Process: Manage Stakeholder Engagement
Mục tiêu
Quy trình Manage Stakeholder Engagement nhằm xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với các bên liên quan (stakeholders) thông qua giao tiếp hiệu quả, xử lý xung đột và đảm bảo họ tham gia đúng mức vào các quyết định của dự án.
➡️ Mục tiêu chính là tăng cường sự hợp tác, giảm kháng cự và thúc đẩy sự ủng hộ của stakeholders, giúp dự án đạt được mục tiêu một cách suôn sẻ.
Các bước thực hiện
- Thực hiện các hoạt động giao tiếp theo kế hoạch
- Dựa trên Stakeholder Engagement Plan, duy trì luồng thông tin minh bạch và kịp thời với stakeholders.
- Khuyến khích sự tham gia tích cực của stakeholders
- Mời họ tham gia vào các buổi họp, quyết định quan trọng hoặc review sản phẩm.
- Giải quyết vấn đề và xung đột (nếu có)
- Sử dụng kỹ năng thương lượng, lắng nghe và ra quyết định hợp lý để xử lý bất đồng.
- Thu thập phản hồi và đánh giá sự hài lòng
- Sử dụng khảo sát, feedback form hoặc cuộc họp định kỳ để lắng nghe ý kiến.
- Cập nhật chiến lược tương tác khi có thay đổi
- Nếu thái độ hoặc ảnh hưởng của stakeholders thay đổi, điều chỉnh lại chiến lược quản lý phù hợp.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 4 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Communication skills | Kỹ năng truyền đạt và tiếp nhận thông tin hiệu quả. |
| 3 | Interpersonal and team skills | Kỹ năng mềm để dẫn dắt nhóm và làm việc với các bên liên quan. |
| 4 | Ground rules | Thiết lập quy tắc chung về hành vi, giao tiếp và trách nhiệm nhằm tạo môi trường làm việc tích cực. |
| 5 | Meetings | Hình thức trao đổi thông tin, ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc rà soát tiến độ giữa các thành viên dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Change requests | Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi. |
| 2 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 3 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Thực hiện:
PM tổ chức chuỗi hoạt động tương tác với stakeholders:- Họp định kỳ với Giám đốc Nhân sự (Sponsor) để cập nhật tiến độ và nhận phản hồi.
- Gửi bản demo cho Trưởng phòng IT để kiểm tra tích hợp hệ thống.
- Tổ chức workshop cho nhân viên HR, lắng nghe phản hồi sau khi thử nghiệm phần mềm.
- Vendor tham gia biweekly meeting để xử lý lỗi kỹ thuật.
- Kết quả:
- Mức độ ủng hộ của HR team tăng lên rõ rệt (từ 60% → 90%).
- Sponsor chủ động hỗ trợ trong việc phê duyệt thay đổi nhỏ về giao diện người dùng.
- PM cập nhật Stakeholder Register và ghi nhận bài học về việc phản hồi nhanh giúp giảm kháng cự.
Trong bản 8, process này là Manage Stakeholder Engagement
Performance domain Stakeholders (Các bên liên quan) · Focus Area Executing
Giữ nguyên.
Định nghĩa bản 8: Giao tiếp và làm việc với stakeholder để đáp ứng nhu cầu, kỳ vọng và xử lý vấn đề phát sinh.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Executing
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 10/10.