🔍 Tổng quan
SWOT Analysis là một kỹ thuật trong nhóm Data Analysis Techniques, được sử dụng để đánh giá tổng thể tình hình nội tại và môi trường bên ngoài của dự án hoặc tổ chức thông qua bốn yếu tố chính:
- S (Strengths): Điểm mạnh nội bộ.
- W (Weaknesses): Điểm yếu nội bộ.
- O (Opportunities): Cơ hội bên ngoài.
- T (Threats): Thách thức hoặc rủi ro từ môi trường bên ngoài.
Kỹ thuật này giúp nhóm dự án xác định chiến lược hành động phù hợp, phát huy điểm mạnh, khắc phục điểm yếu, tận dụng cơ hội và giảm thiểu rủi ro.
🎯 Mục tiêu sử dụng
- Cung cấp cái nhìn tổng thể về vị thế của dự án trong bối cảnh nội – ngoại vi.
- Hỗ trợ ra quyết định trong chiến lược thực hiện dự án hoặc lựa chọn phương án.
- Giúp nhận diện rủi ro tiềm ẩn và cơ hội mới.
- Tăng tính chủ động trong quản trị thay đổi và lập kế hoạch phản ứng.
🧩 Các thành phần của phân tích SWOT
| Thành phần | Mô tả | Câu hỏi định hướng |
|---|---|---|
| Strengths (Điểm mạnh) | Yếu tố nội bộ mang lại lợi thế cạnh tranh | Chúng ta đang làm tốt điều gì? Tài nguyên hoặc kỹ năng nào là lợi thế? |
| Weaknesses (Điểm yếu) | Yếu tố nội bộ gây bất lợi hoặc hạn chế năng lực | Chúng ta còn thiếu gì? Những quy trình nào kém hiệu quả? |
| Opportunities (Cơ hội) | Yếu tố bên ngoài có thể tận dụng để cải thiện kết quả | Xu hướng thị trường nào có lợi cho dự án? Có công nghệ mới nào hỗ trợ không? |
| Threats (Thách thức) | Yếu tố bên ngoài có thể đe dọa thành công của dự án | Những rủi ro môi trường, kinh tế hay cạnh tranh nào có thể ảnh hưởng đến dự án? |
⚙️ Cách thực hiện SWOT Analysis
Bước 1: Thu thập thông tin
- Thu thập dữ liệu nội bộ (hiệu suất, nguồn lực, quy trình, đội ngũ).
- Phân tích yếu tố bên ngoài (chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ – theo mô hình PESTLE).
Bước 2: Thảo luận nhóm (Brainstorming)
- Tổ chức workshop với nhóm dự án và các bên liên quan chính để xác định từng yếu tố S, W, O, T.
- Ghi nhận ý kiến đa chiều để tránh thiên vị.
Bước 3: Phân loại và đánh giá tác động
- Gán trọng số hoặc mức độ ưu tiên cho từng yếu tố (Cao, Trung bình, Thấp).
- Xác định yếu tố nào có ảnh hưởng lớn nhất đến mục tiêu dự án.
Bước 4: Phát triển chiến lược hành động (SO / WO / ST / WT)
- SO (Strength–Opportunity): Dùng điểm mạnh để tận dụng cơ hội.
- WO (Weakness–Opportunity): Khắc phục điểm yếu để tận dụng cơ hội.
- ST (Strength–Threat): Dùng điểm mạnh để giảm thiểu thách thức.
- WT (Weakness–Threat): Giảm thiểu thiệt hại từ điểm yếu và mối đe dọa.
Bước 5: Theo dõi và cập nhật
- Đánh giá lại SWOT định kỳ khi có thay đổi lớn trong môi trường dự án hoặc doanh nghiệp.
💡 Ví dụ minh họa
Bối cảnh: Dự án phát triển ứng dụng đặt món ăn online.
| Nhóm | Yếu tố | Mô tả |
|---|---|---|
| S | Công nghệ backend mạnh | Hệ thống API ổn định, dễ mở rộng |
| W | Giao diện người dùng phức tạp | Cần cải tiến UX/UI để tăng trải nghiệm |
| O | Xu hướng đặt đồ ăn qua di động tăng | Có thể mở rộng sang mô hình B2B |
| T | Cạnh tranh gay gắt từ các ứng dụng lớn | Nguy cơ mất thị phần nhanh |
Chiến lược:
- Kết hợp SO: Dùng năng lực kỹ thuật để ra mắt tính năng đặt món theo nhóm.
- Áp dụng WT: Tái cấu trúc giao diện và chiến lược quảng cáo để đối phó đối thủ.
📘 Ứng dụng trong các quy trình PMP
- Develop Project Charter: Phân tích SWOT giúp đánh giá khả thi và lý do khởi động dự án.
- Plan Risk Management: Xác định sớm cơ hội và mối đe dọa bên ngoài.
- Plan Strategy and Communications: Lập kế hoạch tận dụng điểm mạnh trong tương tác stakeholder.
- Monitor Project Work: Theo dõi sự thay đổi của yếu tố SWOT theo thời gian.
⚙️ Lợi ích
- Cung cấp bức tranh tổng thể và cân bằng về tình trạng nội – ngoại vi của dự án.
- Giúp nhóm dự án tập trung vào điểm mạnh và cơ hội trọng yếu.
- Hỗ trợ xây dựng chiến lược rủi ro và cải tiến hiệu suất.
- Dễ hiểu, trực quan, phù hợp cho cả dự án nhỏ và lớn.
⚡ Lưu ý khi áp dụng
- Cần khách quan – không chỉ liệt kê mà phải đánh giá mức độ ảnh hưởng.
- Tránh để SWOT trở thành danh sách dài không có hành động cụ thể.
- Nên kết hợp với các phân tích khác (PESTLE, Stakeholder, Risk Analysis) để có góc nhìn toàn diện.
- Cập nhật thường xuyên khi có thay đổi trong môi trường nội hoặc ngoại vi.
📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải SWOT Analysis Template (bao gồm ma trận SWOT và hướng dẫn lập chiến lược SO/WO/ST/WT) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/