Communication Competence (Năng lực giao tiếp)

Communication Competence là kỹ thuật thuộc nhóm Communication Skills trong PMBOK® 6, xuất hiện ở Manage Communications. Đó là sự kết hợp giữa kỹ năng giao tiếp phù hợp bối cảnh, thông điệp rõ ràng, hành vi lãnh đạo, quan hệ tốt với người nhận và khả năng chọn đúng kênh, đúng lúc. Nói cách khác, không chỉ nói đúng mà còn nói sao cho người nghe hành động đúng.

Mục tiêu

• Thông tin dự án đến đúng người, đúng mức chi tiết, đúng thời điểm họ cần quyết.
• Giảm hiểu lầm giữa nhóm kỹ thuật, vận hành và lãnh đạo, vốn dùng ngôn ngữ khác nhau.
• Tăng độ tin cậy của Project Manager trong mắt stakeholder.

Các thành phần

Thành phần	Biểu hiện tốt	Biểu hiện kém
Rõ ràng	Một email một mục đích, kết luận ở dòng đầu	Kể lại toàn bộ diễn biến rồi mới đến điều cần quyết
Phù hợp đối tượng	Báo cáo cho Sponsor nói về rủi ro và tiền, cho nhóm nói về task và deadline	Gửi cùng một bản chi tiết kỹ thuật cho mọi người
Đúng kênh	Tin xấu nói trực tiếp hoặc gọi điện, xác nhận lại bằng văn bản	Báo trễ tiến độ bằng một dòng trong group chat
Đúng thời điểm	Cảnh báo khi còn xoay xở được	Báo khi đã lỡ hạn
Quan hệ và hành vi	Giữ lời, nhận trách nhiệm, không đổ lỗi công khai	Chỉ liên hệ khi cần việc, đổ lỗi qua email chung

Ví dụ thực tế

Khi phát hiện việc đồng bộ giá giữa hệ thống trung tâm và ứng dụng đối tác sẽ trễ một tuần, Project Manager không gửi email dài giải thích kỹ thuật. Anh gọi cho giám đốc vận hành trước để nói ba điều: trễ một tuần, ảnh hưởng đến đợt khuyến mãi cuối tháng, và hai phương án kèm khuyến nghị. Sau cuộc gọi, một email tóm tắt ba dòng gửi cho các bên liên quan, đính kèm phân tích chi tiết cho ai cần đọc. Quyết định được chốt trong ngày, nhóm kỹ thuật không phải trả lời từng người một.

Lưu ý khi sử dụng

• Năng lực này rèn qua Feedback: sau mỗi báo cáo quan trọng, hỏi người nhận họ hiểu gì và còn thiếu gì.
• Kết hợp với Communication Methods để chọn giữa push, pull và interactive cho từng loại thông tin.
• Người nghe nhớ kết luận và con số, không nhớ quá trình. Đặt chúng lên đầu.