⚠️ Prompt Lists (Danh sách gợi ý rủi ro)

Prompt Lists (Danh sách gợi ý rủi ro) là một Tool and Technique thuộc nhóm Ungrouped Tools and Techniques trong PMBOK® Guide – Sixth Edition.

Kỹ thuật này được sử dụng chủ yếu trong quy trình Identify Risks (Xác định rủi ro) nhằm hỗ trợ nhóm dự án xem xét đầy đủ các loại rủi ro có thể xảy ra, đảm bảo không bỏ sót các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến dự án.

Prompt Lists đóng vai trò như checklist có cấu trúc, giúp Project Manager và nhóm dự án hệ thống hóa tư duy khi phân tích rủi ro và liên kết chúng với các yếu tố bên trong và bên ngoài dự án.

🎯 Mục đích của Prompt Lists

Mục tiêu chính của Prompt Lists là:

Hỗ trợ nhóm dự án xác định rủi ro tiềm ẩn toàn diện và có hệ thống.
Giảm thiểu bỏ sót các rủi ro trong quá trình brainstorming.
Giúp chuẩn hóa quy trình nhận diện rủi ro giữa các dự án trong tổ chức.
Cung cấp nguồn dữ liệu tham chiếu cho việc lập Risk Register và Risk Breakdown Structure (RBS).

🔧 Cấu trúc của Prompt Lists

PMI không bắt buộc cấu trúc cố định cho Prompt Lists. Tuy nhiên, nhiều tổ chức sử dụng các khung tham chiếu phổ biến sau:

1. PESTLE Framework (Phân tích theo môi trường vĩ mô)

P - Political (Chính trị)
E - Economic (Kinh tế)
S - Social (Xã hội)
T - Technological (Công nghệ)
L - Legal (Pháp lý)
E - Environmental (Môi trường)

2. TECOP Framework (Dành cho dự án kỹ thuật hoặc xây dựng)

T - Technical (Kỹ thuật)
E - Environmental (Môi trường)
C - Commercial (Thương mại)
O - Operational (Vận hành)
P - Political (Chính trị)

3. STRIDE Model (Cho an ninh thông tin)

S - Spoofing (Giả mạo)
T - Tampering (Thay đổi dữ liệu)
R - Repudiation (Chối bỏ hành động)
I - Information Disclosure (Rò rỉ thông tin)
D - Denial of Service (Từ chối dịch vụ)
E - Elevation of Privilege (Nâng quyền truy cập)

4. PMBOK’s Common Risk Categories

- Internal (Nội bộ dự án)
- External (Bên ngoài)
- Technical (Kỹ thuật)
- Organizational (Tổ chức)
- Project Management (Quản lý dự án)

⚙️ Quy trình áp dụng Prompt Lists

Chọn khung tham chiếu phù hợp:
- Dựa trên loại dự án (IT, xây dựng, tài chính…) để chọn cấu trúc Prompt Lists phù hợp.
Brainstorm theo danh mục:
- Tổ chức cuộc họp nhóm hoặc workshop, xem xét từng nhóm yếu tố trong Prompt List và đặt câu hỏi như:
  - “Có rủi ro nào từ yếu tố pháp lý không?”
  - “Có công nghệ mới nào có thể làm thay đổi dự án?”
Ghi nhận rủi ro:
- Ghi lại các rủi ro được xác định trong Risk Register kèm theo nguyên nhân và tác động.
Xác minh và hoàn thiện danh sách:
- Đảm bảo rằng các rủi ro quan trọng đã được nhận diện và được phân loại rõ ràng.
Cập nhật định kỳ:
- Sử dụng lại danh sách cho các dự án tương tự và cải tiến theo kinh nghiệm thực tế.

💡 Ví dụ minh họa thực tế

Trong một dự án xây dựng nhà máy điện mặt trời, nhóm dự án sử dụng PESTLE Prompt List để xác định rủi ro:

Danh mục	Rủi ro tiềm ẩn
Political	Thay đổi chính sách năng lượng của Chính phủ
Economic	Tỷ giá tăng làm đội chi phí nhập thiết bị
Social	Người dân phản đối vì ảnh hưởng cảnh quan
Technological	Lỗi trong công nghệ pin năng lượng mặt trời
Legal	Chậm phê duyệt hồ sơ môi trường
Environmental	Bão lớn gây hư hỏng hệ thống pin

Kết quả: nhóm dự án nhận diện được 22 rủi ro, trong đó 6 rủi ro được đánh giá là “high priority”.

✅ Lợi ích của Prompt Lists

Đảm bảo quá trình nhận diện rủi ro có cấu trúc và toàn diện.
Tiết kiệm thời gian khi lập danh sách rủi ro ban đầu.
Thúc đẩy tư duy hệ thống, giúp nhóm không bỏ sót yếu tố quan trọng.
Dễ dàng chuẩn hóa và chia sẻ trong toàn tổ chức.

⚠️ Mặt hạn chế

Có thể quá tổng quát nếu không tùy chỉnh theo loại dự án.
Dễ bỏ qua rủi ro độc nhất nếu chỉ dựa vào danh sách gợi ý.
Cần cập nhật thường xuyên để phù hợp với xu hướng và công nghệ mới.

🧭 Lưu ý khi sử dụng

Luôn tùy chỉnh Prompt Lists theo đặc thù ngành hoặc tổ chức.
Kết hợp với các kỹ thuật khác như Brainstorming, Expert Judgment và Root Cause Analysis.
Đảm bảo Prompt List được lưu trữ trong Organizational Process Assets (OPA) để dùng cho dự án tương lai.

📎 Tải Template

👉 Bạn có thể tải Prompt List Template (Biểu mẫu danh mục gợi ý rủi ro theo PESTLE, TECOP, STRIDE) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/