Process: Manage Communications
Mục tiêu
Quy trình Manage Communications nhằm thu thập, tạo, phân phối và lưu trữ thông tin dự án một cách kịp thời và phù hợp, đảm bảo các bên liên quan đều được cập nhật đúng thông tin, đúng định dạng và đúng thời điểm.
➡️ Mục tiêu chính là duy trì luồng thông tin hiệu quả, hỗ trợ ra quyết định, tăng tính minh bạch và giảm rủi ro hiểu lầm trong dự án.
Các bước thực hiện
- Thu thập và cập nhật thông tin dự án
- Tổng hợp dữ liệu từ các nhóm: tiến độ, chi phí, rủi ro, chất lượng, thay đổi, v.v.
- Xử lý và chuẩn hóa thông tin
- Lọc, phân tích, và trình bày thông tin dưới định dạng dễ hiểu: báo cáo, dashboard, email tóm tắt,…
- Phân phối thông tin cho các bên liên quan
- Dựa trên Communications Management Plan để chọn kênh và tần suất phù hợp.
- Đảm bảo phản hồi hai chiều (feedback loop)
- Lắng nghe, xác nhận việc hiểu đúng thông tin từ stakeholders.
- Lưu trữ và quản lý tài liệu truyền thông
- Cập nhật thông tin trong PMIS hoặc kho dữ liệu dự án (SharePoint, Confluence, Google Drive,…).
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Work performance reports | Báo cáo hiệu suất tổng hợp gửi các bên liên quan để ra quyết định. |
| 4 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 5 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Communication technology | Sử dụng công cụ như email, chat, video conference, phần mềm quản lý dự án để truyền đạt thông tin hiệu quả. |
| 2 | Communication methods | Cách thức trao đổi thông tin giữa các bên, gồm Interactive (trực tiếp), Push (gửi đi), và Pull (tự truy cập). |
| 3 | Communication skills | Kỹ năng truyền đạt và tiếp nhận thông tin hiệu quả. |
| 4 | Project management information system | Hệ thống phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo tiến độ, chi phí, tài nguyên của dự án. |
| 5 | Project reporting | Trình bày dữ liệu và tiến độ dự án qua các báo cáo hoặc dashboard cho stakeholder. |
| 6 | Interpersonal and team skills | Kỹ năng mềm để dẫn dắt nhóm và làm việc với các bên liên quan. |
| 7 | Meetings | Hình thức trao đổi thông tin, ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc rà soát tiến độ giữa các thành viên dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project communications | Các thông tin thực tế được tạo và phân phối: báo cáo, bản tin, biên bản, thuyết trình. |
| 2 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 3 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
| 4 | Organizational process assets updates | Cập nhật OPA: bài học, mẫu biểu, dữ liệu hiệu suất, quy trình được cải tiến. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Thực hiện:
PM tổng hợp thông tin từ nhóm phát triển, kiểm thử và phòng nhân sự để chuẩn bị báo cáo tuần:- Tiến độ: 85% hoàn thành module chấm công.
- Vấn đề: 1 lỗi lớn về xuất báo cáo payroll đang được xử lý.
- Rủi ro: chậm phê duyệt license phần mềm.
- Phân phối:
- Gửi báo cáo cho Sponsor và Stakeholders qua email mỗi thứ Sáu.
- Cập nhật dashboard tiến độ trên Notion cho team.
- Tổ chức họp ngắn (15 phút) vào thứ Hai để follow-up hành động tuần trước.
- Kết quả:
- Các bên liên quan nắm rõ tiến độ, tránh hiểu sai.
- Sponsor phản hồi nhanh hơn 2 ngày so với trước.
- Dự án duy trì truyền thông rõ ràng, minh bạch và đáng tin cậy.
PMBOK® 8 (2025)Bản đồ 49 process bản 6 sang 40 process bản 8
Trong bản 8, process này là Manage Communications
Performance domain Stakeholders (Các bên liên quan) · Focus Area Executing
Giữ tên, nay thuộc domain Stakeholders.
Định nghĩa bản 8: Bảo đảm thông tin dự án được thu thập, tạo, phân phối, lưu trữ và quản lý kịp thời, phù hợp.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Executing
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 7/10.