chưa được tối ưu hóa.
  • Bước 3: Đề xuất 3 giải pháp — tối ưu code, thêm index hoặc nâng cấp server.
  • Bước 4: Chọn giải pháp tối ưu code và thêm index (chi phí thấp, hiệu quả cao).
  • Bước 5: Triển khai sửa đổi và kiểm thử lại.
  • Bước 6: Hiệu năng tăng 40%, phản hồi khách hàng được cải thiện.

✅ Lợi ích của Problem Solving

  • Giúp ngăn chặn vấn đề leo thang trước khi ảnh hưởng đến toàn dự án.
  • Tăng năng lực ra quyết định và tư duy phản biện của nhóm.
  • Cải thiện quy trình làm việc và chất lượng sản phẩm.
  • Xây dựng văn hóa học hỏi và cải tiến liên tục.

⚠️ Mặt hạn chế

  • Nếu xác định sai nguyên nhân gốc, giải pháp sẽ không hiệu quả.
  • Tốn thời gian nếu quy trình phân tích quá chi tiết hoặc thiếu dữ liệu.
  • Có thể phát sinh xung đột khi các bên không đồng thuận về nguyên nhân hoặc giải pháp.

🧭 Lưu ý khi sử dụng

  • Khuyến khích cách tiếp cận khách quan, dựa trên dữ liệu, tránh đổ lỗi cá nhân.
  • Kết hợp với các kỹ thuật như Root Cause Analysis, Decision-Making Techniques và Expert Judgment.
  • Luôn tài liệu hóa vấn đề, giải pháp và kết quả để phục vụ Lessons Learned.
  • Giữ truyền thông minh bạch trong suốt quá trình giải quyết vấn đề.

📎 Tải Template

👉 Bạn có thể tải Problem Solving & Root Cause Analysis Template (Biểu mẫu giải quyết vấn đề và phân tích nguyên nhân gốc rễ) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/