🚀 PM Toolbox v1.0

PM Toolbox v1.0 là bộ công cụ quản lý dự án theo chuẩn PMI/PMP (kết hợp thực hành Agile). Bộ này giúp bạn khởi động nhanh, quản lý xuyên suốt và tổng kết dự án gọn gàng, tái sử dụng được cho các dự án sau.

Bộ phát hành gồm 2 thư mục chính:

  • templates/: các file Excel/Word/Docs/Sheets chuẩn hóa (rỗng hoặc có ví dụ tối thiểu) để bạn copy và dùng cho dự án mới.
  • projects/: 1 dự án mẫu đầy đủ (điền sẵn dữ liệu thật) để bạn xem cách áp dụng template trong thực tế.

🎯 Mục tiêu

PM Toolbox v1.0 giúp các Project Manager và Team Lead:

  • Khởi động dự án nhanh hơn (giảm ≥20% effort khởi tạo).
  • Có ngay bộ artefact chuẩn (Charter, WBS, Risk, Issue, Dashboard…).
  • Dùng chung cho nhiều dự án, tăng tính nhất quán & chuyên nghiệp.

📦 Nội dung trong Toolbox v1.0

Core Templates (Word/Excel):

  • Charter, Scope Statement
  • Stakeholder Register, Communication Plan
  • WBS, Schedule Baseline (Gantt)
  • Cost Estimation
  • Risk Register (tự tính Risk Score + heatmap)
  • Issue Log (Aging Days, priority/status)
  • Change Log (status & summary)
  • RACI Matrix
  • Backlog (Agile)
  • Lessons Learned Register
  • Integration Dashboard (kéo KPI từ Issue/Risk/Change)
  • Project Closure Report (khung chuẩn PMP)
  • Quick User Guide (hướng dẫn nhanh)

Dashboards:

  • Performance Dashboard (SPI, CPI, % Complete)
  • Integration Dashboard (Risks – Issues – Changes – Summary KPIs)

📥 Tải về

👉 Download PM Toolbox v1.0

⚡ Quick Start (5 bước)

  1. Tạo project mới
    Tạo thư mục projects/<tên-dự-án>/ (ví dụ: projects/finpay-2.3/).
  2. Copy template
    Từ templates/, copy các file bạn cần vào thư mục dự án mới.
    Gợi ý tối thiểu: Charter, Stakeholder, Scope, WBS, Schedule, Risk, Issue, Change, Dashboard, Closure.
  3. Thiết lập ban đầu
    • Điền thông tin Charter (mục tiêu, phạm vi, mốc, rủi ro mức cao).
    • Tạo Stakeholder Register & Communication Plan theo team thật.
    • Chốt Scope & WBS, sau đó lên Schedule Baseline.
  4. Theo dõi thực thi
    • Ghi Risk/Issue/Change vào các log tương ứng (đã có cột Owner, Priority/Status, Aging).
    • Backlog (nếu Agile): cập nhật Story Points, Sprint, Status.
    • Integration Dashboard tự kéo số liệu KPI từ Risk/Issue/Change.
  5. Đóng dự án
    • Tổng hợp Lessons Learned.
    • Xuất Project Closure Report theo khung chuẩn đã có.
    • Đóng & lưu trữ project (tag version, ngày kết thúc).

🧭 Cách sử dụng chi tiết

A. Dùng trên Google Drive + Google Sheets

  • Upload file .xlsx → Open with → Google Sheets → File → Save as Google Sheets.
  • Với các sheet có tab CF_Setup: mở tab này và thêm Conditional Formatting theo công thức gợi ý (GSheets không auto nhập rule từ Excel).
  • Ngày/thời gian: các trường TODAY() tự cập nhật mỗi ngày.
  • Liên kết Dashboard: Integration Dashboard đã có sẵn công thức COUNTIF/COUNTIFS/AVERAGE/FILTER trỏ tới các sheet Issue/Risk/Change.

B. Dùng trên Microsoft 365 / Excel

  • Mở trực tiếp file .xlsx.
  • Nếu bạn dùng Excel cũ, một số hàm 365 có thể không có — đã có phiên bản công thức thay thế hoặc bảng phụ trợ (ví dụ edges cho CPM).
  • Conditional Formatting & Data Validation đã cấu hình sẵn.

C. Nhập dữ liệu & quy ước đặt tên

  • ID: dùng tiền tố + số (VD: R-01 cho risk, IS-01 cho issue, CH-01 cho change, BL-01 cho backlog).
  • Ngày: ISO YYYY-MM-DD hoặc địa phương DD/MM/YYYY (nhất quán toàn bộ project).
  • Owner/Assignee: theo vai trò thực tế (PM, QA Lead, BA/Dev Support, Designer…).
  • Versioning: v1.0, v1.1…; thêm -final khi đóng dự án.

🔧 Hướng dẫn cho từng artefact (tóm tắt thao tác)

  • Risk Register: điền Probability (1–5), Impact (1–5) → Risk Score & Severity tự tính; heatmap hiển thị mức độ.
  • Issue Log: nhập Date Identified & Status → Aging Days tự tăng. Thêm Target Resolution Date để theo dõi quá hạn.
  • Change Log: quản lý vòng đời change (Proposed → Under Review → Approved/Rejected → Implemented). Summary auto đếm.
  • WBS + Schedule: nhập Duration & Predecessors (bản CPM sẽ tính ES/EF/LS/LF/Slack & Critical).
  • Backlog (Agile): Story Points, Sprint, Status, % hoàn thành & Story Points Done có sẵn trong Summary.
  • Integration Dashboard: tự kéo KPI từ Risk/Issue/Change (Open/High/Overdue, High/Med/Low Risks, Resolution Rate…).
  • Lessons Learned: ghi nhận, phân loại, gán Responsible, trạng thái áp dụng (Implemented/Open…).
  • Closure Report: tổng hợp kết quả dự án; có sẵn khung và bảng chỉ số.

🛠 Ví dụ áp dụng

  • 🚧 Dự án Phần mềm A: Khởi tạo Charter, Stakeholder Register trong 1h.
  • 📊 Dự án App Mobile B: Theo dõi Risks & Issues bằng Integration Dashboard.

👥 Credits & Contact

  • Project Manager: Nam Nguyen
  • Team Support: BA, QA, Dev Lead

📧 Liên hệ: [email protected]
🌐 LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/hainamit88/