🔍 Tổng quan
Stakeholder Engagement Assessment Matrix (Ma trận đánh giá mức độ tham gia của stakeholder) là kỹ thuật thuộc nhóm Data Representation Tools and Techniques, được sử dụng để đánh giá và so sánh mức độ tham gia hiện tại và mong muốn của các bên liên quan (stakeholders) trong dự án.
Kỹ thuật này giúp nhóm quản lý dự án (PM Team) xác định những bên nào đang thiếu sự tham gia, hoặc cần được cải thiện mức độ cam kết, từ đó xây dựng chiến lược giao tiếp phù hợp để đạt được sự ủng hộ tối đa.
🎯 Mục tiêu sử dụng
- Đánh giá mức độ tham gia thực tế và mong muốn của từng stakeholder.
- Xác định khoảng cách (gap) giữa hai mức độ để lập kế hoạch cải thiện.
- Giúp quản lý kỳ vọng, xung đột và ảnh hưởng trong dự án.
- Là đầu vào quan trọng cho quy trình Plan Stakeholder Engagement và Manage Stakeholder Engagement trong PMP.
🧩 Các mức độ tham gia của Stakeholder
| Ký hiệu | Mức độ tham gia | Mô tả |
|---|---|---|
| U | Unaware | Không nhận thức được về dự án hoặc tác động của nó. |
| R | Resistant | Nhận thức được dự án nhưng phản đối hoặc không ủng hộ. |
| N | Neutral | Biết về dự án nhưng không ủng hộ cũng không phản đối. |
| S | Supportive | Ủng hộ dự án và sẵn sàng đóng góp tích cực. |
| L | Leading | Chủ động dẫn dắt, thúc đẩy sự thành công của dự án. |
⚙️ Cách thực hiện Stakeholder Engagement Assessment Matrix
Bước 1: Xác định các stakeholder chính
- Dựa trên kết quả từ quá trình Identify Stakeholders.
- Ghi rõ tên, vai trò, quyền hạn và mức ảnh hưởng của họ trong dự án.
Bước 2: Đánh giá mức độ tham gia hiện tại (Current Engagement)
- Phỏng vấn, khảo sát hoặc quan sát để xác định họ đang ở cấp độ nào (U, R, N, S, L).
Bước 3: Xác định mức độ mong muốn (Desired Engagement)
- Dựa trên nhu cầu dự án, xác định stakeholder nên ở mức độ nào để đảm bảo thành công (ví dụ: từ Neutral → Supportive).
Bước 4: Lập bảng ma trận
| Stakeholder | Vai trò | Hiện tại (C) | Mong muốn (D) | Khoảng cách | Chiến lược hành động |
|---|---|---|---|---|---|
| Nhà tài trợ (Sponsor) | Phê duyệt ngân sách | S | L | ↑ 1 cấp | Gặp gỡ định kỳ, chia sẻ tiến độ, kêu gọi ủng hộ quyết định lớn. |
| Trưởng nhóm kỹ thuật | Quản lý nhóm phát triển | N | S | ↑ 1 cấp | Tăng cường tham gia họp kỹ thuật và ra quyết định giải pháp. |
| Bộ phận QA | Kiểm thử sản phẩm | S | S | 0 | Duy trì thông tin minh bạch và chia sẻ sớm lỗi phát hiện. |
| Phòng Kế toán | Kiểm soát chi phí | R | N | ↑ 1 cấp | Giải thích rõ quy trình thanh toán, tránh hiểu nhầm về dòng tiền. |
✅ Kết luận: Những stakeholder có khoảng cách lớn giữa mức hiện tại và mong muốn cần được ưu tiên trong kế hoạch tương tác.
💡 Ví dụ minh họa thực tế
Bối cảnh: Dự án triển khai hệ thống CRM cho doanh nghiệp bán lẻ.
| Stakeholder | Current (C) | Desired (D) | Action Plan |
|---|---|---|---|
| CEO | S | L | Mời tham dự buổi báo cáo tiến độ hàng quý để thúc đẩy sự tham gia lãnh đạo. |
| Sales Manager | N | S | Tổ chức workshop đào tạo CRM để nâng cao nhận thức lợi ích. |
| IT Team Lead | R | S | Gặp riêng để giải quyết các lo ngại kỹ thuật và chia sẻ quyền kiểm soát. |
| Customer Support | U | N | Gửi bản tin nội bộ giải thích phạm vi dự án và tác động tích cực. |
📘 Ứng dụng trong PMP
- Identify Stakeholders: Là cơ sở để xác định ai cần được quản lý trong kế hoạch tương tác.
- Plan Stakeholder Engagement: Xác định chiến lược để tăng mức tham gia từ hiện tại → mong muốn.
- Manage Stakeholder Engagement: Theo dõi tiến trình thay đổi hành vi của stakeholder.
- Monitor Stakeholder Engagement: Đánh giá hiệu quả của các hành động đã thực hiện.
⚙️ Lợi ích
- Cung cấp cái nhìn định lượng về mức độ cam kết của các bên liên quan.
- Giúp ưu tiên chiến lược giao tiếp phù hợp với từng nhóm stakeholder.
- Nâng cao khả năng kiểm soát ảnh hưởng và giảm xung đột.
- Là công cụ dễ hiểu, dễ áp dụng trong mọi loại dự án.
⚡ Lưu ý khi áp dụng
- Cần đánh giá khách quan và định kỳ, đặc biệt khi có thay đổi lớn trong dự án.
- Không nên công khai toàn bộ ma trận nếu có thông tin nhạy cảm.
- Kết hợp với Power/Interest Grid để hiểu sâu hơn về quyền lực và ảnh hưởng.
- Ma trận chỉ hiệu quả khi đi kèm kế hoạch hành động cụ thể cho từng stakeholder.
📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải Stakeholder Engagement Assessment Matrix Template (bao gồm ví dụ, biểu mẫu đánh giá và hướng dẫn hành động) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/