Process: Close Project or Phase
Mục tiêu
Quy trình Close Project or Phase nhằm hoàn tất tất cả các hoạt động của dự án hoặc giai đoạn, chính thức kết thúc dự án và bàn giao sản phẩm cho khách hàng hoặc Sponsor.
Mục tiêu là đảm bảo rằng mọi deliverables đã được hoàn thành, chấp thuận, và các tài liệu dự án được lưu trữ đúng quy định. Đây cũng là bước để đánh giá thành công của dự án và ghi lại lessons learned.
➡️ Đây là quy trình kết thúc cuối cùng của nhóm Integration Management, giúp dự án được đóng lại một cách chính thức và có hệ thống.
Các bước thực hiện
- Xác minh hoàn thành công việc
- Đảm bảo tất cả các deliverables đã được chấp thuận theo Acceptance Criteria.
- Kiểm tra rằng không còn open change requests hay unresolved issues.
- Hoàn tất thủ tục hành chính
- Ký kết biên bản bàn giao (handover document), nghiệm thu (acceptance report), và xác nhận hoàn thành hợp đồng nếu có vendor.
- Đảm bảo tất cả tài khoản, thanh toán, chi phí được chốt lại.
- Cập nhật Lessons Learned & tài liệu dự án
- Cập nhật Lessons Learned Register, Final Reports, Project Archives.
- Đưa toàn bộ tài liệu vào Organizational Knowledge Base của công ty.
- Giải thể đội dự án (Team Release)
- Thông báo chính thức kết thúc dự án.
- Gửi thư cảm ơn, đánh giá hiệu suất team (team performance appraisal).
- Tổ chức buổi tổng kết (Post-Implementation Review)
- Đánh giá kết quả dự án so với mục tiêu ban đầu (scope, cost, time, quality).
- Ghi lại đề xuất cải tiến quy trình cho dự án sau.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project charter | Văn bản chính thức phê duyệt dự án và trao quyền cho project manager dùng nguồn lực tổ chức. |
| 2 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 3 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 4 | Accepted deliverables | Sản phẩm bàn giao đã được khách hàng hoặc sponsor ký nhận chính thức qua Validate Scope. |
| 5 | Business documents
| Business case và benefits management plan, nêu lý do đầu tư và giá trị dự án mang lại. |
| 6 | Agreements | Hợp đồng, biên bản ghi nhớ, SLA hoặc thỏa thuận với khách hàng và nhà cung cấp. |
| 7 | Procurement documentation | Hồ sơ mua sắm: hợp đồng, SOW, hóa đơn, biên bản kiểm tra, thư từ trao đổi với nhà cung cấp. |
| 8 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Data analysis | Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo. |
| 3 | Meetings | Hình thức trao đổi thông tin, ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc rà soát tiến độ giữa các thành viên dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
| 2 | Final product, service, or result transition | Bàn giao chính thức sản phẩm cuối cùng cho bộ phận vận hành hoặc khách hàng. |
| 3 | Final report | Báo cáo tổng kết dự án: mục tiêu đạt được, hiệu suất scope, tiến độ, chi phí, chất lượng, rủi ro. |
| 4 | Organizational process assets updates | Cập nhật OPA: bài học, mẫu biểu, dữ liệu hiệu suất, quy trình được cải tiến. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Trước khi đóng dự án:
Project Manager xác nhận rằng tất cả module (quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương) đã hoàn thành và được HR Director (Sponsor) phê duyệt. - Thực hiện đóng dự án:
PM tổ chức buổi họp nghiệm thu, ký biên bản bàn giao chính thức và gửi Final Report cho Sponsor.
Các tài liệu như risk register, change log, user manuals, và training reports được lưu vào thư mục chung của công ty.
Cuối cùng, PM tổ chức buổi lessons learned meeting để team chia sẻ kinh nghiệm và đề xuất cải tiến cho dự án tương lai. - Kết quả:
Hệ thống HRM chính thức vận hành, team được giải thể, và tổ chức có thêm bộ lessons learned giá trị cho dự án sau.
PMBOK® 8 (2025)Bản đồ 49 process bản 6 sang 40 process bản 8
Trong bản 8, process này là Close Project or Phase
Performance domain Governance (Quản trị) · Focus Area Closing
Giữ nguyên.
Định nghĩa bản 8: Hoàn tất mọi hoạt động của dự án hoặc giai đoạn, gồm lưu trữ kiến thức, hoàn tất hợp đồng và bàn giao.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →