Training (Đào tạo) là một Tool and Technique thuộc nhóm Ungrouped Tools and Techniques trong PMBOK® Guide – Sixth Edition.
Kỹ thuật này được sử dụng chủ yếu trong quy trình Develop Team (Phát triển đội ngũ) nhằm nâng cao năng lực, kỹ năng và hiệu suất làm việc của các thành viên dự án để đáp ứng yêu cầu công việc và mục tiêu của dự án.
Đào tạo có thể được thực hiện trực tiếp (in-person), trực tuyến (online) hoặc kèm cặp (mentoring/on-the-job training), tùy thuộc vào nhu cầu kỹ thuật, quy mô dự án và ngân sách.
🎯 Mục đích của Training
Mục tiêu chính của Training trong quản lý dự án là:
- Nâng cao kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm cho các thành viên.
- Đảm bảo năng lực thực hiện các hoạt động được phân công trong kế hoạch dự án.
- Giảm thiểu rủi ro do thiếu năng lực hoặc sai sót kỹ thuật.
- Xây dựng tinh thần đồng đội và tăng tính gắn kết.
- Hỗ trợ phát triển nghề nghiệp dài hạn cho nhân sự trong tổ chức.
🧩 Các hình thức đào tạo phổ biến trong dự án
1. On-the-Job Training (Đào tạo tại chỗ)
- Học thông qua trải nghiệm thực tế trong dự án, được hướng dẫn bởi người có kinh nghiệm.
- Hiệu quả cho việc phát triển kỹ năng thực hành hoặc kỹ thuật cụ thể.
2. Classroom Training (Đào tạo tập trung)
- Hình thức truyền thống, có giáo viên hoặc chuyên gia hướng dẫn.
- Thường áp dụng khi cần đào tạo đồng loạt cho nhiều người.
3. Online / e-Learning (Đào tạo trực tuyến)
- Linh hoạt về thời gian và địa điểm, tiết kiệm chi phí.
- Phù hợp với môi trường làm việc phân tán hoặc dự án toàn cầu.
4. Mentoring & Coaching (Kèm cặp và huấn luyện)
- Một thành viên có kinh nghiệm hướng dẫn và hỗ trợ cá nhân khác.
- Giúp phát triển năng lực lãnh đạo, giao tiếp và giải quyết vấn đề.
5. Workshops / Seminars (Hội thảo & chuyên đề)
- Hình thức tương tác nhóm, giúp chia sẻ kiến thức chuyên môn hoặc cập nhật công nghệ mới.
⚙️ Quy trình triển khai Training trong dự án
-
Xác định nhu cầu đào tạo:
- Dựa trên Skill Gap Analysis (phân tích khoảng trống năng lực) và yêu cầu công việc.
-
Lập kế hoạch đào tạo:
- Xác định nội dung, hình thức, thời gian, ngân sách và người chịu trách nhiệm.
-
Tổ chức và triển khai:
- Thực hiện các hoạt động đào tạo đã được phê duyệt.
-
Đánh giá kết quả đào tạo:
- Đo lường bằng bài kiểm tra, phản hồi, hoặc quan sát hiệu suất công việc.
-
Cập nhật hồ sơ và điều chỉnh:
- Ghi nhận vào Team Performance Assessments và cập nhật Resource Management Plan nếu cần.
💡 Ví dụ minh họa thực tế
Trong một dự án triển khai hệ thống ERP, nhóm dự án nhận thấy nhân viên kế toán chưa quen với quy trình nhập liệu mới.
- Giải pháp: PM tổ chức 2 buổi đào tạo on-site do nhà cung cấp ERP hướng dẫn.
- Kết quả: Tỷ lệ lỗi nhập liệu giảm từ 15% xuống còn 3% sau 2 tuần.
Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn giảm đáng kể chi phí khắc phục sai sót.
✅ Lợi ích của Training
- Tăng năng suất và chất lượng công việc.
- Giảm thiểu rủi ro do thiếu hiểu biết hoặc sai sót.
- Cải thiện tinh thần và sự tự tin của thành viên nhóm.
- Tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp và duy trì nhân sự lâu dài.
- Nâng cao hiệu quả hợp tác giữa các nhóm chức năng.
⚠️ Mặt hạn chế
- Tốn thời gian và chi phí, đặc biệt với chương trình đào tạo chuyên sâu.
- Khó đo lường tác động trực tiếp của đào tạo đến hiệu suất dự án.
- Nếu triển khai không đúng trọng tâm, có thể gây lãng phí nguồn lực.
- Cần kế hoạch và lịch trình phù hợp để tránh ảnh hưởng tiến độ dự án.
🧭 Lưu ý khi sử dụng
- Đào tạo nên được đưa vào kế hoạch dự án từ giai đoạn khởi tạo hoặc lập kế hoạch.
- Kết hợp đào tạo với Mentoring hoặc Knowledge Sharing Sessions để tăng hiệu quả.
- Đánh giá lại hiệu suất sau đào tạo để đo lường ROI (Return on Investment).
- Cần đảm bảo tài liệu và nội dung đào tạo được lưu trữ trong Organizational Process Assets.
📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải Training Plan & Evaluation Template (Biểu mẫu lập kế hoạch và đánh giá đào tạo dự án) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/