🔍 Tổng quan
What-If Scenario Analysis (Phân tích tình huống giả định) là một kỹ thuật trong nhóm Data Analysis Techniques, được sử dụng để xem xét tác động của các kịch bản giả định khác nhau lên mục tiêu dự án — chẳng hạn như tiến độ, chi phí, chất lượng, hoặc phạm vi.
Kỹ thuật này giúp nhóm dự án chuẩn bị trước các phương án ứng phó, hiểu được mức độ nhạy cảm của kế hoạch đối với sự thay đổi của các biến số, và hỗ trợ ra quyết định chiến lược trong điều kiện không chắc chắn.
🎯 Mục tiêu sử dụng
- Dự đoán tác động của các thay đổi (rủi ro, yêu cầu mới, điều kiện bên ngoài) đến kế hoạch dự án.
- Đánh giá tính linh hoạt của kế hoạch hiện tại.
- Xác định phương án tối ưu trong nhiều tình huống khác nhau.
- Chuẩn bị kế hoạch dự phòng (contingency plans) cho các trường hợp bất lợi.
- Hỗ trợ ra quyết định dựa trên mô hình dữ liệu thay vì cảm tính.
🧩 Cấu trúc cơ bản của What-If Scenario Analysis
Kỹ thuật này thường xoay quanh ba yếu tố chính:
- Variables (Biến số): Các yếu tố đầu vào có thể thay đổi (ví dụ: thời gian, chi phí, năng suất, số lượng nhân lực, tỷ giá, rủi ro, v.v.)
-
Scenarios (Kịch bản): Các tình huống giả định được thiết lập dựa trên biến số.
- Kịch bản lạc quan (Best Case Scenario)
- Kịch bản trung bình (Most Likely Scenario)
- Kịch bản bi quan (Worst Case Scenario)
- Outcomes (Kết quả): Kết quả mô phỏng hoặc tính toán cho mỗi kịch bản, giúp đánh giá ảnh hưởng lên tổng thể dự án.
⚙️ Cách thực hiện What-If Scenario Analysis
Bước 1: Xác định biến số quan trọng
- Lựa chọn các yếu tố có ảnh hưởng lớn đến chi phí hoặc tiến độ (ví dụ: năng suất làm việc, giá nguyên vật liệu, rủi ro kỹ thuật).
Bước 2: Thiết lập kịch bản giả định
Ví dụ:
| Biến số | Best Case | Most Likely | Worst Case |
|---|---|---|---|
| Thời gian thực hiện | 4 tháng | 5 tháng | 6 tháng |
| Chi phí nhân lực | 800 triệu | 1 tỷ | 1,2 tỷ |
| Giá vật liệu | 90% | 100% | 110% |
Bước 3: Phân tích kết quả cho từng kịch bản
Tính toán chi phí, tiến độ hoặc lợi nhuận ước tính cho từng trường hợp.
| Kịch bản | Tổng chi phí (VNĐ) | Thời gian hoàn thành | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Best Case | 950 triệu | 4 tháng | Dự án thuận lợi, năng suất cao |
| Most Likely | 1,050 triệu | 5 tháng | Tình huống tiêu chuẩn |
| Worst Case | 1,250 triệu | 6 tháng | Giá vật liệu tăng, rủi ro kỹ thuật phát sinh |
Bước 4: Đánh giá và chọn phương án ứng phó
- Xác định kịch bản có xác suất xảy ra cao nhất.
- Đề xuất biện pháp giảm thiểu rủi ro hoặc dự phòng ngân sách.
- Cập nhật vào Risk Register hoặc Contingency Plan.
Bước 5: Theo dõi và cập nhật mô hình
- Khi có dữ liệu thực tế mới → điều chỉnh kịch bản để tăng độ chính xác của dự đoán.
💡 Ví dụ minh họa
Bối cảnh: Dự án phát triển phần mềm cho doanh nghiệp bán lẻ.
| Tình huống | Thời gian (tháng) | Chi phí (VNĐ) | Xác suất | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Best Case | 5 | 2,5 tỷ | 25% | Nhân sự ổn định, không lỗi phát sinh |
| Most Likely | 6 | 2,8 tỷ | 50% | Có vài lỗi nhỏ, điều chỉnh kế hoạch nhẹ |
| Worst Case | 8 | 3,3 tỷ | 25% | Nhiều thay đổi yêu cầu, phát sinh thêm module |
✅ Kết luận: Với 50% khả năng xảy ra kịch bản “Most Likely”, PM quyết định dự phòng thêm 0,3 tỷ và 1 tháng buffer thời gian.
📈 Biểu đồ minh họa
📘 Ứng dụng trong PMP
- Perform Quantitative Risk Analysis: Mô phỏng ảnh hưởng của rủi ro đến chi phí, tiến độ hoặc hiệu suất.
- Plan Risk Responses: Xây dựng chiến lược phản ứng phù hợp với từng tình huống giả định.
- Control Schedule / Costs: Đánh giá tác động của thay đổi và lập kế hoạch điều chỉnh.
- Monitor Risks: Theo dõi và cập nhật kịch bản dựa trên dữ liệu thực tế.
⚙️ Lợi ích
- Giúp chuẩn bị trước các kịch bản rủi ro và cơ hội.
- Nâng cao khả năng dự báo và ra quyết định định lượng.
- Giúp xác định phạm vi biến động chi phí và tiến độ hợp lý.
- Tăng tính chủ động trong quản lý thay đổi và phản ứng linh hoạt.
⚡ Lưu ý khi áp dụng
- Các kịch bản phải thực tế, có dữ liệu và xác suất hợp lý.
- Không nên chỉ dựa vào cảm tính – nên kết hợp với Monte Carlo Simulation để có kết quả xác suất chính xác hơn.
- Cần cập nhật thường xuyên để phản ánh môi trường thực tế của dự án.
- Kết hợp với Sensitivity Analysis để xác định biến nào có ảnh hưởng lớn nhất.
📎 Tải Template
👉 Bạn có thể tải What-If Scenario Analysis Template (bao gồm bảng mô phỏng kịch bản và hướng dẫn tính toán) tại:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/